+7(499)495-49-41

Инвентаризация

Содержание

Порядок и сроки проведения инвентаризации на складе и в магазине

Инвентаризация

Инвентаризация товаров – как обязательная часть работы любого торгового предприятия – является основным способом фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Во время инвентаризации проверяется правильность данных учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, контролируется сохранность средств, числящихся у материально ответственных лиц.

Подробнее о этапах, сроках и порядке проведения инвентаризации читайте в нашем материале.

1. Правила проведения инвентаризации
2. В какие сроки проводится инвентаризация?
3. Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22. Правила заполнения
4. Задачи инвентаризационной комиссии
5. Материально ответственное лицо
6. Учет результатов инвентаризации
7.

Учет излишков и недостачи при инвентаризации
8. Правила списания товаров после инвентаризации
9. Как провести инвентаризацию в магазине
10. Организация приемки товара по количеству и качеству. Правила проведения и пошаговая инструкция.
11. Инвентаризация ТМЦ
12.

Инвентаризация: формы и документы
 

Правила проведения инвентаризации

Инвентаризация представляет собой наиболее доступное средство обеспечения контроля за сохранностью товаров. Во время проведения инвентаризации устанавливается фактическое наличие товаров путем пересчета остатков и проверки учетных записей.

Каждое предприятие сталкивается с необходимостью провести инвентаризацию. Провести инвентаризацию склада можно своими силами, а если позволяют возможности, обратиться к сторонней организации, которая возьмет решение этого вопроса на себя. Но в обоих случаях руководителю необходимо знать основные правила и быть знакомым с порядком проведения инвентаризации.

Особенности инвентаризации склада

В какие сроки проводится инвентаризация?

Количество инвентаризаций, а также даты их проведения определяются руководителем, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным – случаи обязательного проведения инвентаризации регулируются Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». 

Инвентаризация готовой продукции на складе должна проводиться не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, однако, не ранее 1 октября отчетного года.

Не нужно забывать, что такая инвентаризация является не только проверкой, но и уточняет финансовое состояние организации и поможет своевременно сформулировать решения по его улучшению (уценка неходовой продукции и т.д.).

Периодичность инвентаризации товаров на складах и базах промышленных товаров – не реже одного раза в год.

Магазины должны проводить инвентаризацию не менее двух раз в год; книжные магазины – не менее одного раза в год. Более частая инвентаризация товаров в магазинах розничной торговли обусловлена их движением.

Сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия и фиксируются в приказе об инвентаризации. В ряде случаев руководитель может объявить проведение внеплановой инвентаризации.

Так, при смене материально ответственных лиц необходимо провести инвентаризацию, и в этом случае инвентаризация проводится в день приемки-передачи дел между материально-ответственными лицами.

В случае хищения или порчи имущества инвентаризация проводится в срок, установленный в приказе, начиная со дня, когда произошло событие. Таким же образом устанавливается срок инвентаризации в случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия.

Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22. Правила заполнения

Порядок проведения инвентаризации регулируется законодательством, этапы и сроки инвентаризации основываются на приказе о проведении инвентаризации.

Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации, который подготавливается не менее чем за 10 дней до начала проведения проверки.

В приказе фиксируется порядок проведения инвентаризации, указываются сроки, причины, объекты инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22.
 

Инвентаризационная комиссия

Непосредственное проведение инвентаризации, рассмотрение ее результатов и оформление документов являются основными задачами инвентаризационной комиссии.

Виды инвентаризационных комиссий:

  • Постоянно действующая комиссия проводит плановые и выборочные инвентаризации, а также контрольные проверки в межинвентаризационный период. Что касается выборочных инвентаризаций, их проводят на предприятиях, имеющих большую номенклатуру ценностей.
  • Рабочая комиссия проводит плановые проверки ТМЦ и денежных средств предприятия и участвует в определении результатов проверки. Подобные комиссии необходимы при большом объеме работ или при территориальной разобщенности имущества в целях одновременного проведения проверки. Рабочие комиссии утверждаются на весь отчетный год для проведения разовых инвентаризаций.
  • Разовые комиссии утверждаются руководителем для проведения выборочных инвентаризаций.

Состав комиссии утверждается руководителем организации и фиксируется в приказе об инвентаризации. 

В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. Кроме того, в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или представителей независимых аудиторских организаций.

 Необходимо помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее недействительной.

При формировании состава инвентаризационной комиссии руководитель должен помнить, что запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

Материально ответственные лица, в подотчете которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации, не могут быть членами комиссии. 

Еще до начала проведения инвентаризации комиссия должна выяснить, охраняется ли территория предприятия, проверить оснащенность мест хранения ТМЦ соответствующими измерительными приборами, уточнить порядок вывоза ТМЦ с предприятия и порядок выдачи доверенностей на получение товара, а также проверить наличие и правильность оформления договоров о материальной ответственности, расписок о передаче в бухгалтерию всех расходных и приходных документов, об оприходовании всех поступивших ТМЦ и о списании выбывших ценностей в расход.

Материально ответственное лицо

Материальная ответственность – одна из обязанностей, возлагаемая на конкретного работника или работников организации.

Категории работников, с которыми работодатель может заключить договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ (ч. 2 ст. 244 ТК РФ).

Поскольку материально-ответственные лица должны обеспечить сохранность имущества работодателя, им необходимо четко выполнять требования, предъявляемые к ведению складского хозяйства и организации хранения товаров. 

Инвентаризация – назначение материально ответственного лица
 

Учет результатов инвентаризации

Данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, сводятся и обобщаются в единой ведомости учета результатов – ИНВ-26.

На заседании комиссия устанавливает размер материальной ответственности, составляет опись, выявляет причины излишков и недостач.

Комиссия должна составить протокол с решением и результатами проведенной инвентаризации и заключительный акт инвентаризации №173-н.

Отражение результатов инвентаризации в учете
 

Учет излишков и недостачи при инвентаризации

Выявление расхождений между фактическим и учетным наличием товара является основной задачей инвентаризации предприятия. При выявлении несоответствий оформляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации. Выявленные излишки не представляют особых трудностей, а в случае обнаружения недостач существует ряд нюансов.

Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации
 

Правила списания товаров после инвентаризации

По итогам проведенной инвентаризации возможно списание товаров. Здесь существует два варианта: товар есть в наличии, но утратил свои потребительские качества по ряду причин, или, во втором случае, по результатам инвентаризации была выявлена недостача.

Для товаров, утративших свои потребительские свойства, составляются акты списания. В случае недостачи, товар списывается в рамках естественной убыли (усушка, испарение и т.д.), в случае хищений и злоупотреблений его стоимость взыскивается с виновных лиц.

Инвентаризация: порядок списания товаров
 

Как провести инвентаризацию в магазине

Инвентаризация торгового предприятия проводится в сроки, определенные руководителем. Перед началом процедуры магазин закрывается, и прекращаются все операции с товарами и денежными средствами. При проведении инвентаризации торговые организации должны руководствоваться общими и специальными нормативными документами, в которых отражены особенности проведения инвентаризации в торговле.

Как провести инвентаризацию в магазине четко и быстро?
 

Организация приемки товара по количеству и качеству. Правила проведения и пошаговая инструкция.

В процессе осуществления торговой деятельности предприниматель вступает в отношения по приемке товаров. В рамках процедуры приемки товара проверяется количество, качество товара, упаковка, состояние тары.

Одной из главных целей приемки является определение недостатков товара. При приемке товара по количеству необходимо сопоставить вес, количество единиц товара, число мест с данными, указанными в сопроводительных документах.

Приемка по качеству проводится по органолептическим показателям. 

Инструкция по приемке товара по количеству и качеству

Источник: https://www.business.ru/inventarizacia

Как проводится инвентаризация?

Инвентаризация
Инвентаризация – способ установления истинного положения дел или возможность установить соответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим положением дел.

Обычно инвентаризацию связывают с пересчетом и перемериванием предметов. Но не все так просто, как кажется. О том, как грамотно подойти к процессу инвентаризации рассказывает Я.В. Соколов, д.э.н.

, профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России.

Комиссия

Главное в инвентаризации – необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Поэтому возникает вопрос: кто может проводить инвентаризацию? Ответ таков: прежде всего собственник, и столько раз, сколько сочтет нужным.

Однако в договоре о материальной ответственности, который он заключает с управляющим (нанятым администратором, кладовщиком, кассиром и т. п.), частота инвентаризаций может быть оговорена.

Это только означает, что собственник добровольно ограничивает свои права.

Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может – что, как правило, и делает – назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право.

При этом известны два варианта отношения материально ответственных лиц к составу инвентаризационных комиссий.

Лет тридцать назад их включали в состав этих комиссий, мотивируя такое решение тем, что преследуется совместная с администрацией цель установления истинного положения дел, что особенно важно в условиях инвентаризации незавершенного производства.

Такой подход еще более важен на предприятиях розничной торговли, ведущих суммовой (стоимостной) учет товаров по покупным ценам. У них счет 41 “Товары” оказывается смешанным: по дебету ценности отражаются в покупных ценах, а по кредиту счета 90 “Продажи” – в розничных (продажных). И только сведения об остатках товаров по покупным ценам позволяет установить финансовый результат.

Однако в настоящее время, если речь не идет о приведенных случаях, в состав комиссий обычно перестали включать материально ответственных лиц, ибо исходили из того, что комиссия должна установить выполнение подотчетным лицом договора о материальной ответственности. В настоящее время, как показывает практика, специальный письменный договор чаще не составляется, но он, так или иначе, подразумевается. Точно так же, когда человек совершает покупку и платит деньги продавцу, речь идет о выполнении договора купли-продажи.

От фактов к учету или от учета к фактам

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки сверяются с учетными данными; данные аналитических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием.

В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учетным данным, во втором – от учетных данных к фактическим. Формально второй путь может быть оправдан тем, что если собственник числит за материально ответственным лицом каких-то ценностей на Х руб.

, то и работник отчитаться должен на эту же величину.

Однако в жизни правилен только первый подход, ибо у материально ответственного лица может быть излишек каких-либо ценностей, и в этом случае он не будет оприходован, а, следовательно, возникнет сокрытие ценностей, которые по праву не могут принадлежать материально ответственному лицу.

Самый простой вариант проведения инвентаризации – это так называемый нулевой вариант. Он удобен при достаточно быстрой оборачиваемости ценностей в условиях их партионного учета. Тут все просто: отпустили последнюю единицу ценностей, фактический остаток оказывается равен нулю, а в учете, например, числятся еще две единицы. Так констатируется недостача.

Опись

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, включая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом.

Но на практике достаточно часто последний лист не подписывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача.

(Излишек хуже недостачи, так как свидетельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчитали, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери.

Так вот материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены комиссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

– Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказываются в излишке, а других может не хватать.

Если в инвентаризируемом предприятии ведется учет по данной схеме, то в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, в которой и устанавливается излишек или недостача не по общему итогу ценностей, а по каждому их наименованию.

Итоги

Если материально ответственное лицо соглашается с выявленными результатами и признает их, то в случае торговли новый товарный отчет включает уже и новый входящий остаток.

Но если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов.

В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величине, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в результате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т.е. принять ее на свой счет).

Если же этого не произойдет, то дело будет передано в суд. При всех обстоятельствах выявленная сумма недостачи будет списана со счета 41 “Товары”. В первом случае – на результаты, во втором – на дебиторов по претензии. Суд своим решением или обяжет материально ответственное лицо возместить недостачу или откажет в иске.

Презумпция

И тут надо сделать очень важное замечание о презумпции невиновности.

Строго говоря, если инвентаризационная комиссия выявила недостачу, материально ответственное лицо может потребовать, чтобы администрация и доказывала его, например, кладовщика, кассира вину и может отказаться писать объяснения, тем самым осложняя работу администрации по оформлению дел для последующего судебного разбирательства.

Понимая это, составители договоров о материальной ответственности вольно или невольно закладывают в него презумпцию виновности. Это означает, что в случае констатации недостачи и тем более излишка ценностей материально ответственное лицо, а не администрация, должно доказывать свою невиновность.

Эффективность

Обычно считается, что самая эффективная инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц. Это правда, ибо в этом случае сдающий дела сам все просчитает и, в случае недостачи, покроет ее.

Отсюда следует, что чем чаще происходит смена материально ответственных лиц, тем крепче сохранность ценностей, конечно, если с этих лиц есть что получить, а у них будет возможность, желание и необходимость выявленную недостачу погасить.

Внезапность

Обычно предполагается, что инвентаризацию хорошо проводить внезапно.

Во многих случаях это правильно. Например, администрация фирмы узнает, что некий директор магазина торгует своими товарами в ущерб собственникам. Тут нужна внезапность. Но возможны и другие случаи. Один из эпизодов своей жизни рассказывал замечательный юрист А.Ф. Кони.

Ему сообщили, что в кассе одного из служебных учреждений губернского города образовалась огромная недостача. (Любопытно, что большие суммы наличных денег тогда находились не в банке, а в кассе, что по современным представлениям уже большое нарушение.) Кони выехал с ревизией.

По дороге к нему подсел некий господин, представился и сообщил, что казначей ревизуемого учреждения набрал денег в долг и уже к ревизии готов. Собеседник утверждал, что только внезапность позволит разоблачить негодяя. Кони спокойно выслушал собеседника и попросил никому не говорить об этом.

Приехав в город, Кони в присутствии казначея пересчитал деньги в сундуке, составил акт, в котором подтверждалось полное наличие денежных средств. Все были довольны. Потом Кони пожал руку проверяемому, опечатал сундук с деньгами и распорядился отправить его в столицу, в центральное казначейство.

Человек, который минуту назад ликовал, покрылся потом и упал без сознания. Это не помогло. Так что иногда объявленный открытый срок лучше внезапности.

Перманентность

В хороших предприятиях, где ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения.

Скажем, уполномоченный сотрудник каждый день берет три карточки аналитического учета товаров (материалов), идет на склад и сверяет учетное количество с фактическим наличием.

Также перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Аудит и инвентаризация

Аудитор должен составить мнение о правдивости бухгалтерской отчетности. Без инвентаризации это невозможно. Однако на практике сплошь и рядом обходятся без инвентаризации, а, следовательно, в таких случаях грош цена и всему мнению аудитора.

Вместе с тем сам аудитор в инвентаризации как член инвентаризационной комиссии принимать участие не должен, а вот наблюдать, как инвентаризация проводится – обязан. Такой подход делает аудитора независимым экспертом, способным оценить саму технику и добросовестность проведения работниками проверяемой фирмы инвентаризации. Как, например, проводится неизбежная в таких случаях выборка ценностей.

Некоторые контролеры, например, предъявленный им коньяк проверяли на вкус (органолептический анализ) и при этом хотели пробовать из каждой бутылки.

Аудитор должен оценить качество проведенной инвентаризации, и только это позволит ему оценить достоверность самой отчетности. При этом аудитор должен быть беспристрастным и искать только то, что велит ему его совесть. Это часто обижает клиентов.

Они думают, что платить аудитору не самое лучшее дело, но если аудитор пишет что-то плохое с точки зрения плательщика, то это ему (клиенту) кажется чудовищно безнравственным.

Но нравственность в том и есть, чтобы не обязываться там, где обязываться не надо.

Внимание

Внимание – очень важное слово. Оно особенно важно для тех, кто ведет учет. И хотя со мной, очевидно, все будут согласны, мне хочется привести один печальный случай.

Война. Большие строгости. При инвентаризации на складе была выявлена недостача двух буханок хлеба. Кладовщик написал объяснение, из которого следовало, что он эти буханки не брал, что он человек честный, а его сын – герой Советского Союза. Объяснение признали неубедительным и человека расстреляли.

А потом оказалось, что все дело в бухгалтерской ошибке: умножая в одной из накладных на поступающий хлеб цену на количество, бухгалтер ошибся и записал существенно большую стоимость, равную двум буханкам.

Но в природе их не было, а в учете сальдо счета “Товары” (тогда это был счет 009, а не 41) оказалось завышенным, и при проверке образовалась псевдонедостача, за что безвинно пострадал кладовщик.

Отсюда видно, как методы учета переплетаются с основами жизни, и каждый бухгалтер должен понимать, что инвентаризация – это не только выявление ценностей предприятия, но и проверка своих духовных ценностей, которую время от времени должен проводить каждый человек.

И, прочитав эту статью, не спешите на рабочее место пересчитывать и перемеривать чужое богатство, а сначала перепроверьте свои духовные ценности. Хорошо было бы выявить в этом случае излишки.И чем их больше, тем будет всем лучше. Но не приписывайте то, чего нет.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/13635/

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Инвентаризация

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет».

Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

ЭтапДействияДокумент (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно – работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене.

В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей.

Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию.

Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Инвентаризация

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/account/

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в рамках действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

  • при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было вверено материально ответственному лицу;

  • при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

  • при ликвидации или реорганизации организации.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

  • представители администрации организации;

  • работники бухгалтерской службы;

  • другие специалисты (работники технических, финансовых, юридических и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должно входить минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

Получение последних на момент инвентаризации приходных и расходных документов осуществляется инвентаризационной комиссией до начала проверки фактического наличия имущества.

Полученные документы визируются председателем инвентаризационной комиссии с указанием “до инвентаризации на “__” __________ 201_ г.”, что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственного лица

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

  • наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, деньги в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется качественное состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

  • виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (безналичные деньги, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

  • состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами, указанными в справке об имеющейся кредиторской и дебиторской задолженности, составленной бухгалтером, и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные комиссия заносит в соответствующие инвентаризационные описи (акты), на которых материально ответственные лица должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 – 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

Объект инвентаризации

Формы документов, которые можно использовать для оформления проведения и результатов инвентаризации

ОС

Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1)

Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18)

МПЗ

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3)

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19)

Расходы будущих периодов (объекты, стоимость которых учитывается на счете 97 “Расходы будущих периодов”, например лицензионное программное обеспечение)

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11)

Касса

Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15)

Документарные ценные бумаги и БСО

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16)

Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17)

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождения не выявлены, этот факт также отражается в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 – К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) – К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н):

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка

Операция

Д 94 – К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 73 (76) – К 94

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) – К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Д 91 – К 94

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

  • или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

  • или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

  • или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

  • или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

  • или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Проводка

Операция

Д 01 (10, 41, 43, 50) – К 91

Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Источник: https://otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/57266-inventarizaciya-poshagovaya-instrukciya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.