+7(499)495-49-41

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Содержание

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.

Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.

Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.

Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете, Комментарий, разъяснение, статья от 01 сентября 2012 года

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Российскийбухгалтер, N 9, 2012 год
ПолинаКвитковская,
эксперт журнала

В бухгалтерском учетедля отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетнымсуммам предназначен специальный счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” в соответствии с планомсчетов, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000 года N 94н.

На данном счетесобирается вся информация о расчетах с работниками по суммам,выданным им под отчет на хозяйственно-операционные икомандировочные расходы.

На выданные под отчетсуммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” дебетуется в корреспонденции сосчетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетнымилицами суммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденциисо счетами, на которых учитываются затраты и приобретенныеценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются покредиту счета 71″Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей”.

В дальнейшем эти суммысписываются со счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей” в дебет счета 70″Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут бытьудержаны из оплаты труда работника) или 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” (когда они не могутбыть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет посчету 71″Расчеты с подотчетными лицами” ведется по каждой сумме,выданной под отчет.

Первичные бухгалтерские документы

Принимая авансовый отчету подотчетного лица, бухгалтер торговой организации принимаетдокументы, подтверждающие расходы подотчетной суммы.

Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, согласно статье 9Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ “Обухгалтерском учете” должны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы являются первичными документами, наосновании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерскийдокумент – письменное свидетельство о совершении хозяйственнойоперации, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейшихпояснений и детализации.

Хозяйственные операции,не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учетуи не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетныедокументы принимаются у подотчетных лиц к учету в том случае, еслиони составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации.

Разработанные иутвержденные унифицированные формы первичной учетной документации всоответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 “Опервичных учетных документах” должны применяться всемиорганизациями независимо от их организационно-правовой формы.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

Ввышеприведенном примере были перечислены все основные требования,предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.

Несмотряна то что любая организация стремится организовать свои расчеты сподотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремяотчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности иправила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередковозникает ситуация, когда работник несвоевременно предоставил отчетпо подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой ситуации вопросможет быть решен двумя способами:

-работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности иззаработной платы работника;

-работодатель принимает решение не удерживать с работника суммузадолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составедоходов физического лица.

Взависимости от принимаемого способа осуществляется и отражениеданных операций в бухгалтерском учете.

Во-первых, необходимоотметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенногоаванса из заработной платы работника работодатель имеет право наосновании статьи137 Трудового кодекса РФ:

“Удержания из заработнойплаты работника производятся только в случаях, предусмотренныхнастоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработнойплаты работника для погашения его задолженности работодателю могутпроизводиться:

-для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счетзаработной платы;

-для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенногоаванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводомна другую работу в другую местность, а также в других случаях;

-для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетныхошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случаепризнания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых спороввины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи155) или простое (часть третья статьи157)”.

Всоответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного исвоевременно не возвращенного аванса, выданного в связи сослужебной командировкой или переводом на работу в другую местность,а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средствна хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвестиудержания из зарплаты работника. При этом решение об удержаниипринимается не позднее одного месяца со дня окончания срока,установленного для возвращения аванса, и при условии, если работникне оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушенияуказанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос опорядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример

Работнику организации,ответственному за проведение официального приема, в феврале быливыданы денежные средства в подотчет в сумме 15000 рублей.

После проведенияофициальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службуорганизации авансовый отчет, к которому были приложены документы,подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, вкотором был организован заключительный обед, на сумму 13570 рублейс учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура оттранспортной организации за услуги доставки участников переговоровк месту встречи на сумму 1062 рубля, в том числе НДС и платежныедокументы.

Таким образом, принятыена основании авансового отчета представительские расходы составили14632 рубля.

Так как подотчетное лицополучило аванс в сумме 15000 рублей, а израсходовало только 14632рубля, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организациипринял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработнойплаты работника. Работник согласен с решением руководителя.

Пример

Предположим, что сумманачисленной заработной платы данному работнику с начала годасоставила:

Вянваре – 5000 рублей;

Вфеврале – 5000 рублей;

Данный работник имеетправо на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходыфизических лиц за февраль.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 + 5000 – 400 х 2 мес.) х 13% = 1196рублей.

Так как за январь суммаудержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей,следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая суммаудержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанногоналога на доходы физических лиц)

(5000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, привыплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходыфизических лиц – 598 рублей;

сумма неизрасходованногои невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы -368 рублей.

На руки работнику будутвыданы 4034 рублей (5000 рублей – 598 рублей – 368 рублей).

Вданном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса(368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40рублей), по этому вся сумма удержана в одном месяце. В том случаеесли задолженность работника превышает максимально допустимую суммуудержания, то погашение производится частично.

Сначала погашаетсязадолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаясясумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Обратите внимание!

Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований статьи138 Трудового кодекса РФ, согласно которой общий размер всехудержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50%заработной платы, причитающейся работнику.

Пример

Воспользуемся исходнымиданными примера, рассмотренного выше. Однако в данном вариантеруководитель организации принял решение не удерживать сподотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

Вэтом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой доходафизического лица.

Согласно пункту 1статьи 210 Налогового кодекса РФ:

“1.

При определенииналоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученныеим как в денежной, так и в натуральной формах, или право нараспоряжение которыми у него возникло, а также доходы в видематериальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей212 настоящего Кодекса.

Если из доходаналогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иныхорганов производятся какие-либо удержания, такие удержания неуменьшают налоговую базу”.

Исходя из этогоорганизация, принимая решение не удерживать с работника суммуневозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физическоголица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится поставке 13%.

Таким образом, с даннойсуммы необходимо произвести удержание налога на доходы физическихлиц.

Сумма дохода уфизического лица с начала года составит:

вянваре – 5000 рублей;

вфеврале – 5000 рублей + 368 рублей.

Определим сумму налога надоходы физических лиц.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 рублей + 5368 рублей – 400 х 2 мес.) х 13% =1244 рублей.

Так как за январь суммаНДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то кудержанию за февраль следует 646 рублей.

Следовательно, на рукиработник получит сумму в размере 4354 рубля (5000 рублей – 646рублей).

Используя этот вариант,бухгалтер неизменно столкнется с вопросом, нужно ли начислять суммуЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастныхслучаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммуневозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составедоходов физического лица.

Врассматриваемом выше примере сумма невозвращенного авансаотражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов:

Дебет 91″Прочие доходы и расходы” субсчет “Прочие расходы” Кредит73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсчет “Расчеты повозмещению материального ущерба”.

Данные расходы неучитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, наосновании пункта 3статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признаетсяобъектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижаютналогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зренияверна только для плательщиков налога на прибыль.

Пункт 3статьи 236 Налогового кодекса РФ:

“Указанные в пункте 1настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости отформы, в которой они производятся) не признаются объектомналогообложения, если:

уналогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены красходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыльорганизаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

уналогоплательщиков-индивидуальных предпринимателей или физическихлиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходыфизических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде”.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902372120

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами (2)

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Федеральноеагентство по образованию РФНижегородскийГосударственный Университет им. Н.И.Лобачевского Финансовый факультетДневноеотделение

Специальность «Финансы икредит»

Курсоваяработа подисциплине Бухгалтерский учет.

Натему:

«Бухгалтерскийучет расчетов с подотчетными лицами»

Выполнил:

Студент гр.13203

ХаритоновАлександр Павлович

Руководитель:
ЕршоваИрина Юрьевна

Н.Новгород

2008г

Введение………………………………………………………..……………………3

Теоретическаячасть………………………………………………..……..….…….5

  1. Учёт расчётов с подотчётными лицами……………………………………..5

  2. Статья: Перерасход подотчетных сумм…………………………………….40

Заключение……………………………………………………………….…….….45

Списоклитературы………………………………………………………………………………..…46

Практическаячасть………………………………………………………………….……..……..47

Введение

Число предприятий торговлирастет с каждым годом и связано срасширяющимися потребностями потребителяв условиях постоянного обновленияассортимента товаров и услуг. Этипредприятия вносят значительный вкладв распределение национального продукта.Они являются членами деловой общностив каждом регионе страны.

Торговля объемлет широкоерыночное пространство, начинающеесяпри завершении производства продукциипромышленным или сельскохозяйственнымпроизводителем и заканчивающеесяпродажей и доставкой товаров предприятиямрозничной сети, промышленным потребителям,государственным учреждениям и др.Конечно, функции распределения можетвзять на себя и непосредственнопроизводитель продукции, но, практикапоказывает более эффективное выполнениеэтих функций предприятиями оптовойторговли.

Увеличение оборотаденежных и материальных ресурсов вданной отрасли хозяйствования приводитк повышенному вниманию со стороныконтролирующих органов к правильностипостановки организации и ведениябухгалтерского учета товарных операций.

Широкая же номенклатура товаров,различные методы учета, сложный расчетфактической себестоимости, организацияучета расчетов с множеством поставщикови покупателей делает работу бухгалтераторгового предприятия крайне сложнойи ответственной.

В том числе достаточнобольшая доля бухгалтерской работыприходится на организацию учета расчетовс персоналом.

Поэтому организацияграмотного учета расчетов с подотчетнымилицами в современных условиях являетсявесьма актуальной проблемой для многихпредприятий.

Ввиду постоянно изменяющейсязаконодательной базы в этой области, атакже целого ряда особенностей расчетовс персоналом существуют различныетрудности и проблемы в бухгалтерскомучете расчетов с подотчётными лицами.Это определяет актуальность исследованияданных вопросов финансово-хозяйственнойжизни предприятия, как возможностьснижения ошибок и улучшения работыбухгалтерских служб.

Целью настоящей работыявляется комплексное исследованиебухгалтерского учета расчетов сподотчётными лицами.

Теоретической и методическойосновой послужили постановленияправительства РФ, Министерства финансов,Министерства по налогам и сборам, трудыроссийских и зарубежных ученых попроблемам организации бухгалтерскогоучета расчетов с персоналом.

I .Учётрасчётов с подотчётными лицами

Впроцессе финансово-хозяйственнойдеятельности у организаций частовозникает необходимость приобретенияматериальных ценностей, а также различныхработ, услуг не только по безналичномурасчёту, но и за наличные деньги.

В такихслучаях обычно работнику выдаютсяналичные денежные средства под егоответственность (под отчёт) для выполненияопределённых действий по поручениюорганизации, в частности, наадминистративно-хозяйственные,командировочные расходы и т. п.

Такиеработники называются подотчётнымилицами. Для обобщения информации орасчётах с работниками предприятия посуммам, выданным им под отчёт, вбухгалтерском учёте используется счёт71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчётыс подотчётными лицами» должен бытьорганизован по каждой авансовой выдачеконкретного подотчётного лица.

СогласноИнструкции по применению Плана счётовбухгалтерского учёта финансово-хозяйственнойдеятельности предприятий счёт 71предназначен для обобщения информациио расчётах с работниками предприятияпо суммам, выданным под отчёт наадминистративно-хозяйственные иоперационные расходы, а также на служебныекомандировки. Круг подотчётных лиц напредприятии должен быть ограниченразумными пределами и утверждёнраспорядительным документом попредприятию.

Приприменении на предприятии журнально-ордернойформы учёта1могут быть использованы следующиеисточники информации:

  • бухгалтерский баланс;
  • журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
  • аналитическая ведомость по счёту 71;
  • материалы инвентаризации расчётов;
  • первичные документы.

Счёт71 – активно-пассивный, дебетовое сальдоотражает сумму задолженности подотчётныхлиц предприятию, а кредитовое сальдо –сумму невозмещённого перерасхода.

Подебету счёта записываются суммывозмещённого перерасхода и вновьвыданные под отчёт на основании расходныхкассовых ордеров, по кредиту – суммы,использованные согласно авансовымотчётам и сданные по приходным кассовымордерам (неиспользованные).

Табл.1. Корреспонденция счета 71 «Расчеты сподотчетными лицами»

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” корреспондирует со счетами:
– по дебету– по кредиту
50Касса07Оборудование к установке
51Расчетные счета08Вложения во внеоборотные активы
52Валютные счета10Материалы
55Специальные счета в банках11Животные на выращивании и откорме
76Расчеты с разнымидебиторами и кредиторами15Заготовление и приобретениематериальных ценностей
79Внутрихозяйственныерасчеты20Основное производство
23Вспомогательные производства
91Прочие доходы и расходы25Общепроизводственные расходы
26Общехозяйственные расходы
28Брак в производстве
29Обслуживающие производства ихозяйства
41Товары
44Расходы на продажу
45Товары отгруженные
50Касса
51Расчетные счета
52Валютные счета
55Специальные счета в банках
70Расчеты с персоналом по оплате труда
73Расчеты с персоналом по прочимоперациям
76Расчеты с разными дебиторами икредиторами
79Внутрихозяйственные расчеты
91Прочие доходы и расходы
94Недостачи и потери от порчиценностей
97Расходы будущих периодов
99Прибыли и убытки

Какуже упоминалось, денежные средствавыдаются под отчёт на административно-хозяйственныеи командировочные расходы.

Перейдёмк освещению бухгалтерского учётарасчётов с подотчётными лицами посуммам, выданным на административно-хозяйственныерасходы.

Учёт расчётов с подотчётными лицами посуммам, выданным на административно-хозяйственныерасходы

Административно-хозяйственныерасходы – это непроизводственныенакладные расходы, связанные с содержаниемадминистративных служб и управлениемпредприятием в целом.

Кадминистративно-хозяйственным расходамотносятся канцелярские, почтово-телеграфныерасходы, приобретение материалов помелкому опту в розничной торговле,закупки сельхозпродукции и расходы напрочие операционные нужды.

Выдачаналичных денежных средств для приобретенияматериальных ценностей (работ, услуг)

Выдачаналичных денежных средств работникампредприятия под отчёт регулируетсяПорядком ведения кассовых операций вРоссийской Федерации (далее – РФ).

Так,например, в пункте 10 Порядка говорится,что выдача наличных денег под отчётпроизводится из касс предприятий.

Привременном отсутствии у предприятийкассы разрешается выдавать по согласованиюс банком кассирам предприятия или лицам,их заменяющим, чеки на получение наличныхденег непосредственно из кассы банка.

Выдачаналичных денежных средств сотрудникамиз кассы организации в данном случаеможет производиться:

  • либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
  • либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

Всоответствии с Порядком ведения кассовыхопераций выдача наличных денег из кассыорганизации производится по расходнымкассовым ордерам типовой межведомственнойформы КО-2 или надлежаще оформленнымдругим документам (платёжным ведомостям,заявлениям на выдачу денег и т.п.) спроставлением на этих документах штампас реквизитами расходного кассовогоордера. Документы на выдачу денег должныбыть подписаны руководителем и главнымбухгалтером (или лицами на этоуполномоченными).

Втех случаях, когда на прилагаемых красходным кассовым ордерам документах,заявлениях и т.п. имеется разрешительнаянадпись руководителя организации, егоподпись на расходных кассовых ордерахне обязательна.

Вучёте выдача наличных денежных средствпод отчёт, а также возмещения перерасходапо авансовому отчёту отражаютсяпроводкой:

Дебет71 Кредит 50(51) – навыданную сумму

соответственнопри получении работником наличных денегиз кассы предприятия или из кассы банка.

Руководительпредприятия своим приказом долженустановить размеры подотчётных сумм исроки, на которые они выдаются.

Лица,получившие наличные деньги под отчёт,обязаны не позднее трёх дней по окончаниисрока, на который они выданы, предъявитьв бухгалтерию отчёт об израсходованныхсуммах и произвести по ним окончательныйрасчёт. При наличии неизрасходованногоостатка денежных средств этот остатокдолжен быть внесён сотрудником в кассуорганизации.

Нарушениесроков, равно как и отсутствие упредприятия документации, подтверждающейте или иные сроки отчета (приказы,распоряжения и др.), приводят к ситуации,которая в настоящий момент законодательноне урегулирована.

Так,письмом Госналогслужбы РФ от 24.11.

98 №ШС-6-07/ 851 снова предложено начислятьстраховые взносы на выданные работникамденежные авансы на командировочные,представительские и другие аналогичныерасходы, целевое использование которыхне подтверждено в установленные срокиоправдательными документами. Этотподход свидетельствует о готовностиГНС РФ считать такие суммы доходом,вознаграждением работника.

Источник: https://works.doklad.ru/view/zSbSOppzq04/all.html

Учет подотчетных сумм

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Замечание 1

В процессе хозяйственной деятельности предприятия могут выдавать наличные денежные средства своим сотрудникам на командировочные расходы, на различные хозяйственные расходы.

Алгоритм операций по подотчетным суммам следующий:

интернет-биржа студенческих работ”>

Рисунок 1. Алгоритм операций по подотчетным суммам. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Денежные средства из кассы выдаются под отчет сотрудникам предприятия, которые в последующем обязаны представить отчет об израсходованных суммах, с приложением подтверждающих расходы документов.

Сотрудники, которые получают денежные средства под отчет – подотчетные лица.Подотчетные суммы выдаются в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.Основанием для выдачи работникам подотчетных сумм служат приказы руководителя предприятия.

Подотчетные суммы могут выдаваться сотрудникам в размере и на срок, определяемый руководителем предприятия.

Лица, которые получили наличные денежные средства под отчет, должны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерскую службу предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Выдача наличности под отчет может быть произведена при условии полного отчета подотчетного лица по авансу выданному ему ранее.Передача выданных под отчет денежных средств между двумя лицами запрещается.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (РКО), с указанием целевого назначения подотчетной суммы.Расходование подотчетных сумм на цели не указанные не допускается.

После истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательные документы, подтверждающие целевое расходование денег.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтером и требует утверждения руководителем предприятия.

Рисунок 2. Авансовый отчет. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

На основании авансового отчета, бухгалтер осуществляет списание с подотчетного лица, фактически израсходованных денежных средств.Не израсходованные подотчетным лицом денежные средств должны быть возвращены в кассу предприятия. Данная операция оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

Если сотрудник истратил сумму, больше полученного аванса, образуется перерасход, и работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и авансом.

Учета расчетов с подотчетными лицами

Учет взаиморасчетов с подотчётными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивном.При этом выдача подотчетных сумм отражается по дебету 71 счета в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на сумму израсходованных сумм, кредитуется в корреспонденции с затратными счетами и счетами учета ТМЦ, а также иными счетами в зависимости от типа произведенных расходов. Первичные документы, подтверждающие расходы, представлены в таблице:

Рисунок 3. Расчеты с подотчетными лицами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Подотчетные суммы, которые не были возвращенные сотрудниками в определенные сроки, списываются с кредита 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сотрудник отказывается в установленный срок возвратить остаток неизрасходованных подотчетных средств, администрация предприятия имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

Не возвращенные подотчетные суммы, если их можно сразу же удержать из заработной платы работника, списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если не возвращенные в оговоренный срок подотчетные средства невозможно сразу же удержать из заработной платы сотрудника, то они списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», на субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». И только после удержания из заработной платы, делается запись по дебету 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту 73 счета.

Замечание 2

Чаще всего подотчетные суммы выдаются при направлении его в командировку на оплату расходов связанных с проездом, наймом жилого помещения и прочих расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, так называемые суточные.

После возвращения из командировки в компанию, работник должен составить авансовый отчет по унифицированной форме № А01и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет необходимо составить не позднее трех рабочих дней со дня возвращения сотрудника из командировки

Оплата или возмещение расходов сотрудника в иностранной валюте, обусловленных командировкой за границу РФ, включая аванс в иностранной валюте и погашение не израсходованного аванса в валюте, осуществляются согласно закону «О валютном регулировании и валютном контроле».Выдача иностранной валюты сотруднику на командировочные расходы отражается по кредиту 50 счета «Касса», субсчета 50.4 «Касса в иностранной валюте» и дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами».

Предприятие должно проводить инвентаризацию выданных подотчетных сумм. В процессе ревизионной инспекции проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам и их целевое исполь-зование, суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/uchet_podotchetnyh_summ/

Учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Зачастую компании сталкиваются с ситуацией, когда сотруднику нужно выдать наличность под отчет. Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, вы можете узнать из данной статьи.

Подотчетные лица – это работники компании, получившие из кассы некоторую сумму денег под отчет. То есть, они обязаны будут отчитаться о потраченных суммах. Перечень подотчетных лиц и процедура выдачи им денег устанавливает управляющий компании.

Под отчет деньги выдаются в следующих случаях:

  • На командировки;
  • На хозяйственные затраты (приобретение различной продукции, необходимой для осуществления деятельности);
  • На представительские расходы.

Процедура выдачи подотчетных денег

  1. Наличие распоряжения управляющего организации в письменном виде.
  2. Перечень сотрудников, которым можно выдавать деньги.
  3. Размер выдаваемых подотчетных денег.
  4. Срок, в который подотчетные лица должны вернуть деньги.
  5. Сроки, в которые работник обязан отчитаться о потраченных средствах.

  6. Процедура выдачи подотчетных денег должна быть полностью соблюдена.
  7. Процедура выдачи наличности лицам, отчитавшимся по полученным ранее суммам, должна быть также соблюдена.
  8. Передавать подотчетные суммы посторонним лицам категорически запрещено.

Более подробно о порядке выдачи денег в подотчет из кассы читайте в статье.

Отчет о потраченных суммах

Подотчетные лица должны предоставлять управляющему организации отчет о потраченных средствах. Сделать они это должны в трехдневный срок со дня получения денег. Если средства выдавались на командировочные затраты – в течение трех дней со дня возвращения из командировки.

Документы

Учетные документы подразделяются на три вида.

Первичные документы составляют бухгалтерские сотрудники на основании должностной записки.

Второй вид документации готовится самим сотрудником в процессе исполнения поставленной задачи. К таким документам относятся:

  • Билеты на проезд;
  • Кассовые чеки;
  • Накладные на продукцию;
  • Счета-фактуры;
  • Квитанции к приходникам.

После того, как поставленная рабочая цель была выполнена, готовится итоговая документация, то есть сотрудник подготавливает авансовый отчет относительно потраченной суммы и сдает его в бухгалтерию.

Также, управляющему организации нужно будет отчитаться о результатах выполнения задания.

Если работнику пришлось потратить собственные средства, то компания возместит их при условии предоставления подтверждающих бумаг.

Бухгалтерский учет подотчетных средств

Выдача денег работникам под отчет оформляется по дебету счета 71 «расчеты с подотчетными лицами». Проводка выглядит следующим образом: Д 71 – К 50. Если деньги выдаются безналичным способом, по кредиту используется счет 51.

В случае возвращения непотраченных денег обратно в кассу используется проводка: Д 50 – К 71.

Если подотчетная сумма не была возвращена в установленный срок, проводка следующая: Д 94 – К 71.

Эта, невозвращенная в срок сумма, удерживается из зарплаты работника: Д 70 – К 94.

Командировочные расходы

Рассмотрим подробнее, как осуществляются и учитываются расходы на командировки сотрудников.

Командировка предполагает поездку сотрудника в другой город, регион или страну для выполнения порученной работы. Любая командировка должна быть оформлена документально:

  • Рабочее задание для направления в командировку;
  • Отчетность о выполнении работы;
  • Приказ о том, что сотрудника необходимо отправить в командировку;
  • Удостоверение на командировку.

В течение трех дней (если командировка заграничная – в течение десяти дней) по возвращению из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовую отчетность, подтверждающую использование средств по назначению. К авансовому отчету необходимо приложить бумаги, подтверждающие произведенные расходы.

Оплата расходов в командировке

Сотруднику, отправленному в командировку, организация оплачивает:

  • Расходы на проживание;
  • Затраты на проезд;
  • Суточные затраты;
  • Иные затраты.

Подотчетная сумма (аванс) на командировку рассчитывается путем сложения ожидаемых сумм на данные затраты. Выдают аванс в рублях, но если командировка зарубежная, деньги выдаются в валюте страны, куда отправляют работника.

Для получения валюты нужно открытие валютного счета в кредитной организации. Валюту на командировку можно получить только с этого валютного счета. Получить денежные средства в валюте можно не раньше, чем за 10 дней до выезда в командировку. Одновременно с выдачей денег, управляющий организации должен получить в банке справку, являющуюся основанием для вывоза из страны наличной валюты.

Если сотрудник не использовал всю полученную валюту, он может вернуть деньги в кассу либо в валюте, либо в рублях.

Основные проводки

Учет расходов с подотчетными лицами осуществляется с помощью следующих проводок:

  • Д 71 – К 50-1 – выдача подотчетному лицу наличности на командировку;
  • Д 71 – К 51 – подотчетную наличность перечисляют на счет сотрудника в банке;
  • Д 50 – К 71 – подотчетный сотрудник вернул в кассу деньги, которые он не использовал;
  • Д 20 – К 71 –расходы на командировку списывают на себестоимость товаров;
  • Д 10, 15, 41 – К 71 – списание затрат на приобретение активов подотчетным работником;
  • Д 94 – К 71 – списание наличности, не возвращенной сотрудником в установленный срок;
  • Д 70 – К 94 – не возвращенная наличность вычтена из зарплаты сотрудника.

Все типовые проводки расчетов с подотчетными лицами можно найти в следующей статье.

Выдача средств на покупку ТМЦ

Если деньги под отчет выдаются на покупку материальных активов, то 71 счет корреспондирует с такими счетами, как «материалы» (10), «заготовление и покупка активов» (15), «продукция» (41).

В случае, когда работник вернул подотчетные суммы позднее установленного срока, эта сумма списывается в дебет 94 счета, делается проводка Д 94 – К 71. В последствие эта сумма удерживается из зарплаты сотрудника: Д 70 – К 94.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-litsami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.