+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Содержание

Нарушения при выдаче денег подотчет, к которым придираются налоговики

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Источник: журнал «Главбух»

В законодательстве штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены Однако на практике инспекторы обычно требуют уплатить штраф за нарушение кассовых правил в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, в некоторых ситуациях налоговики доначисляют НДФЛ.

Компания выдала деньги сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет. Выдавать подотчетные сотруднику можно только при условии, что он рассчитался с компанией по ранее полученному авансу.

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен сдать в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги.

В правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Однако на практике налоговики штрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора — на сумму от 4000 до 5000 руб.

По мнению ревизоров, компании, которые неправомерно выдала денежные средства, нарушают порядок хранения наличных. Вдобавок к этому проверяющие складывают выданные деньги и остаток в кассе.

Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то инспекторы опять же требуют штраф. Хотя в суде его обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г.

№ 09АП-34612/2012).

Но компании безопаснее отслеживать сроки расчетов с подотчетниками. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть ли задолженность по ранее полученным суммам.

Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст.

137 ТК РФ).

Подотчет как аванс

Иногда, чтобы не превышать лимит кассы, не сдавая деньги в банк некоторые компании используют следующий способ. Директор или другой сотрудник берет деньги под отчет, на следующий день возвращает их, а потом получает сумму еще больше.

В постоянной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Например, налоговики могут решить, что компания выдала аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы могут взыскать штраф в размере 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Хотя претензии инспекторов можно оспорить. Но не исключено, что в данном случае отменить штраф не удастся даже в суде. Налоговики при этом используют такие доводы. Руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства.

Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению проверяющих, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк.

В такой ситуации не исключено, что судьи признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7- 1920/2013).

Нет авансовых отчетов

Также налоговики могут доначислить НДФЛ. Например, если директор периодически получает подотчетные суммы, но не сдает авансовые отчеты. В этом случае инспекторы могут посчитать, что подотчетные суммы являются доходом директора.

Например, руководитель несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы. Компания какие-либо приобретенные директором товары не приходовала. Налоговики доначислили НДФЛ.

Судьи поддержали инспекторов (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). Кстати, чиновники ФНС России разослали это решение судей в инспекции (письмо от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Чтобы не спорить с налоговиками, малые предприятия могут издать приказ о том, что они не устанавливает лимит наличных денег в кассе. Тогда можно будет хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самым существенным размером наличной выручки или расходов. Тогда выдавать под отчет суммы, которые превышают лимит, понадобится реже.

Что касается долгов, которые уже накопились у директора или другого подотчетника, их безопаснее обнулить.

Не указан срок выдачи денег

В заявлении подотчетника должен быть приведен срок, на который компания выдает деньги под отчет. Раньше эти данные должен был указывать директор. По новым правилам это может сделать директор или, например, бухгалтер. Либо срок может написать подотчетник в тексте заявления (п. 6.3 Указания № 3210-У).

В некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой ответственности Но в таких ситуациях налоговики считают, что организация выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент — если срок не установлен, подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 2 октября. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 2 октября, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено подотчетное заявление и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Поэтому в заявлении нужно указывать срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Нет заявления на выдачу денег

Иногда в компаниях не оформляют заявления о выдаче денег под отчет. В этом случае инспекторы также могут оштрафовать организацию за нарушение кассовых правил.

Кроме того, налоговики могут посчитать расходники, к которым не приложены заявления, недействительными. Выданные по этим расходникам суммы прибавят к сумме наличных в кассе на конец дня.

И если общий итог превысит лимит, оштрафуют компанию за сверхлимитную сумму наличных денег в кассе.

Заявление на выдачу денег под отчет завизировал не директор. Заявление о выдаче денег под отчет должен завизировать руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У). Некоторые компании считают, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. Но в таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Поэтому безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 4 Указания № 3210-У). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель. Вот типичные нарушения при выдаче денег подотчет.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47407-narusheniya-pri-vydache-deneg-podotchet-k-kotorym-pridirayutsya-nalogoviki.html

Удержание из ЗП подотчетных сумм

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

  • Введение
  • Понятие «заработная плата» охватывает все  виды заработков: различные премии, доплаты, надбавки и социальные льготы, которые начисляются в денежной и натуральной формах, независимо от источников финансирования. Также включает денежные суммы, начисленные в соответствии с законодательством за непроработанное время, т.е. ежегодный отпуск, праздничные дни.
  • Трудовые  доходы каждого работника определяются по их личным вкладам с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда работников предприятий всех организационно-правовых форм устанавливается законодательством. На данный момент к 2010 году минимальный размер оплаты труда составляет 10 000 рублей.
  • Как правило, наибольшее разногласие во взаимоотношениях между работниками и работодателями вызывают вопросы, связанные с заработной платой. Это вполне объяснимо. Ведь для большинства людей заработная плата является основным источником дохода. А для работодателей — это одна из значительных статей расходов на персонал.
  • Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе. Трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие правила, которые определяют случаи, размеры и порядок удержаний из заработной платы работников. Их следует знать как работникам, так и ответственным лицам, занимающимся выплатой заработной платы работникам.
  • Приказ на удержание подотчетных сумм
  • Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?
  • Как удержать из зарплаты подотчетную сумму
  • Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники
  • Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника
  • Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы
  • Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы
  • Можно ли удержать подотчетные суммы из зарплаты без заявления
  • Задание 4. За месяц организация имела следующие операции по расчетному счету и кассе:
  • 3.4. Удержания подотчетных сумм
  • Срок возврата
  • чПКФЙ ОБ УБКФ
  • Внесение в кассу
  • Бухучет
  • Чек ККТ
  • Налоги

Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе. Трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие правила, которые определяют случаи, размеры и порядок удержаний из заработной платы работников. Их следует знать как работникам, так и ответственным лицам, занимающимся выплатой заработной платы работникам.

1 Удержания из заработной платы работников

К основным удержаниям из заработной платы  относятся:

НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

2. Суммы алиментов по исполнительным листам

3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм

4. Возмещение причиненного материального ущерба

5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов

6. Прочие удержания по заявлению сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Все виды удержаний из заработной платы  отражаются по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

      операцииДебетКредит
1Удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц (НДФЛ)   70    68
2Удержана из зарплаты сумма алиментов по исполнительным листам   70    76
3Произведено удержание  из зарплаты невозвращенных во время подотчетных сумм   70    71
4Удержана из зарплаты сумма причиненного материального  ущерба   70  73-2
5Удержана из зарплаты часть суммы в погашение  ранее выданного займа сотруднику   70  73-1
6Произведены удержания из зарплаты по заявлению сотрудника в пользу третьих лиц   70    76

1.1 НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

Самым распространенным удержанием из заработной платы является налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно ст. 207 «Налогоплательщики» НК РФ плательщиками этого налога признаются физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации.

Налоговая ставка устанавливается в размере:

  • 13% в отношении большей части доходов, получаемых физическими лицами, включая заработную плату и иные выплаты, производимые в пользу работников, вознаграждения за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера и т.д.;
  • 30% в отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
  • 6% в отношении доходов от долевого участия в деятельности других организаций;
  • 35% в отношении таких доходов, как стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения 2000 руб. за налоговый период и др.

При определении налоговой базы учитываются  все полученные налогоплательщиком в течение налогового периода доходы, включая заработную плату, оплату отпуска и больничных листов и иные виды доходов.

Налоговая база в отношении доходов, подлежащих обложению по налоговой ставке 13%, определяется как денежное выражение  таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Налог на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет 70, Кредит 68 —    удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц.

1.2 Суммы алиментов  по исполнительным листам 

Алименты  на содержание несовершеннолетних детей  удерживаются с дохода работника, как  по основному месту работы, так  и при работе по совместительству.

Источник: https://ivanklimov.ru/uderzhanie-iz-zp-podotchetnyh-summ/

Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Если подотчетное лицо не отчиталось в срок, бухгалтеру необходимо предпринять ряд действий согласно определенному алгоритму. О нем мы и расскажем в этой статье.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нарушение сроков представления авансового отчета

Итоги

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать здесь.

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления, в котором прописывается:

  • цель получения денежных средств;
  • запрашиваемая сумма;
  • планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

Данное заявление должно быть утверждено руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение 3 рабочих дней после срока, указанного в служебной записке. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Выдача новых сумм подотчетному сотруднику осуществляется только после полного закрытия предыдущих долгов.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Об особенностях бухучета подотчетных сумм читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июня 2016 года. Это значит, что не позднее 27 июня он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2016 года.

Чем это грозит предприятию:

  1. Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
  2. Существует спорный момент по начислению НДФЛ по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться — следует решать руководителю. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.
  3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций. Штрафов на данный момент за это не предусмотрено, но, например, аудиторы могут сделать вам замечание.

ВАЖНО! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

  1. Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
  2. Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

О еще одной мере воздействия см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Итоги

Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/kak_byt_esli_podotchetnoe_lico_ne_otchitalos_v_srok/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.