+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Документооборот при факторинге

Содержание

Что такое факторинг

Документооборот при факторинге

Выдвинуть условие «утром деньги — вечером стулья» могут только персонажи романа «Двенадцать стульев», а вот поставщикам продавать свои товары и услуги приходится иногда с отсрочкой в несколько месяцев. Разбираемся, как сделать так, чтобы эта ситуация не ударила по вашему бизнесу.

Вы поставили товар или оказали услуги, а оплатят их через месяц. Кажется, что ваш бизнес становится похожим на банковский: вы кредитуете своих клиентов.

Но в отличие от банка у вас нет свободных денег, кредитных аналитиков и службы взыскания долгов. А каждая задержка платежа грозит оставить бизнес без оборотных средств.

Защититься от рисков и вывести бизнес на новый уровень поможет факторинг.

Факторинг — это обмен будущей выручки на деньги. Вы продали товар и выставили за него счет клиенту. Счет — это будущая выручка, денег на руках у вас нет. Банк или факторинговая компания берет этот счет и оплачивает его раньше, чем это сделает ваш покупатель. Так в расчетах между продавцом и клиентом появляется посредник — фактор. Он может, помимо оплаты, вести торговый документооборот.

Пример
Компания «Выше стропила» производит и продает строительные материалы. Поставки в сеть строительных гипермаркетов «Плотники» могут удвоить оборот компании, но сеть платит поставщикам с отсрочкой в два месяца.

Контракт заключили, товар отгрузили, но пока придут деньги от «Плотников», компании «Выше стропила» нужно будет два месяца платить аренду за склад и офис и выдавать зарплату сотрудникам. Оборотных средств на это не хватает. Такую ситуацию называют кассовым разрывом. Разрешить ее можно с помощью факторинга.

Фактор выплатит компании «Выше стропила» часть выручки (обычно 80–90%) сразу. Взамен он получит право на выплату, которую «Стропилам» должна сеть «Плотники». А когда сеть расплатится с фактором, он перечислит компании «Выше стропила» остаток выручки, но вычтет из нее комиссию за саму услугу факторинга.

Факторинг позволяет сделать выгодное предложение клиенту

Отсрочка — это выгода для вашего клиента: предложив ему комфортные условия оплаты, вы можете опередить своих конкурентов. А с помощью факторинга можно отпускать товар или оказывать услуги с отсрочкой, не боясь кассовых разрывов: выручка будет приходить в день отгрузки, и эти деньги сразу можно пускать в дело.

Не нужно оставлять залог

В отличие от кредита в факторинге не нужно оставлять залог, чтобы получить деньги. Залогом становится ваша дебиторская задолженность, то есть будущая выручка.

С факторингом можно масштабировать оборот

Вы можете увеличить поставки в высокий сезон или после расширения. Если спрос на рынке падает, вы сами можете выбрать, по каким поставкам вам нужна услуга факторинга, чтобы не платить лишних комиссий.

Фактор проверяет клиента и повышает его платежную дисциплину

Продажи с отсрочкой платежа — это всегда риск. Клиент, который в прошлом году платил аккуратно, в этом году вдруг начал задерживать платежи. Или крупный покупатель просто перестает отвечать на ваши звонки. Или новый клиент просит отсрочку, но у вас нет уверенности, что он заплатит за товар. Эти ситуации известны всем бизнесменам.

Факторинг помогает их избежать или предотвратить.

Фактор сам проверяет платежеспособность ваших клиентов, устанавливает лимит на поставки в кредит конкретному покупателю и рекомендует длительность отсрочки платежа.

А после выплаты финансирования сам напоминает покупателю о сроках оплаты. Благодаря факторингу ваш бизнес освобождается от кредитной рутины, от рисков неплатежей и от кассовых разрывов.

Факторинг работает только с договорами на отсрочку платежа

Если клиент просрочил вам платежи по договору с обычной оплатой, то привлечь фактора в этой ситуации нельзя.

Факторинг работает только с безналичными расчетами

Расплачиваться наличными из рук в руки в обход фактора у вас не получится.

Для фактора очень важно, чтобы все документы были грамотно оформлены

 В факторинге три комплекта документов:

  • по вашему бизнесу (список такой же, как при получении кредита);
  • по вашим клиентам, с которыми будет работать фактор (анкета и оборотно-сальдовые ведомости за 6–12 месяцев);
  • по самим поставкам (счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы).

Фактор фиксирует сроки оплаты

Если вы работаете через фактора, неформально договориться с покупателем о новых сроках оплаты или возврате товара не получится — фактор остановит финансирование.

Как работает факторинг?

Шаг 1. У вас есть «белый», официально оформленный договор с клиентом на отсрочку платежа. Клиент рассчитывается с вами только безналичным способом. Если вы поставили товар или оказали услугу, у вас появляется дебиторская задолженность (счет на будущую оплату). С этой дебиторкой и договором на отсрочку вы приходите к фактору.

Шаг 2. Фактор готов обменять свои деньги на вашу дебиторку. С ним вы заключаете договор факторинга и договариваетесь о том, как будет проходить документооборот. С этого момента ваша дебиторская задолженность принадлежит уже не вам, а вашему фактору — и все выставленные вами счета ваш клиент должен оплачивать на реквизиты фактора. Не забудьте сообщить своему клиенту новые реквизиты.

Шаг 3. Фактор по вашей заявке перечисляет вам финансирование, так называемый первый платеж. Размер первого платежа колеблется от 70 до 100%, чаще всего — 90% от суммы поставки. Схема проста: «деньги против документов» (которые подтверждают приемку товара или услуги).

Шаг 4. Ваш клиент-покупатель переводит на счет фактора деньги, которые должен был вам, — все 100%.

Шаг 5. Если фактор при первом платеже перечислил вам только часть средств и комиссию вы ему не выплатили, то он вычитает из полученных от клиента денег сумму первого платежа и комиссию и перечисляет вам второй платеж.

Сколько стоит факторинг?

Комиссия фактора обычно состоит из нескольких частей:

  • за использование денег на период отсрочки (в процентах годовых);
  • за услуги фактора;
  • за документооборот.

Стоимость факторинга проще рассчитать как процент от суммы одной поставки. Диапазон предложений рынка — от 0,5 до 4%.

В зависимости от вида факторинга и условий фактора комиссия выплачивается в момент выдачи финансирования или же после получения фактором 100% оплаты от покупателя.

Во втором случае, если покупатель не платит вовремя, некоторые факторы устанавливают повышенную комиссию за каждый день просрочки.

Каким бывает факторинг?

Чаще всего используют два вида факторинга: с регрессом и без регресса. Разница в том, кто принимает на себя риски в случае, если клиент не оплатит поставку, — фактор или вы.

Факторинг с регрессом

Факторинг с регрессом обычно дешевле, чем без него, и получить его впервые проще.

При факторинге с регрессом дебиторская задолженность сохраняется на вашем балансе. Первым платежом фактор перечисляет вам не все деньги, а только часть.

Если покупатель не платит в срок, фактор делает обратную уступку, то есть превращает ваш факторинг в кредит — требует, чтобы вы возвратили первый платеж и заплатили комиссию за пользование деньгами и работу с документами.

Факторинг без регресса

Эта услуга похожа на страховой полис, по которому вы уже получили возмещение.

Фактор выкупает вашу дебиторскую задолженность на свой баланс. Первым платежом фактор может выплатить вам всю сумму.

Если поставка не оплачена, фактор остается один на один с вашим клиентом-покупателем, вы не обязаны возвращать деньги фактору.

О чем стоит помнить, если вы хотите заключить договор факторинга?

Факторинг — это не «финансирование последней надежды». Факторы не работают с теми, кому деньги нужны вчера. Лучшая для фактора ситуация — когда к нему обращаются за один-два месяца до начала продаж.

Фактор берет на себя общение с вашими клиентами по чувствительному вопросу — своевременной оплаты. Если ваши клиенты резко против такого общения, скорее всего, договор факторинга заключить не получится.

Внимательно прочитайте условия договора факторинга и все приложения к нему. Если, кроме денег, фактор обещает оказывать вам услуги со сложными названиями, расспросите, что именно и на каких условиях он вам предлагает. Попросите фактора рассчитать стоимость факторинга на примере из вашей практики.

Источник: https://fincult.info/article/chto-takoe-faktoring/

Факторинг в «1С:Бухгалтерии 8»

Документооборот при факторинге
Факторинг – финансирование под уступку денежного требования. Рассказываем о порядке отражения факторинговых операций в бухгалтерском и налоговом учете и в программе «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 в учете продавца и покупателя.

Правовые отношения сторон договора факторинга (договора финансирования под уступку денежного требования) регламентируются статьей 824 Гражданского кодекса РФ.

Одна сторона (финансовый агент) передает другой стороне (клиенту) денежные средства в счет денежного требования клиента (кредитора) к третьему лицу (должнику). 

Факторинг: понятие и виды 

Факторинговые услуги предоставляют банки или специализированные организации (факторы). Заключаются эти услуги в том, что за определенную сумму вознаграждения (комиссии), фактор передает клиенту денежные средства в счет предстоящих оплат от покупателей. Такое финансирование под уступку денежного требования и называют факторингом.

Гражданские правоотношения между фактором (финансовым агентом) и клиентом регламентируются нормами главы 43 Гражданского кодекса РФ «Финансирование под уступку денежного требования».

В соответствии со статьей 824 ГК РФ по договору финансирования под уступку денежного требования одна сторона (финансовый агент) передает или обязуется передать другой стороне (клиенту) денежные средства в счет денежного требования клиента (кредитора) к третьему лицу (должнику).

При этом денежное требование вытекает из предоставления клиентом товаров, выполнения им работ или оказания услуг третьему лицу, а клиент уступает или обязуется уступить финансовому агенту это денежное требование.

Денежное требование к должнику может быть уступлено клиентом финансовому агенту также в целях обеспечения исполнения обязательства клиента перед финансовым агентом.

Обязательства финансового агента по договору финансирования под уступку денежного требования могут включать ведение для клиента бухгалтерского учета, а также предоставление клиенту иных финансовых услуг, связанных с денежными требованиями, являющимися предметом уступки.

Предметом уступки, под которую предоставляется финансирование, может быть (ст. 826 ГК РФ):

  • денежное требование, срок платежа по которому уже наступил (существующее требование);
  • право на получение денежных средств, которое возникнет в будущем (будущее требование).

Различают следующие виды факторинга:

  • классический факторинг;
  • конфиденциальный факторинг;
  • бездокументарный факторинг;
  • регрессный факторинг;
  • безрегрессный факторинг;
  • реверсивный факторинг.

При классическом факторинге поставщик (клиент) получает финансирование от фактора в обмен на уступку денежного требования к покупателю за отгруженные товары (оказанные услуги). Покупателя уведомляют об уступке в обязательном порядке. В случае неис-полнения покупателем обязательства перед фактором, задолженность погашается клиентом (поставщиком).

Конфиденциальный факторинг является разновид-ностью классического. Отличие между ними заключается в отсутствии обязательного уведомления покупателя об уступке денежных требований фактору. При этом необходимым условием является перевод денежных средств покупателем на счет в банке, предоставляющем услугу конфиденциального факторинга.

При бездокументарном факторинге первичные документы, подтверждающие отгрузку, фактору предоставлять не нужно. Весь документооборот осуществляется в электронном виде.

Наличие регресса предполагает, что в случае, если покупатель (дебитор) откажется от выплаты задолженности, фактор вправе потребовать от клиента (поставщика) возврата суммы выплаченного финансирования с учетом факторинговой комиссии. В этом случае поставщик выступает поручителем перед факторинговой компанией. Стоимость услуг регрессного факторинга обычно существенно ниже, чем безрегрессного. Именно поэтому он получил наибольшее распространение.

При безрегрессном факторинге все риски возможного неисполнения обязательств покупателем берет на себя фактор. Соответственно, если покупатель (дебитор) впоследствии отказывается выплачивать задолженность, фактор не может обратиться к поставщику с требованием о ее погашении.

Отдельно необходимо выделить реверсивный факторинг. Его также называют «закупочным» и «обратным».

Он отличается от классического тем, что договор с фактором заключает не поставщик, а покупатель. Соответственно, и комиссию фактору уплачивает он же (если иное не предусмотрено трехсторонним договором факторинга).

Такие договоры заключаются, если у компании-покупателя ограничена возможность получения отсрочки, либо ее срок необходимо увеличить.

Среди преимуществ договора факторинга можно отметить следующее:

  • покупатель получает отсрочку платежа;
  • поставщик (клиент) быстрее получает деньги за отгруженные товары (работы, услуги);
  • факторинговая компания получает деньги за свои услуги;
  • договор факторинга проще оформить, чем взять кредит.

Основным недостатком факторинговых услуг является то, что они стоят дороже кредита.

… в бухгалтерском учете

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94) отражение факторинговых операций осуществляется с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При этом необходимо отметить, что действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих отражение факторинговых операций в регистрах бухгалтерского учета. Соответственно, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете компании необходимо отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

В настоящее время в экономической литературе описаны две основные точки зрения относительно того, как отражать факторинговые операции у клиента (поставщика).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/70256/

«Берестяной документооборот и факторинг с монголами»

Документооборот при факторинге

«Фактор за 15 копеек готов суетиться целый день», – писал в XIX веке русский-генерал лейтенант и этнограф Павел Бобровский в своих донесениях Генштабу, изучая экономику и географию регионов страны. Под его словами сегодня бы подписались многие финансисты. Впрочем, несколько веков назад под термином «фактор» понимали несколько другое.

Считается, что слово позаимствовано русским языком из французского или польского языков. Фактором называли коммерческого посредника, факторией – торговое поселение или контору. В словаре Даля упоминается и слово фактура как «роспись товарам, с расценкой их; накладная или счёт».

Несмотря на появление этих понятий, факторинг в виде чистой услуги встречался редко. Но институт факторинга в России эволюционировал по мере развития торговли и промышленности, поскольку нужда в пополнении оборотных средств и управлении долгами была актуальной и в Новгородской республике, и в поздней Российской империи.

Бобры под отсрочку платежа

Тысячу лет назад Новгород был крупнейшим центром средневековой торговли между Русью, Европой, Византией и Азией. Об этом, в том числе, свидетельствуют обнаруженные археологами берестяные грамоты, содержащие деловую переписку.

В то время купцы в Новгороде объединялись в ассоциации – «купеческие сотни». Самой крупной и известной считалось «Иванское сто». Чтобы стать членом такой организации, купцу требовалось внести в общую казну взнос в размере 50 гривен серебра, да ещё пожертвовать 20 гривен на церковь. В сумме – более 14 кг драгоценного металла!

Члены купеческих объединений оказывали своим партнёрам услуги по востребованию задолженности, перевозке денег и грузов, выполняя функции «коллекторов», «инкассаторов» и «3PL-провайдеров».

Если купцы вели совместный бизнес, их называли складниками. Складниками часто становились родственники.

Старший в роду, как правило, осуществлял общее руководство, раздавая указания по поводу движения товаров и ведения торговли. Компаньоны же отчитывались о проведённых торговых операциях и результатах поездок.

Детали бизнес-процессов можно подчерпнуть из берестяных грамот, рассказывающих о совместных торговых делах.

Например, документооборот того времени состоял из приказов об инкассации дебиторской задолженности по коммерческому и денежному кредиту:

«От Доброшки к Завиду. Возьми у Ратши шесть гривен, а у Наболи три кади [зерна] и гривну. А Ратше скажи: «А еще ты заявил, что за Полтевичем на три гривны ячменя [твой долг следует взыскивать с Полтевича]; так я обратил этот долг в проценты [засчитываю его в состав процентов]».

Сохранились в древних грамотах и распоряжения о покупке в кредит. Эти документы попадаются исследователям не часто, но свидетельствуют о существовании основы для возникновения специфических финансовых операций:

«Распоряжение Косарику от Есифа. Возьми у Тимофея 50 сигов примерно на три рубля. А срок платы – на Рождество».

Распространены были и распоряжения о купле-продаже товаров, передаче продукции и денег. Автор одной из грамот извещает своих компаньонов, что он продал большую партию шкурок бобров и даёт указания как поступить дальше:

«От Панка к Захарье и к Огафону. Я продал Миляте сорок бобров за десять гривен серебра. Когда получишь деньги, тогда отдай бобров. А деньги отдай Захарье».

Весь бизнес новгородцев строился вокруг трёх составляющих: торговли на дальние расстояния, коммерческого кредита и агентских отношений с целью купли-продажи товаров и взыскания долгов.

Неслучайно современные учёные-экономисты пишут, что с XII века «факторинг взял старт своего многовекового забега со Среднерусской возвышенности».

«Великий бассейн потребления»

Спустя семь столетий, уже при Петре I, началась новая точка отсчёта в развитии русской торговли. Иностранные купцы закупали в Санкт-Петербурге местные товары оптом для зарубежных компаний. Но они превосходили русских и численно, и финансово. Доходило до того, что русскими купцами отправлялось менее 3% от общего объёма экспорта.

Пассивность объясняется введением голландскими и английскими купцами обычая уплаты авансов русским в счёт будущих поставок. Это было выгодно для русских купцов, но отбивало у них желание самостоятельно заниматься торговлей. А уровень знаний русских в коммерции пока отставал от опытных иностранцев.

Но со времён Петра I начались попытки изменить ситуацию. В Европе тогда были широко развиты вексельные операции и расчёты с помощью трассирования векселей. Банкиры занимались только куплей и продажей векселей.

В 1729 году был издан вексельный устав, регламентирующий порядок осуществления платежей по векселям. Например, в документе говорилось о передаче права требования по векселю:

«Если обыкновенно дозволяется уступать своё право…, то нет сомнения, что и право взыскивать по векселю уступлено может быть другому, и то тем справедливее».

Вексель становился универсальным платёжным документом. Учёт векселей показал возможность и доходность операций по уступке прав требования по различным денежным обязательствам.

В России появились банковые конторы для замены денежного обращения вексельным. Это должно было снизить риски при перевозке крупных сумм и ускорить движение средств. Около двух миллионов рублей развезли в 50 городов по всей стране для выдачи при предъявлении векселей. Сам учёт векселей проходил в Петербурге.

О развитии кредитных отношений писал журнал «Русский вестник»:

«Привычка всё продавать на срок обобщается всё более и более.

Фабрикант даёт два, три или четыре месяца кредита, часто даже более, оптовому негоцианту, оптовый негоциант даёт такой же кредит купцу полуоптовому, который делает то же самое для мелочного торговца, а этот последний переносит тот же кредит на потребителя. Это целый каскад кредитов, ниспадающих с вершин производства в великий бассейн потребления».

Распространение вексельного учёта вместе с кредитованием торговли стало важным этапом в развитии факторинга.

Сочетания отдельных элементов факторинга можно было встретить в довольно неожиданных отраслях. Финансированием поставщиков и инкассацией долгов занимались, например, железнодорожные агентства.

Они взыскивали наложенные платежи за перевозимый товар. Деньги по этим платежам выдавались отправителю вперёд за вычетом комиссии по взысканию средств уже с плательщиков.

Система таких наложенных платежей развивалась с каждым годом, достигая оборота в десятки миллионов рублей.

Примечательно, что векселя и другие торговые обязательства принимались банками к учёту только после открытия клиенту кредита. Требовалось достичь определённой степени доверия, основанного на оценке кредитоспособности клиента. Дополнительные риски никто на себя брать не хотел.

Как обхитрить монгола

С развитием торговли русские фактории стали появляться на границах государства. Особенно любопытными были деловые связи русских купцов с кочевниками, жившими в Монголии.

Первоначально торговля русских с монголами шла в урочище Кош-Агач, на Алтае, буквально на границе империи. Там находились лавки купцов, куда за товарами приезжал монгольский караул.

Взамен покупок кочевники оставляли долговые расписки, оплачиваемые при визите следующего караула. Фактически это была торговля с отсрочкой платежа.

Позже русские торговцы основали фактории в самой Монголии, чтобы было удобнее вести дела. Фактории занимались скупкой шерсти, шкур, скота. Для обеспечения поставок сырья русские кредитовали монголов серебром и товаром, брали на себя хлопоты по логистике.

Одна из крупнейших фирм принадлежала бийскому предпринимателю Николаю Ассанову с оборотом в 300 тысяч рублей. Успеха с кочевниками он добился во время свирепствовавшей в Монголии эпидемии оспы.

Купец привёз из России вакцину для местного населения, подняв к себе доверие и повысив свою известность. Фирма Ассанова покупала монгольское сырье крупными партиями, кредитуя китайских и русских купцов.

Китайские купцы также кредитовали русских, отдавая им в долг чай и собранное сырьё.

Кредитные сделки между русскими купцами и жителями Монголии существовали в трёх видах: в виде товара, передаваемого русским под обязательство монгола сделать ответную поставку в определённый срок, в виде предоплаты и в форме денежных ссуд с обязанностью вернуть долг также деньгами. Это было связано с сезонностью деятельности монголов: многие продукты они производили только в определённое время года.

Другой причиной кредитования было желание купцов гарантировать необходимое им количество сырья при будущих поставках. Русские давали монголам задатки, вынуждая их поставлять сырье только своему кредитору. Зачастую, по пониженным ценам.

Оформление кредитной сделки проводилось двумя способами: записью в торговой книге купца или выдачей должнику письменного документа в виде расписки на монгольском языке. Доходило до того, что каждый кочевник имел долги.

Если купец продавал свой бизнес, то продавал вместе с долгами – книгами, в которых были записаны дела с монголами. При продаже долгов дисконтировалась степень вероятности получения денег, поэтому купцы старались при ликвидации предприятия очистить свои счета от всех расписок.

Взыскание же долгов проходило обычно без трудностей, поскольку монголы отличались добросовестностью. Также этому делу помогали местные власти.

Бывали случаи, когда кредиторы проводили в жизнь невероятные схемы, взыскивая один и тот же долг по нескольку раз. В ходу была операция «конверсии», когда долг из товарной формы переводился в денежную, и обратно, а также предавался другому купцу, который считал уже по-своему. Это запутывало монголов, а первоначальный долг в 10 рублей превращался в иск на 100 рублей и даже больше.

Таким образом, потребовалось немного времени, чтобы русские предприниматели перестали уступать западным по уровню деловой ловкости и изобретательности в финансовых делах.

При подготовке текста использовались материалы: Е. А. Синица, «Эволюция факторинга: инструменты, институты».

Иллюстрации: репродукции картин А. Васнецова «Новгородский торг» и Н. Рериха «Величайшая и святейшая Тангла», а также фотографии нижегородских купцов и берестяных грамот из Великого Новгорода.

Источник: https://ediweb.com/ru-ru/company/blog/berestyanoj-dokumentooborot-i-faktoring-s-mongolami

Электронный факторинг с помощью сервиса Synerdocs. Описание проекта в Русской Факторинговой компании

Документооборот при факторинге

В плане внедрения информационных технологий компании финансового сектора считаются одними из передовых на рынке экономики. Их деятельность сильно завязана на быстром взаимодействии: оказание кредитных и финансовых услуг зависит от того, насколько оперативно и надежно выполняются внутренние бизнес-процессы. Отсюда и высокая потребность в их автоматизации.

Интересно и другое. Сами процессы оказания финансовых услуг довольно медленно оцифровываются. Это продиктовано тем, что обмен юридически значимыми электронными документами лишь недавно стал проникать в финансовую отрасль. Если к электронным платежам все давно привыкли, то переход к электронным кредитованию и факторингу еще только обозначился.

В России пока не так много компаний, готовых оказывать услуги в электронном виде. Поэтому Русская Факторинговая Компания (РФК, www.1factor.ru) стала одной из первых, кто перевел факторинг в электронный вид на платформе сервиса Synerdocs.

Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК), комментирует:

Любая компания, оказывающая финансовые услуги, стремится улучшать процессы и технологии взаимодействия с заказчиками. От этого напрямую зависит не только деловая репутация, но и позиция на рынке услуг.

Разумеется, перевод факторинга на электронные документы – это серьезный шаг к модернизации сервиса, который позволит нашим клиентам быстрее и комфортнее получать финансирование, а значит, вкладывать новые ресурсы в свой бизнес без отсрочек.
Для перевода документов в электронный вид мы выбрали сервис Synerdocs.

При выборе платформы мы, прежде всего, опирались на опыт специалистов и гибкость их подходов к работе с абонентами. В течение нескольких месяцев совместной работы мы получили слаженно работающий процесс обмена документами. Уверены, что его по достоинству оценят наши клиенты.

Картина «до»: факторинг с бумажными документами

При факторинге своевременность и правильность предоставления документов играет исключительно важную роль. Но процесс осложняется их значительным объемом. В 2015 году документооборот по факторингу в РФК составил 47 тысяч бумаг.

При этом каждый документ создается согласно требованиям законодательства и подписывается всеми сторонами сделки.

Сначала документами обмениваются поставщик и покупатель, и только после этого поставщик отправляет документы в факторинговую компанию.

При наличии неточностей или ошибок фактор может отказать или задержать оплату поставки, что делает услугу менее доступной.

Если прибавить к этому затягивающиеся сроки доставки исправленных документов и время на принятие решения фактором, то получается, что клиенту приходится ждать довольно долго. Плюс не стоит забывать о нечастых, но все же случавшихся потерях бумажных документов.

С учетом всего вышеописанного Русская Факторинговая Компания взяла курс на то, чтобы перевести факторинговый документооборот в электронный вид.

Данное решение было принято в 2015 году. Рассматривались несколько вариантов автоматизации, но окончательный выбор был сделан в пользу услуг оператора электронного документооборота, поскольку сервисы ЭДО уже обладают работающей платформой для обмена юридически значимыми электронными документами, а также предоставляют пакет дополнительных гарантий.

В связи с этим Русская Факторинговая Компания приступила к выбору надежного провайдера в оказании услуг электронного документооборота. Требования к исполнителю были элементарны – гибкость, скорость и простота действий. Сервис Synerdocs оказался ответственным провайдером, который вошел в положение заказчика и его клиентов.

Задачи проекта

Перед командой Synerdocs были поставлены две ключевые задачи:

  • Создание полноценной платформы для обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Сервис должен уметь пересылать документы с уступочными надписями, контролировать правильность оформления и юридическую значимость.
  • Разработка и внедрение максимально простой процедуры перехода на обмен электронными документами клиентам РФК. Подключение должно быть максимально простым и доступным, сопровождаться всеми необходимыми справочными материалами.

Эти задачи были поделены на более конкретные отрезки и структурированы по ключевым направлениям работ.

Старт проекта – апрель 2015 Завершение – сентябрь 2015Команда от заказчика: Руководитель проекта Директор по продажам РазработчикМаркетологКоманда от Synerdocs: Руководитель проекта Специалист по продажам Разработчик МаркетологСпециалист технической поддержки

Анастасия Щепина, аналитик и руководитель проекта от Synerdocs:

Проект получился интересным и новаторским для нас. Мы выстроили рабочий процесс таким образом, чтобы наиболее эффективно взаимодействовать с заказчиком и гибко реагировать на его пожелания. Во-первых, самостоятельно проводили исследования – как по отрасли факторинга, так и по законодательству в целом.

Во-вторых, РФК передавали нам информацию о том, как выглядит процесс в бумаге, и выдвигали требования к тому, как он должен выглядеть будучи электронным. Мы документировали получаемые данные (потребности, требования), согласовывали с заказчиком и передавали разработчикам на реализацию.

В некоторых случаях Русская Факторинговая Компания получала прототип с целью его тестирования и оценки, и уже после этого мы вносили доработки (так было с обработкой 1С, поддерживающей уступочную надпись и пересылку).

В дальнейшем РФК тестировали готовую функциональность и вносили свои предложения и замечания, которые мы дорабатывали. Подобный формат работ позволил нам максимально качественно реализовать проект.

Как выглядел рабочий процесс изнутри

Все работы проходили с опорой на требования законодательства. Помимо общих нормативных актов, регулирующих обмен электронными документами, специалистам Synerdocs необходимо было учитывать регулирующее факторинг законодательство – это глава 43 ГК РФ. Так, в соответствии с п. 1 ст.

830 «Должник обязан произвести платеж финансовому агенту при условии, что он получил от клиента либо от финансового агента письменное уведомление об уступке денежного требования данному финансовому агенту, и в уведомлении определено подлежащее исполнению денежное требование, а также указан финансовый агент, которому должен быть произведен платеж».

В рамках технических доработок была создана возможность создания уступочной надписи, чтобы кредитор мог уведомить дебитора о том, что происходит переуступка права требования. Также была осуществлена разработка пересылки, чтобы кредитор смог переслать документы после того, как состоялся документооборот между кредитором и дебитором.

Создавая эти возможности, специалисты Synerdocs не должны были упускать из внимания множество нюансов. Например, нельзя пересылать документы с незавершенным документооборотом.

Следовало учитывать, что для каждого Поставщика РФК создает индивидуальный счет, на который должны поступать деньги фактору от Покупателя. Этот счет должен указываться в уступочной надписи.

И еще много других важных моментов.

Сейчас уступочная надпись указывается в информационном поле формализованных документов (счета-фактуры и ТОРГ-12). Она доступна и при работе с веб-клиентом, и в интеграционном решении 1С.

Уступочная надпись в веб-клиенте Synerdocs

В рамках задачи по упрощению процедуры перехода на ЭДО Русская Факторинговая Компания сама активно участвовала в подключении контрагентов и различными способами привлекала своих клиентов.

Эта часть была самой сложной, поскольку в факторинге недостаточно, чтобы к ЭДО были подключены фактор и его клиент.

Необходимо, чтобы в цепочке электронного документооборота, участвовали еще и контрагенты клиентов, так как именно между кредитором и дебитором происходит основной обмен. Каждое такое подключение – отдельный проект.

Совместно со специалистами Synerdocs были подготовлены маркетинговые материалы, презентации, инструкции по подключению, описание электронного факторинга. Проводились консультации по подключению и приобретению сертификатов электронных подписей.

Макет рекламного материала для РФК

Как выглядит электронный факторинг сейчас

Классическая схема факторинга с бумажными документами выглядит следующим образом:

  1. Поставщик товара (кредитор) отгружает товар покупателю (дебитору), при этом в первичных учетных документах и в счетах-фактурах поставщик указывает уступочную надпись, цель которой – проинформировать покупателя об уступке денежного требования факторинговой компании (фактору).
  2. Фактор финансирует до 95% суммы поставки.
  3. Дебитор реализует товар и оплачивает поставку фактору.
  4. Фактор оплачивает кредитору оставшиеся средства за вычетом факторинговой комиссии.

В электронном факторинге всё происходит точно так же, за исключением того, что отгрузочные документы формируются, отправляются и пересылаются в электронном виде. Время на отправку и стоимость самой отправки снижаются. Выглядит схема обмена документами по договору факторинга следующим образом:

Схема электронного факторинга

Итоги проекта

К сентябрю 2015 года на платформе Synerdocs был создан полнофункциональный инструмент обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Нам удалось максимально упростить процесс перехода на новую технологию.

Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК), комментирует:

Оказание услуги факторинга сейчас может занимать несколько минут после получения документов, подтверждающих поставку. Здесь участвуют те же электронные документы, что и в бумаге – ТОРГ-12 и счет-фактура. По сути, процесс поменялся не сильно, но скорость и надежность пересылки документов увеличились в разы.

Поставщики, кроме получения оплаты в день поставки, а также сами покупатели, быстро и удобно обменивающиеся между собой документами, получают возможность автоматически заносить данные с документов в свои системы, сокращать издержки на бумагу и хранение.

В 2016 году будем стремиться перевести многих клиентов на быстрый и удобный электронный факторинг с помощью Synerdocs.

Планы на будущее

На данный момент продолжаются совместные работы по подключению, а также доработки сервиса по пожеланиям, выдвинутым Русской Факторинговой Компании и связанным с процессом факторинга.

Источник: https://www.synerdocs.ru/6842969.aspx

Факторинг, акты, формализация – о чем говорили на конференции

Документооборот при факторинге

2 декабря в Москве прошла Восьмая Ежегодная Конференция “Без бумаги к 2020г”, участниками которой были крупнейшие представители ритейла, банковской и страховой сферы, дистрибуции.

Основные темы конференции – обмен неформализованными документами, вопросы обеспечения юридической значимости неформализованных документов при обмене и вопросы развития электронного документооборота в отсутствии утвержденных электронных форматов.

Крупный бизнес уже активно обменивается неформализованными документами со своими контрагентами с применением квалифицированной электронной подписи, о чем и рассказали докладчики конференции.

А представители Минкомсвязи России подтвердили, что проблем с юридической значимостью и препятствий для такого электронного документооборота нет, если все будет соответствовать законодательству, в частности Федеральному закону от 06.

04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

На мой взгляд, некоторые темы дискуссий заслуживают отдельного внимания, и они напрямую связаны с развитием обмена неформализованными документами в ЭДО.

Электронный факторинг

Получило развитие отдельное направление электронного документооборота – электронный факторинг. Факторинговые компании готовы предлагать свои продукты в электронном виде, ведь речь не идет о изменении процесса, а о всего лишь переводе бумажных документов, участвующих при факторинговой сделке в электронный вид. Это применимо как для классического факторинга, так и для конферминга.

Конферминг – это подтверждение для фактора поставки товара дебитором – торговой сетью. Такое взаимодействие фактор–дебитор обусловлено партнерскими отношениями и это реально упрощает процесс оформления сделки: поставки финансируются по факту их подтверждения сетью, а не по факту предоставления подписанных документов от поставщика фактору.

Участники конференции выразили ряд пожеланий к операторам ЭДО и EDI-провайдерам. В частности, есть предложение формализовать в сервисах информацию или уведомление о факторинге конкретной поставки.

Особенностью является и то, сам процесс факторинга может отличаться в каждом конкретном случае, и пока это остается сдерживающей силой перехода на ЭДО для клиентов факторинговых компаний. Даже на бумаге процессы могут отличаться при работе с разными факторами.

Акт об установленном расхождении

Участники конференции подтвердили, что перевели данный вид документа в электронный вид одновременно со счетами-фактурами и ТОРГ-12, так как, это документ-основание для корректировок, которых при поставке товара бывает очень много.

Пока исключением является Акт об установленном расхождении с трехсторонним подписанием, где третья сторона – подписант-экспедитор или представитель транспортной компании.

Здесь основной вопрос: как организовать подписание этой третьей стороны.

Акт об установленном расхождении – распространенный документ в документообороте с ритейлом и дистрибуторами, т.к. расхождения при приемке товара возникают достаточно часто. Форма Акта может быть произвольной и выбирается контрагентами при организации обмена, наиболее часто встречающаяся – ТОРГ-2.

А стоит ли формализовать?

Многие представителя компаний за то, чтобы формализовать все основные первичные документы. Следствием формализации является технологическая простота внедрения участниками рынка, активно работающими в системах Операторов ЭДО и EDI-провайдеров в собственные бизнес-процессы необходимого многообразия систем ЭДО.

Формализовать любой документ можно, вопрос в том, будет ли использоваться этот формат в дальнейшем и готовы ли организации нести затраты на превращение любого документа, в том числе бумажного, в формализованный электронный документ.

В свою очередь, представители ФНС подтвердили готовность принять к рассмотрению предложения по формализации, если на этом настоят участники электронного документооборота и подтвердят такую необходимость, например, общей долей таких документов в ЭДО.

В качестве вывода

особенность конференции – это работа в формате открытого диалога, как между самими Операторами ЭДО и EDI-провайдерами, так и с представителями бизнеса и контролирующих органов. Это продемонстрировало способность договариваться и синхронизировать дальнейшие шаги всех участников ЭДО.

Как показало совместное исследование развития электронного документооборота, проведенное экспертным советом “Электронные документы – эффективная экономика” и Deloitte СНГ, большинство опрошенных респондентов уже находятся или на стадии продуктива в ЭДО или на стадии вовлечения своих контрагентов для обмена электронными документами. Вопрос о целесообразности перехода на электронные документы, в целом, уже не стоит. Думаю, что впереди нас ждут все больше дискуссий, посвященных решению прикладных или отраслевых вопросов в ЭДО.

Материалы конференции можно скачать на сайте http://zeropaper.ru.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=6624943

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.