+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Деловая встреча

Содержание

Деловая встреча: как получить максимальный результат

Деловая встреча

01.01.1970

Правы те, кто считает, что встречаться надо чаще. Известная в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско) Рене Шимада Сигель говорит, что даже если вы работаете в IT-сфере, где виртуальное общение воспринимается естественно, успешными станете только в том случае, если не будете игнорировать личные встречи.

– Мы позвали несколько независимых консультантов в офис и с еще несколькими общались в Skype, – рассказывает она в своем блоге. – Тема была одна и та же – бизнес-проект, в котором должны были участвовать компании этих людей.

В первом случае мы намного лучше сориентировались в возможных проблемах. Жесты и мимика  рассказали обо всех тонкостях. В личном разговоре участвуют эмоции, мы видим неприкрытые расстоянием страх, доверие, дружелюбие и искренность. Мы «читаем» партнеров.

Это огромное преимущество.

В личном разговоре мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество

Не прячьте цели

О совещании как эффективном инструменте управления внутри компании мы уже говорили здесь. Деловая встреча в контексте данной статьи — это контакт с внешними партнерами: клиентами, контрагентами, подрядчиками. Поэтому она отличается от совещаний, хотя общие принципы ее подготовки и проведения те же:

  • цель;
  • план;
  • резюме (протокол).

Нюансы обусловлены тем, что участниками встречи являются люди, которых мы не можем обязать и не можем им приказать. Можем лишь заинтересовать, обаять, убедить. Или наоборот — оттолкнуть или напугать. 

О  необходимости ставить цель много говорить не будем — и так понятно, что разумный человек не потащится по пробкам на другой конец города, не понимая, зачем. Отметим лишь, что цель не только должна быть определена, но и донесена до тех людей, с которыми вы хотите встретиться.

Чтобы не было разнотолков в трактовке, ее надо записать. Но без разных там «требуется», «назрела необходимость» и так далее. Это вам требуется и у вас назрело, а для партнера  вашей проблемы может вообще не существовать в природе. Поэтому будьте тактичны, ставьте себя с партнером вровень, даже если в реальности вы выше его на голову.   

Ищите женщину

Поставили цель — рисуем план. То есть на том же листочке, где тактично сформулировали цель, записываем вопросы, которые хотим обсудить. Тогда во время деловых переговоров и вы не упустите ничего важного, и партнеры будут знать, к чему готовиться. Обязательно укажите, что они могут дополнить или скорректировать ваш план. Только попросите уведомить вас о внесенных изменениях.    

Далее надо продумать, кто с вашей стороны примет участие во встрече.

Полезны носители эксклюзивной  информации, специалисты по ведению переговоров, сотрудники, способные оперативно предлагать нестандартные решения в изменяющейся ситуации. Привлекательная женщина в составе группы тоже будет плюсом.

Количество участников встречи с обеих сторон  должно быть одинаковым. Оптимальный вариант — два человека: один ведущий, другой дополняет и фиксирует информацию. 

Заранее обсудите с участниками цели и желаемые результаты встречи. Каждый должен понимать, какова его роль, и что от него ожидают. Мягко напомните коллегам, что инициатива в вашей компании, конечно, не наказуема, но неуместное ее проявление не приветствуется.

Если вы не первое лицо компании и не представляете планируемую встречу без участия руководителя, потрудитесь объяснить ему, зачем он будет нужен. Шеф, без сомнения, оценит ваш профессионализм, если вы изложите свои доводы за пару-тройку минут.

Получив согласие, в письменном виде снабдите босса максимальной информацией о второй стороне, предмете встречи и ожидаемых результатах его участия.      

Памятуя, что лучше один раз увидеть, чем потом семь раз резать, подготовьте наглядные материалы: презентации, буклеты, проспекты, визитки.

Углы не располагают к доверию

Место встречи выбирается с учетом ее целей, задач, статуса участников и реалий ситуации. Возможны три варианта: на вашей территории, в офисе партнера и в «нейтральных водах».

Приглашая к себе, вы берете на себя роль гостеприимного хозяина и  показываете свое хозяйство изнутри. Дома, конечно, даже стены помогают, но они должны произвести на гостей нужное вам впечатление.

Как утверждает австралийский писатель и психолог Аллан Пиз, даже форма стола влияет на настрой участников встречи.

Квадратный или прямоугольный стол, говорит он, не располагает к доверию и создает атмосферу соревнования.

Переговоры за круглым столом задают встрече неформальный характер и указывают на возможность свободного обмена мнениями. Небольшой журнальный столик располагает к дружеской беседе.

Принимая приглашение партнера приехать в его офис, вы оказываете уважение, которое будет особо оценено, если ваш статус в бизнес-среде выше. Вы, в свою очередь, сможете лучше понять, чем и как живет компания, с которой предстоит сотрудничать.

Нейтральная территория ставит участников в равные условия, поэтому она лучше всего подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска выхода из конфликтов.

Будет неплохо, если продумаете, как сесть за столом. Если расположитесь напротив друг друга, это добавит официальности. Сели рядом — значит, предлагаете дружеский диалог.

Футбол в помощь бизнесу

Продолжительность встречи оговоривается заранее. Затягивать рандеву можно лишь при наличии веских оснований.

Считается, что наименее продуктивны встречи, назначенные на понедельник (тяжелый день) и вторую половину пятницы (в мыслях уже банька и шашлыки).

Не стоит намечать встречу перед обедом, когда в мозгу доминируют сигналы от опустевшего желудка, и сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, а не обсуждать деловые вопросы. 

А вот совместить обед с деловыми переговорами при наличии доброй воли обеих сторон вполне приемлемо. 

Во время разговора показывайте свою открытость, готовность искать компромиссы, нацеленность на устраивающий всех результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику, жесты. Невербальная информация не менее ценна, чем словесная.

Допустимо разбавить деловую часть неформальным общением, например, обменяться впечатлениями от вчерашнего футбольного матча. Это позволит установить отношения, близкие к дружеским.

По результатам встречи следует подготовить резюме, в котором прописать достигнутые договоренности. Составляют его обе стороны, совместными усилиями оттачивая формулировки. Инициатор встречи отправляет готовый текст другой стороне и всем участникам со своей стороны.

Новые контакты, полученные на встрече, заносятся в единую базу компании.

Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит получить от встречи нужный вам результат. 

Источник: http://bgoal.ru/blog/articles/articles_48.html

«Деловой этикет»: Как правильно общаться с бизнес-партнёрами

Деловая встреча

издательство
«Манн, Иванов и Фербер», 2014

Как здороваться

Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым — всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша.

Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил.

Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.

При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым.

Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом.

Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно». 

Как пожимать руку

Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане.

Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине.

В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый — женщина.

Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой.

Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать.

Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях — к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.

Как знакомиться

Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.

Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым.

Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему.

Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»

Какой должна быть визитка

Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров — в азиатских странах это особенно приветствуется.

Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона.

Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.

Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц — обычай, распространённый в международном деловом общении. 

Как завершить встречу

Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи.

Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.

Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.

Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов.

Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.

Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.

Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом.

 Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад — тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы — окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти.

Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги. 

Как провести переговоры

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить.

Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации.

Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо.

Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.

Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.

После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах.

Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала — принимающей стороны, потом — приглашённой.

Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.

Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.

Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны.

Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения. На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства.

Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию — лучше просто промолчать.

Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское — но это скорее символический жест.

Приём бизнес-партнёров

Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок.

Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны.

Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей). 

Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит.

Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя — рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь.

Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.

Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.

Мобильный этикет

Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда.

Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно.

Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа — владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка.

Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.

Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок — это невежливо.

Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле.

 Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер». 

Источник: https://www.the-village.ru/village/business/case/165729-delovoy-etiket-kak-pravilno-obschatsya-s-biznes-partnyorami

Этикет проведения деловых переговоров и встреч

Деловая встреча

Чтобы установить позитивные взаимоотношения с партнерами, важно придерживаться не только правовых основ. Один из секретов успеха – ведение переговоров с соблюдением установленных обычаев и правил. Все эти нормы делового этикета вырабатывались на протяжении многих лет. И пренебрегать ими в среде деловых людей и дипломатов не принято.

Каждый человек время от времени участвует в переговорах – ходит на собеседования при поиске работы, заключает договоры, продает товары или договаривается об оказании услуги. Задача переговоров – обменяться мнениями и добиться запланированного результата.

Независимо от того, на каком уровне ведутся переговоры, будь то обсуждение рабочих вопросов начальника с подчиненным, встреча партнеров по бизнесу или даже глав государств, в деловом этикете предусмотрено три основных этапа ведения переговоров:

  • подготовка;
  • переговорный процесс;
  • достижение согласия.

Подготовка переговоров

Успех переговорного процесса в значительной мере определяется его подготовкой.

К ней относятся как организационные, так и содержательные составляющие. Поскольку спорные ситуации нередко возникают и в бытовой, и в деловой, и в межгосударственной сфере, вопросы соблюдения этикета всегда остаются актуальными. Нарушение установленных норм влечет негативные последствия.

Для того чтобы не допустить ошибок, стоит учитывать, что этикет деловых встреч и переговоров требует от участников переговоров вежливости и тактичности, соблюдения дресс-кода, а также положительного настроя и доброжелательности. Инициативу должна проявлять принимающая сторона. Начало беседы, заполнение неловких пауз, общее руководство беседой – ее прерогатива. К гостям необходимо относится как к партнерам, а не врагам.

Определение места и времени

Деловой этикет требует, что дата и точное время переговоров было оговорено ее участниками заранее. Согласовав их с партнером, нельзя опаздывать. Это создает негативный имидж и демонстрирует неуважительное отношение. Если избежать опоздания по каким-либо причинам избежать не удалось, необходимо принести извинения.

Назначать рабочие переговоры рано утром или в позднее время, а также во время обеденного перерыва не стоит. Лучшим выбором считается первая половина дня.

Кроме того, серьезные деловые встречи обычно не назначают в последние недели года, когда многие заняты подведением итогов работы и финансовыми вопросами.

Место встречи, например, в неофициальной обстановке или в переговорной офиса, выбирается таким образом, чтобы оно отражало общую концепцию.

Сбор и анализ данных, необходимых для переговоров

Подготовка к переговорам требует всестороннего изучения их темы.

Опыт свидетельствует о том, что помимо места и времени встречи необходимо продумать состав и количество участников с обеих сторон, вопросы и альтернативы, документы и раздаточные материалы (каталоги, образцы товаров, рекламные материалы и т.п.), встречу и проводы, угощение и презенты для участников.

По этикету количество участников встречи с каждой из сторон, а также их статус должны быть соразмерными. Каждая делегация должна иметь главу – человека, который принимает окончательные решения.

В преддверии встречи стоит продумать, какие информационные материалы могут оказаться полезными, так чтобы важная информация в печатном виде всегда была под рукой у каждого участника. Проекты договоров также необходимо готовить заблаговременно.

Составление плана переговоров, определение цели

Этикет деловых переговоров предусматривает не только решение организационных моментов, но и проработку содержательной стороны.

Прежде всего, необходим тщательный отбор сведений, определение основных проблем и путей достижения соглашений. Готовясь к переговорам, целесообразно составить список интересов обеих сторон, распределяя их от самых важных до менее существенных.

Стоит выбрать наиболее подходящий вариант ведения переговорного процесса, а также план действий на случай неудачи. Это повышает шансы продолжить обсуждение проблемы в будущем.

Наконец, в ходе подготовки надо определить проблемы, постараться разобраться в них. Например, готовить новую сделку можно долго, однако решение о ее заключении необходимо принимать быстро и немедленно реализовывать. План деловой встречи должен максимально охватывать актуальные вопросы, не ограничиваясь установлением времени и места переговоров.

Ведение переговоров

Ведение деловых переговоров укладывается в следующую схему:

  1. начало встречи;
  2. обмен сведениями;
  3. аргументация и контраргументация;
  4. поиск и принятия решения;
  5. завершающая часть.

Успешность этого процесса определяется умением собеседников задавать вопросы и слышать ответы, а также соблюдением норм делового этикета. Все участники встречи должны быть точны, честны, корректны и тактичны.

Представление и рассадка гостей

Все члены принимающей стороны к назначенному времени обязательно собираются в подготовленном для переговорного процесса помещении. За встречу гостей обычно отвечают сотрудники, не принимающие участия в мероприятии.

Первым приветствует собравшихся и представляется глава принимающей делегации, затем – руководитель делегации гостей. Затем хозяин предлагает всем занять места. Он же первым делает это.

Остальные участники рассаживаются, ориентируясь на расставленные таблички. Чаще всего оба руководителя располагаются напротив друг друга, в центре.

Представители каждой делегации размещаются вдоль своей стороны длинного стола.

После того, как все переговорщики заняли места, лидер принимающей стороны может начать представление своей команды. После этого, согласно деловому этикету, очередь переходит к главе гостей.

Если на встрече присутствует менее десяти участников, происходит обмен визитками. Каждый вручает свою карточку тому, кто размещается напротив.

Определение списка вопросов и формирование повестки дня

Начало и ведение беседы – обязанность руководителя принимающей стороны. Его же задача – недопущение затянувшихся пауз, которые могут быть неверно истолкованы как сигнал к завершению беседы.

По этикету, приступать к обсуждению проблемы с места в карьер не следует. Сначала принято обмениваться фразами на отвлеченную тематику.

Например, можно отметить уже имеющийся опыт плодотворного сотрудничества или хотя бы поговорить о погоде. А таких тем, как религия, национальные вопросы, спортивные предпочтения, лучше не касаться. Они могут стать причиной разногласий.

Затем глава хозяев переходит к основной теме переговоров, может давать слово другим участникам, экспертам.

Деловой этикет предусматривает протоколирование встречи. Для этого применяются рукописная запись или запись на диктофон. Но для ее ведения необходимо проинформировать обе стороны и получить их одобрение.

Обсуждение спорных вопросов

Переговорные процессы не всегда заканчиваются успешно, интересы участников часто не совпадают. Стороны могут не прийти к согласию относительно основной темы обсуждения или же частных предложений и тезисов. В этом случае договариваются о следующем раунде переговоров, чтобы взять паузу и продолжить поиск вариантов решения по каждой задаче.

При возникновении спорных вопросов этикет требует сохранять грамотную речь и спокойствие.

Завершение переговоров

В конце встречи необходимо немного разрядить атмосферу. После завершения официальной части мероприятия руководитель принимающей стороны может предложить снять пиджаки. Но инициатива окончания переговоров должна оставаться за лидером гостей.

Достижение соглашений на встрече

Обсуждая то или иное решение проблемы, участники переговорного процесса стремятся к достижению конкретных результатов.  Любые договора и соглашения могут приниматься только в рамках так называемого переговорного пространства. Это те допустимые решения, на которые могут согласиться оппоненты.

Достижение соглашений может осуществляться на основе принятия решений следующих типов:

  • компромиссного – предполагающего взаимные уступки;
  • асимметричного – при котором уступки одной стороны существенно превосходят уступки оппонентов;
  • принципиально нового – максимально устраивающего обе стороны.

Подводим резюме встречи

Деловые встречи, как правило, завершаются принятием того или иного решения. Этикет переговоров требует, чтобы оно было закреплено документально. Уполномоченные представители обеих сторон подписывают итоговые документы и получают свои экземпляры.

По итогам встречи обязательно составляется письменный отчет. Его можно отправлять партнерам для утверждения.

Все достигнутые соглашения должны соблюдаться, независимо от того, были ли они устными или письменными. Важнейшее правило делового этикета – держать данное слово.

Анализ итогов переговоров

Переговоры считаются завершенными только тогда, когда их результат полноценно проанализирован, предприняты все меры для выполнения соглашений, а также сделаны выводы, которые помогут подготовиться к следующим мероприятиям.

Анализ проводится для того, чтобы сравнить цель переговоров и их конечный результат, определить те действия, которые вытекают из результатов.

Иностранные партнеры – нюансы ведения переговоров

Чтобы достичь взаимопонимания с зарубежными партнерами, важно четко соблюдать общепринятые нормы делового этикета, а также знать национальные черты и психологию поведения. Для этого, готовясь к мероприятию, необходимо ознакомиться с культурой страны, откуда приезжают гости.

Например, переговоры с иностранными партнерами из США требуют максимально прямого диалога, намеки они воспринимают как нечестность или неуверенность. В японском этикете молчание часто ценится выше, чем сказанное слово. Поэтому японцы оставляют предложения недосказанными до тех пор, пока точно не убедятся, как их воспримет собеседник.

Источник: https://etiketo.ru/delovoi-etiket/etiket-delovyh-peregovorov

Организация деловых встреч

Деловая встреча

Коммерческое развитие не обходится профессиональной организации переговоров и деловых встреч, успех которых зависит не только от условий, обсуждаемых главами представительств.

Успех сделки и будущее бизнеса определяется не только выгодой контракта и соглашениями о намерениях.

Атмосфера переговорного процесса, деловой беседы – в неофициальной обстановке или в момент ведения переговоров должны соответствовать задаче формирования имиджа и способствовать подписанию договора.

ГК АЭРОКЛУБ – это более 20 лет опыта в сфере business travel. Современные практические решения по организации встреч разного характера, уровня, значимости.

От деловых визитов зарубежных коллег и выездных мероприятий по развитию вашего бизнеса за рубежом, масштабных конференций и международных семинаров до планирования и проведения дипломатических приёмов, встречи глав делегаций, деловых партнеров.

Способствует успеху каждого планируемого события положение нашей компании на международном рынке услуг по организации делового визита

  • Эксклюзивное партнерство с глобальной сетью BCD Travel
  • Аккредитация Аэроклуб в посольствах 15 стран
  • в Международной Ассоциации Авиаперевозчиков (IATA)
  • 1500 офисов в 110 странах мира, 13 000 сотрудников.

Нет потребности обращаться за помощью в организации деловой встречи к нескольким исполнителям. С момента планирования до формирования отчетов о проведенном мероприятии – вся профессиональная подготовка и непосредственно организация бизнес встреч в ГК Аэроклуб осуществляется комплексно

  • Частные и корпоративные перелеты
  • Управление расходами на деловые мероприятия
  • Оформление виз и всех документов
  • VIP Обслуживание
  • Отели, трансфер, аренда автомобилей

Проведение встреч за рубежом

Наша компания берет полную ответственность за полный цикл: организация встреч и мероприятий любой сложности, будь то открытие выставок, конгресс, визиты членов делегаций и проведение переговоров в соответствии с нормами и требованиями этикета деловой поездки.

  • С учетом национальных особенностей групп
  • Содействием в решении конфликтных ситуаций
  • Соблюдением протокольного характера события

Сервис ГК Аэроклуб наиболее эффективен и покрывает необходимые для реализации конструктивных бизнес-процессов этапы: -визовая поддержка

Содействие в оформлении въездных документов для участников деловой встречи за рубежом.

  • бронирование авиаперелетов или ж/д проезда любой сложности, по удобному маршруту и выгодному тарифу

Для этого в нашем распоряжении специалисты Деловой авиации частные перелеты, VIP обслуживание в аэропортах, регулярные рейсы. Сотрудничество с более чем 70 международными авиакомпаниями и Европейской железной дорогой.

  • встреча и проводы в аэропорту.

Индивидуальная и приватная организация процесса, частный водитель, машина соответствующего класса.

  • трансфер до места проведения мероприятия и до точки отбытия

С учетом статуса и значимости деловой встречи, её участников, регламента.

Включая синхронный и технический.

  • размещение в гостиницах в любой точке мира

С подбором вариантов по нормам делового и дипломатического этикета, соответствия должности, статусу визитеров в компании, учитывая личные предпочтения клиента.

Визиты зарубежных делегаций и партнеров в Россию

Организация деловых встреч на территории РФ в соответствии с протокольной практикой проведения переговоров. Процесс для построения официальных визитов иностранных партнеров в Россию идентичен методике организации деловой встречи за рубежом и включает в себя аналогичный список услуг.

В обоих случаях по окончании каждого события ГК Аэроклуб предоставляет доступ к сервису аналитики и формирования отчетов о выполнении взятых обязательств.

Дополнительно организация программы визита предусматривает по необходимости подготовку требуемых по регламенту события печатных, рекламных, представительских и сувенирных материалов.

Дополнительную информацию о том, как проходит организация деловых событий, вы можете получить от наших консультантов, сделав телефонный звонок по номеру +7 (495) 744-1111

Управление процессами деловой встречи и внесение внеплановых изменений в заранее утвержденный регламент производится через личного менеджера. Реализуется в максимально короткий срок и способно в значительной мере способствовать установлению крепких партнерских отношений в будущем и улучшению деловой репутации компании в целом.

Подводя итог, хотим обратить внимание на часть реализованных прежде силами ГК Аэроклуб конкретных примеров, когда грамотная организация делового визита стала большим, значимым шагом для компании наших клиентов в продвижении на мировой рынок.

Источник: http://aeroclub.ru/mice/organizatsiya-delovyh-vstrech/

Этикет деловых встреч. 7 очевидных советов

Деловая встреча

Дефекты деловой речи делятся на три вида: наличие слов-паразитов, неправильное ударение в словах, употребление сленга в общении. Все три категорически запрещены.

 Даже если Вас подводит изначальное образование и жестко сформированные  застарелые вербальные привычки,  стоит заняться своим перевоспитанием.

К тому же,  на сегодняшний день существует множество курсов, способных довольно быстро привезти словесный поток в порядок.

Деловой этикет подразумевает под собой огромный свод правил и требований в довольно широком спектре: от умения грамотно выбрать галстук к рубашке до искусства маневрирования в сложной беседе. Чем лучше и эффективнее Вы используете тонкости этой науки, тем проще Вам добиваться карьерных успехов. В этой статье лишь семь столпов, на которых строится общение на деловой встрече:

7 правил делового общения

  • Постройте разговор в пропорции 10%-80%-10%.
  • Слушайте и никогда не перебивайте.
  • Правильная речь – Ваша визитная карточка.
  • Избавьте собеседника от саморекламы.

  • Ни при каких обстоятельствах не позволяйте себе нелестные высказывания.
  • Избегайте эмоциональности, следите за громкостью.
  • Будьте пунктуальны.

Подписывайтесь на наш аккаунт в INSTAGRAM!

1. Постройте разговор в пропорции 10%-80%-10%

80% – разговор непосредственно о предмете Вашей встречи.  В начале и в конце беседы следует достаточное количество времени и внимания уделить так называемому «общему разговору». Лучше, если этот «общий разговор» будет не о погоде или дорожной ситуации, а вполне предметный.

Подготовьтесь к встрече. Посмотрите, например, с какими последними новостями компании можно поздравить Вашего собеседника. Это будет очень кстати в начале встречи. В конце разговора тоже уместно поговорить на отвлеченные темы. Возможно, комплимент чему-то. Часам в углу кабинета, картине на стене, общему интерьеру, виду из окна…

Подписывайтесь на наш канал Яндекс Дзен!

Только обращайте внимание на то, о чем Вы сможете поддержать беседу. Не стоит говорить о картине, если Вы не разбираетесь в живописи. Можно попасть в просак и оставить после себя не лучшее впечатление.

2. Слушайте и никогда не перебивайте

Деловой этикет вполне позволяет делать заметки во время речи собеседника. Если Вы боитесь что-то забыть и упустить, просто напишите себе подсказку. Вернетесь к этому вопросу потом. В этом нет ничего страшного, даже если нужно будет повернуть разговор в обратную сторону.

А вот перебивать, даже самым учтивым образом, категорически нельзя. Людям вообще больше нравится говорить, чем слушать. Внимательный слушатель всегда пробуждает симпатию.

3. Правильная речь – Ваша визитная карточка

Даже если Вас подводит изначальное образование и жестко сформированные  застарелые вербальные привычки,  стоит заняться своим перевоспитанием. К тому же,  на сегодняшний день существует множество курсов, способных довольно быстро привезти словесный поток в порядок.

Обычно, дефекты деловой речи делятся на три вида: наличие слов-паразитов, неправильное ударение в словах, употребление сленга в общении. Все три категорически запрещены. 

4. Избавьте собеседника от саморекламы

Этим как правило грешат начинающие продавцы и клиент-менеджеры. Не надо рассказывать, какой я / моя компания / предлагаемый продукт хорошие. Тем более, используя при этом шаблонные рекламные слоганы.

Оперируйте фактами, конструктивными данными, аналитикой. Вообще, любые рассказы о себе на деловой встрече лучше сократить до минимума. Даже в неформальной части беседы.

Гораздо правильнее будет задавать уместные вопросы собеседнику. Всем нравится, когда ими интересуются.

5. Ни при каких обстоятельствах не позволяйте себе нелестные высказывания

Не важно о чем или о ком. Сарказм, насмешка и уж тем более оскорбления недопустимы. Кроме того, что это выдает в Вас непутевого дипломата, всегда есть шанс, что Вы чего-то не учли, и сказанное обернется против Вас.  Даже если негативный отзыв необходим в контексте беседы он должен быть уважителен и желательно сделан максимально обобщенно. 

6. Избегайте эмоциональности, следите за громкостью

Эмоциональности любой. Не стоит там, где можно улыбнуться, хохотать. Даже над анекдотом от клиента. Держите речь в спокойном русле, о чем бы Вы не говорили. Не нужно всплесков руками, громких одобрений или сочувствий. Держите себя спокойно.

Говорить нужно именно на той громкости, которая комфортна собеседнику. На это часто забывают обратить внимание, а зря. Примерно 30% восприятия идущей от Вас информации сложится именно исходя из интонаций и звучания голоса.

7.  Будьте пунктуальны

И это не всегда означает не опаздывать. Привычка выезжать на встречу заранее, а потом сообщать о своем присутствии за 20 минут до назначенного времени переговоров, ставит Вашего оппонента в неудобное положение. Рабочий график продуктивного делового человека обычно расписан практически по минутам.

Не нужно отрывать человека от дел раньше условленного. Попейте кофе в соседнем кафе или почитайте книгу в машине. Будьте вовремя. Точность  – вежливость королей!опубликовано econet.ru.

Наталья Венгерова, специально для эконет.ру

Задайте вопрос по теме статьи здесь

P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание – мы вместе изменяем мир! © econet

Источник: https://econet.ru/articles/etiket-delovyh-vstrech-7-ochevidnyh-sovetov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.