+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Инструменты тайм-менеджмента

Содержание

Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества

Инструменты тайм-менеджмента

Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.

Метод «Альпы»

Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:

  • Составить список всех задач.
  • Расставить приоритеты.
  • Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
  • Сократите общее время до 60% дня.
  • Делегируйте то, что можно делегировать.
  • Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

  • Записать самые важные задачи следующего дня.
  • Определить последовательность задач и пронумеровать их.
  • Выполнять задачи в установленной последовательности.
  • Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
  • Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
  • Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:

  • Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  • Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
  • Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
  • После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
  • После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.

Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет.

Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно.

И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

  • Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

  • Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
  • Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
  • Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
  • Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
  • Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Метод приоритетного планирования

Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Матрица Эйзенхауэра

Рисунок 1

Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее.

Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D.

Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

  • Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
  • Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
  • Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
  • Приоритизация задач вошла в привычку.

Бланк для планирования задач на день

Рисунок 3

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/lichnaya-effektivnost/1984720-shest-instrumentov-taim-menedzhmenta-vozmozhnosti-i-preimushchestva

Инструменты тайм менеджмента: лучшие из лучших

Инструменты тайм-менеджмента

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный.

Источник: http://capitalgains.ru/obrazovanie/lichnostnyj-rost-i-samorazvitie/instrumenty-dlya-tajm-menedzhmenta.html

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

Инструменты тайм-менеджмента

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время.

Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели.

Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха.

Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели.

Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации.

Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах.

Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками.

А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного.

А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером.

С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «».

Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому:  «20% работников приносят фирме 80% прибыли».

Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности.

Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным.

Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето.

АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом.

Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи.

Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни.

Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке.

Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Основные инструменты тайм менеджмента, которые помогут вам использовать свое время по максимуму

Инструменты тайм-менеджмента

Приветствую всех читателей блога!

Не ошибусь, если скажу, что тайм-менеджмент в последнее время интересует многих людей, значительная часть из которых даже не подозревает об этом.

С тех пор, как появилась возможность для дополнительного заработка в Интернете, пользователи, имеющие постоянную работу, вынуждены находить дополнительное время, чтобы осваивать эти возможности.

В своей статье я расскажу, как правильно распределять свое время и эффективно использовать инструменты тайм менеджмента.

С чего начать

Основными инструментами тайм менеджмента являются обычные напоминалки, например, такие традиционные, как блокнот с ручкой, органайзер, или более современные – смартфоны и компьютерные программы.

Кто-то, конечно, улыбнется термину «инструменты», применяемому к обычным вещам, но специалисты уверяют, что начав использовать элементарные вещи для планирования своего дня, вы уже через неделю ощутите, что это действительно работает.

Правильная постановка целей, своевременное достижение результата, повышение своей эффективности на работе, выполнение большего количества задач за день и просто планирование рабочего дня – вот, что будет под силу человеку, использующему хотя бы простейшие средства напоминания.

Вы заметите, что станет меньше суетливости и стрессов, а времени, оказывается, достаточно еще и на хороший отдых, что опять же положительно сказывается на выполнении рабочих обязанностей.

Что записывать в напоминалки, чтобы получать максимальные результаты при минимуме временных затрат? Поставьте себе цели и определите для каждой из них срок, в течение которого она должна быть достигнута.

Помните, цели бывают:

  • краткосрочными (как правило, это задачи на текущий день);
  • долгосрочными (их чаще всего разделяют на этапы, чтобы проще было контролировать выполнение).

Составив список целей, вы должны проанализировать их и выявить наиболее важные и срочные. Это позволит в дальнейшем не растрачивать время и силы на второстепенное. Если вы больше усилий приложите к осуществлению важных проектов, то это гарантирует вам успех.

Практические методы

Расставить приоритеты поможет научный подход к управлению временем. Есть инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице каждую цель относят к задачам одной из четырех категорий, а именно:

  1. важным и срочным одновременно;
  2. важным, но не срочным;
  3. срочным, но не важным;
  4. не срочным и не важным.

Цели первой категории должны достигаться немедленно вами самими, не перекладывайте их реализацию ни на кого.

Отличие целей второго типа только в том, что их выполнение планируется на более позднее время.

Решение срочных и неважных задач может поручаться другим лицам.

Целям последней категории уделяется меньше всего внимания – они выполняются попутно, по мере возможности, зачастую даже не требуется решение, так как все как-то само собой рассасывается.

Другой инструмент для выявления приоритетных задач – ABC-анализ. В качестве критерия выступает важность, подразделяемая на три ступени: A, B, C. Цели разных ступеней отличаются процентной долей времени, затрачиваемого на их достижение, и процентной частью результата, получаемого в итоге. Не понятно? Объясняю!

Есть время, выделенное на решение всех выбранных задач, обозначаем его в 100%. И есть желаемый результат: 100% – это выполнение всех задач.

Так вот, выполнение одной A-задачи потребует 15% от общего времени, выделенного на все задачи. В результате же выполнения этой одной A-задачи будет достигнуто 65% общего результата. Таким образом, проекты, важность которых относится к категории A – лучшие по приоритетности и должны выполняться прежде остальных.

Задача категории B выполняется за 20% от общего времени и добавляет 20% к общему результату. Решение B-задач либо планируют на более позднее время, либо делегируют другим работникам и службам.

C-задача требует 65% общего времени, а к результату добавляет всего 15%. Как правило, это рутинные дела, выполняемые после решения более приоритетных задач. Какие-то из них со временем отменяются, другие разрешаются сами собой… короче, это самые малозначительные цели.

Резерв времени и постоянный контроль

Важно понимать, что спланировать можно до 60% рабочего времени, не больше. Все остальное время резервируется на случай форс-мажора. Запомните, обязательно нужно оставлять временной запас!

Завершающим этапом тайм-менеджмента можно считать оценку своей эффективности по истечении определенного времени. Это может быть неделя, месяц или просто рабочий день. Делать это нужно регулярно – сравнивать результат, который был запланирован, с реальным и корректировать план на будущее.

Если прочитанной информации вам недостаточно, тогда рекомендую пройти один замечательный курс «Хозяин времени», в котором рассмотрены основные моменты тайм-менеджмента и представлена авторская методика реализации намеченного плана.

Вот и все, что я хотел вам сегодня рассказать. блога, делитесь ссылками на мои статьи в соц. сетях, скоро увидимся. Пока!

C уважением! Абдуллин Руслан

Понравился блог? , чтобы получать новые статьи на почту и быть в курсе всех событий!

Источник: https://abdullinru.ru/sovety/instrumenty-tajm-menedzhmenta.html

Как я приручила тайм-менеджмент, или пять инструментов ТМ для человека-оркестра

Инструменты тайм-менеджмента

Что делать, если жесткие рамки и конкретные планы не только не помогают вам стать эффективней, но и, наоборот, расхолаживают и навевают грусть? Может ли помочь тайм-менеджмент тому, кто вечно опаздывает и никогда не знает, как выбрать цели на пять лет вперед? Думаю, да. Мне, по крайне мере, помог. Главное, найти именно те инструменты, которые будут созвучны именно вам.

Начну с того, что я человек-хаос. Если в нашей квартире и бывают разбросаны носки, то это не носки мужа, они мои, родные. Свои муж сворачивает аккуратными клубочками и сразу же относит в стирку. Зато мои могут оказаться и под столом, и на столе и за кроватью.

У меня вечно море планов в голове и еще больше на бумаге, но четко следовать намеченному плану удается крайне редко. А ещё я уже 10 лет работаю из дома, и девять из них я — мама. Выполнить за один раз дело, на которое требуется 2-3 часа усидчивой и вдумчивой работы — фантастика и редкая удача.

Вопрос эффективного планирования времени и продуктивности волнует меня давно. А с тех пор, как мне приходится совмещать детей, семью и работу, его не получается игнорировать или откладывать на потом.

Тайм-менеджмент помогает мне лучше понимать себя, свои цели и делать ежедневную жизнь более осознанной и спокойной. Однако путь к нему был непростой.

А начался он с того, что однажды я ощутила, что не успеваю вообще ничего.У меня было несколько проектов в работе, на руках годовалый сын и большой перечень дел по дому.

Самые срочные дела я, конечно, делала, но большая часть списка изо дня в день так и оставалась нетронутой.

Я чувствовала себя белкой в колесе. И так, наверное, и выглядела. Пока я сосредотачивалась на работе, у меня потихоньку зарастал пылью дом. Если бросала работу и сосредотачивалась только на семье, падала самооценка. Я пыталась успеть все и найти идеальный баланс между работой и домом. Но получилось у меня это с переменным успехом.

Тогда я начала целенаправленно изучать искусство управления временем.

Вначале я прослушала аудиоверсию книги«Тайм-драйв» Глеба Архангельского, затем «Семь навыков…»Стивена Кови и«365 дней очень творческого человека» Яны Франк, прошла тренинг по успеванию c детьми.

К сожалению, многие методики тайм-менеджмента я так и не смогла встроить в свою жизнь, так как они требовали хотя бы какого-то подобия регулярного графика. Зато нашла те, которые выручают меня на 100%.

И сейчас я хочу поделиться теми инструментами, которые стали мне полезны и, которые я использую практически каждый день. А также теми, которые мне не подошли, но может быть подойдут вам.

Тайм-менеджмент: что мне не подошло

1.  Хронометраж

Во многих книгах и тренингах по тайм-менеджменту первым заданием является проведение хронометража времени. Ведь только узнав, на что реально уходит наше время, можно определить, какие резервы у нас имеются. Звучит хорошо и логично. Но имея на руках маленького ребенка и целый список дел по дому, которые ни отменить, ни отложить, провести хронометраж оказывается совсем не просто.

Я честно пыталась записывать все свои дела дней 5 подряд. Но уже с 11 утра список записанных дел начинал редеть, хотя в реальности обязанности и дела разной степени важности накатывали большими волнами. Каждый раз я испытывала ужасный стресс от того, что приходится фиксировать все эти «почитала, поиграла, убрала, две строчки написала».

Несмотря на то, что зафиксировать весь свой день полностью мне так ни разу и не удалось, это упражнение помогло мне понять, что мне нужно искать не столько резервы времени, сколько возможности качественно отдохнуть.

Потому что большая часть моего свободного времени уходила на «тупление» в интернете или чтение книг запоем.

В те моменты, когда наступал перерыв, а времени на полноценный отдых было мало, я пыталась изобразить бурную деятельность и не замечала, как обманывала себя.

Большинство дел умело маскировались под рабочие задачи. Казалось бы, ну что плохого в том, чтобы в очередной раз проверить позиции сайта или посмотреть статистику посещений? Ничего, кроме того, что никакого следующего действия дальше не предполагалось.

2. Четкие приоритеты

Еще одной практикой тайм-менеджента является определение приоритетов. Нужно перечислить все сферы своей жизни и расставить их в порядке убывания,от самых важных к второстепенным. И планировать свое время исходя из этого.

Я долго билась над этим заданием. Выбрать самой главной сферой своей жизни детей и успокоиться, что не получается полноценно работать? Или выбрать работу и отдать детей в садик, чтобы ничего отвлекало? А быть может, выбрать здоровье и наконец-то отоспаться?

А потом я поняла, что хотя упражнение и полезное, но для работающей мамы — оно лишний повод погрызть себя и упиться чувством вины. Ведь важно всё. И единственный выход — не выбирать. А если точнее, то стараться комбинировать.

3. Идеальный день

На одном тренинге по тайм-менеджменту мне дали упражнение — написать свой идеальный день. Расписать день подробно и обстоятельно — когда, как и что за чем. Я написала.

Просмотрела внимательно то, что получилось, и дописала еще пару пунктов. Пункты не влезали. Я переписала его еще раз. И еще раз. Потом попробовала прожить хотя бы один день по этому плану.

И у меня ничего не вышло. Ну вот ни разу!

Недавно я нашла этот листок и поняла, в чем была беда. В этом дне были дела и обязанности, но совсем не было места экспромту, отдыху и приятным случайностям. Получалось, что любое отступление от плана сбивало весь график и делало день неидеальным.

Но мы не роботы, мы не можем планировать свои дни по минутам. А мамы маленьких детей и подавно. И это не нужно. Иногда важнее выглянуть на улицу, увидеть там солнышко и пойти гулять. Просто так, без всякого плана, потому что захотелось.

Со старшим сыном я очень переживала, что я недостаточно идеальная. И так, конечно, и было. Иногда сорвусь от усталости, иногда пол не помою. Сейчас я уже лучше понимаю, что вообще-то это нормально.

К идеалу можно стремиться, но нужно быть реалистами и понимать, что если я сегодня спала три часа, потому что у младшего режутся зубки или заложен нос, то вряд ли я накопила достаточно сил, чтобы быть спокойной как слон весь последующий день.

Гибкое планирование

Есть люди, для которых следовать режиму легко и естественно. Но это точно не по меня. Жесткий режим дня для меня — это жизнь в постоянном стрессе и бег за уходящим вдаль поездом. Моя жизнь наполнена разными делами, которые сложно планировать по времени, мой график пестрит прерываниями. Для комфортного существования мне нужна гибкость, свобода и место для спонтанности.

В общем, пройдя несколько тренингов по тайм-менеджменту, и успев расстроиться, что большинство инструментов и техник, которые там дают,подходят всем, кроме меня, я все-таки нашла для себя несколько инструментов, которые помогают мне быть более эффективной и уменьшают количество стресса в моей жизни.

5 инструментов тайм-менеджмента для человека-оркестра

1. Маленькие дела

В тайм-менеджменте есть техника, которая называется «съесть слона по частям». Заключается она в том, что любое большое дело можно поделить на маленькие части, которые можно легко сделать за один присест. Работая дома с маленьким ребенком, я полюбила этот инструмент от всей души. Именно детальная разбивка помогает мне работать.

Вроде бы, что можно успеть за 5 минут? А оказывается можно:

• Написать план статьи

• Набросать несколько вариантов тем

• Найти информацию

• Подобрать картинку

• Сделать мета-теги для страницы сайта

• Запустить проверку позиций

• Ответить на письмо

• И даже почистить картошку, чтобы сварить её чуть позже.

Работать с прерываниями сложно, но если по-другому невозможно, такие небольшие шаги делают это реальным. Не все можно сделать заходами по 5-15 минут, но этого времени достаточно для качественной подготовки к задаче, которая требует гораздо большей концентрации и внимания.

2. Список дел на день

Еще в институте я выписывала на листок список курсовых, лабораторных и других важных дел и помещала его на видном месте, чтобы не забывать и с удовольствием вычеркивать выполненные пункты. Однако когда я оказалась дома с детьми и работой, оказалось, что:

• Этот список можно смело называть «100 неотложных дел», поскольку дел действительно очень много.

• Многие дела повторяются изо дня в день с небольшими вариациями, и конца-края им нет.

Поэтому я стала записывать список дел на каждый день. В этот список вначале входили все дела, которые мне нужно было сделать сегодня. Например, там были и «записаться к врачу», и «постирать белье», и «сварить борщ» и «погулять с ребенком».

Когда повторяющиеся дела становились через какое-то время рутиной и начинали выполняться на автомате, я их понемножку из этого списка убирала. А иногда что-то и не делала. Но перед глазами всегда был список того, чем можно заняться, и это помогало не опускать руки.

3. План дел на неделю

Хотя список дел на день — отличный инструмент, к сожалению, он не дает возможности увидеть перспективу на несколько дней вперед. И иногда возникает ощущение, что сделать нужно срочно и все.  Горящие дела делаются, а важные и не срочные — откладываются на потом.

И однажды, на тренинге по тайм-менеджменту, который был основан на книге Стивена Кови, я узнала, что можно планировать сразу на неделю.

Вначале это пугало. Ведь, если у меня столько дел на день, то, сколько же их окажется в целой неделе. Но все оказалось не так страшно. И все те дела, которые я безуспешно пыталась впихнуть в  один день, а  потом переносила на следующий и следующий,  я равномерно распределила по всей неделе.

В одной колонке я записываю дела, которые я хочу сделать, в другой — встречи или звонки, которые мне нужно сделать в определенный день. Расписывая дела на среду, оказывалось, что список, который казался бесконечным, равномерно (и без напряга!) распределяется по неделе и еще остается время для отдыха.

4. Использование кайросов

Кайрос в тайм-менеджменте — это удобный момент для выполнения чего-то. Как я уже писала, жесткие привязки ко времени мне плохо подходят. Зато гораздо эффективней получилось привязывать одно дело к другому. Например: «выпить витамины сразу после завтрака», «почитать сыну книгу во время прогулки» или «почитать профессиональную литературу, пока укладываю ребенка спать».

5. Планирование отдыха

И еще один момент, который я вынесла из тренингов и книг по тайм-менеджменту — планировать отдых нужно также тщательно, как  работу. Обычно отдых у нас идет по остаточному принципу и не считается важным делом. Мы привыкли оценивать свою продуктивность по количеству выполненных дел. А отдых делом не считается.

Но факт в том, что организм не может долго и счастливо функционировать без качественного отдыха и выдавать хорошие результаты. Мы начинаем лениться, уставать, в некоторых случаях даже здоровье дает сбой. Производительность от такой жизни падает, и счастья не прибавляется. И оказывается, что вместо того, чтобы планировать свои «хочу», список дел превращается в сплошное «надо».

Сейчас я стараюсь не работать на выходных и оставлять себе буферное время между делами. И больше спать. Как ни странно, успевать сильно меньше я не стала, но зато жить стало спокойней и как-то более расслабленно.

Вот такие вот инструменты использую я. А как вы планируете свое время вы? Что вам помогает находить баланс и просто больше успевать?

Саморазвитие #Дети #Планирование #Тайм-менеджмент #фриланс 

Источник: http://interesno.co/myself/cf1be693b945

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.