+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Содержание

Типичные нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Постановка и ведение кадрового дело производства является обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому вопросу достаточного внимания.

Последствиями небрежного отношения к ведению кадрового делопроизводства могут быть: проверки трудовой и налоговой инспекций, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

В кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет аудит кадровой документации, который, как правило, проводят:

  • при смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (в случае увольнения или перевода на другую должность, в другое подразделение);
  • при получении предписания из трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника;
  • при смене руководства организации;
  • в случае приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации после произошедших в нем изменений.

Приведем перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть у каждой организации:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры.  Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры  управления организацией (график сменности, положение о ненормированном рабочем дне и тому подобное).

Работодатели зачастую пренебрегают следующими, очень важными моментами при оформлении кадровой документации:

  • ознакомление работников с документом под роспись с простановкой даты ознакомления;
  • наличие оснований к приказам (заявления, акты, докладные и так далее);
  • наличие письменных уведомлений о наступлении отпуска (не позднее чем за 2 недели до даты наступления отпуска);
  • наличие полного пакета документов при увольнении «по статье» либо по инициативе работодателя, то есть за прогул, за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения либо при сокращении или ликвидации предприятия.

Особенно внимательно следует отнестись к документам на участке «Зарплата».

Поговорим о типичных нарушениях и конкретных «рецептах» наведения порядка в сфере оплате труда.

Типичные нарушения выплаты заработной платы

Выплата заработной платы реже, чем каждые полмесяца, является нарушением ст. 136 ТК РФ*. Конкретные даты выплаты должны быть указаны в трудовом договоре, коллективном договоре (если таковой имеется на предприятии), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.

Подчеркиваем, должны быть установлены конкретные даты для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, например 15-го и 30-го числа, а не с 10-го по 15-е и с 25-го по 30-е.

Ст. 129 ТК РФ установлено, что заработная плата включает в себя не только вознаграждение за труд, но и компенсационные выплаты: надбавки и доплаты, а также стимулирующие выплаты (премии, доплаты и тому подобное).

Следовательно, если в локальных нормативных актах организации есть указание на выплату в обязательном порядке ежемесячной премии, то она, входя в состав заработной платы, должна выплачиваться два раза в месяц.

Если же работодатель планирует платить премию по итогам календарного месяца (квартала или другого периода), необходимо использовать в локальных нормативных актах соответствующую формулировку, например, «премия выплачивается по итогам календарного месяца (квартала)».

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, трудовых договорах.

Размер зарплаты, установленной в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях должен быть не ниже установленного законом минимума. К тому же цифры, указанные в вышеперечисленных документах, должны совпадать.

Оформление понижения заработной платы просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание — незаконно. Зарплата — существенное условие трудового договора, которые могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не работодателем в одностороннем порядке. К тому же должно быть аргументированное обоснование снижения заработной платы.

В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: «с оплатой согласно штатному расписанию». Это грубейшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны:

  • размер тарифной ставки или должностного оклада;
  • надбавки, доплаты.

Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим на предприятии системам оплаты труда и премирования.

Если в организации недавно увольнялись работники, то нужно проверить, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в том случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.

В организации должна быть утвержденная форма расчетного листка, доказывающая, что извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и осно­ваниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Режим рабочего времени

Подбирая работу, человек всегда интересуется ее условиями. В первую очередь — своими функциональными обязанностями и размером заработной платы.

Затем, как правило, возникают вопросы, связанные с временными характеристиками будущей работы: в какое время и сколько часов в день придется трудиться, когда выходные и тому подобное.

Данные вопро­сы тесно связаны с понятием режима рабочего времени.

Режим рабочего времени — это совокупность правил, норм, установленных как на централизованном, так и на локальном уровнях, обеспечивающих управление и использование труда работников.

К элементам режима рабочего времени законодатель относит:

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной работы (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • графики сменности;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

В каждой организации вопросы режима рабочего времени должны регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка.

Условие о режиме рабочего времени должно быть включено в трудовой договор, заключаемый с претендентом на вакантную должность. Однако данное утверждение верно при одном условии: если для данного работника режим отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Таким образом, можно констатировать, что режим рабочего времени, установленный в компании, может как совпадать с режимом рабочего времени работника, так и отличаться, причем в последнем случае это должно быть отражено в трудовом договоре сотрудника (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Установленный в компании режим рабочего времени, а также и режим рабочего времени конкретного работника являются обязательными и для той, и для другой стороны трудового соглашения. Поэтому в случае его нарушения работник может быть привлечен работодателем к дисциплинарной ответственности, соответственно, в свою очередь работодатель — к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Принимая во внимание особенности производства, особый характер труда, категории работников, возраст, состояние здоровья и другие факторы, работодателем должны устанавливаться для работников различные режимы рабочего времени.

Указывая в правилах внутреннего трудового распорядка продолжительность рабочей недели, работодатель определяет, для каких работников установлена нормальная продолжительность рабо­чего времени (ст. 91 ТК РФ), для каких — сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ).

Такие виды рабочей недели, к примеру, как рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику (ст. 111 ТК РФ), неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ) должны быть обоснованы работодателем. Должности работников с ненормированным рабочим днем должны закрепляться в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре, соглашениях (ст. 101 ТК РФ).

Помимо основных положений, определяющих режим рабочего времени, ТК РФ регулирует режимы труда и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющие определенные особенности:

  • при работе вахтовым методом (ст. 301 ТК РФ);
  • работающих у работодателей — физических лиц (ст. 305 ТК);
  • работающих в религиозных организациях (ст. 345 ТК РФ),
  • спортсменов (ст. 348.1 ТК РФ);
  • работников, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств (ст. 329 ТК РФ).

Работодатель    должен учитывать     ограничения, установленные ТК  РФ для  отдельных категорий   работников   (несовершеннолетних, женщин), при привлечении их к работе в ночное время и тому подобном. Наиболее   распространенными в области режима тру­да являются нарушения требований, связанных с:

  • отсутствием в организациях локальных нормативных актов, регулирующих распорядок рабочего времени и времени отдыха (правила внутреннего трудового распоряд­ка, графики сменности, графики отпусков) (ст. ст. 100, 103, 108, 123 ТК РФ);
  • ведением учета рабочего времени с нарушением установленных ТК РФ правил;
  • отсутствием графика сменности;
  • привлечением работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их письменного согласия (ст. ст. 99, 113 ТК РФ) и другие.

Подводя итог всему вышесказанному, следует заметить, что соблюдение правил ведения кадровой документации и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства помогут:

  • выполнить требования трудового законодательства по оформлению необходимой кадровой документации;
  • предотвратить наступление ответственности за несоблюдение оформления кадровой документации;
  • организовать трудовой процесс с четким распределением прав и обязанностей сторон, а также ответственности;
  • снизить риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками;
  • отстоять интересы в случае возникновения трудовых споров или конфликтных ситуаций с работниками
  • и проверяющими органами;
  • предотвратить иные последствия за несоблюдение и нарушение требований по оформлению кадровой документации.

Источник: http://www.Glavbuh-best.ru/news/26-news.html

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Кадровое делопроизводство – основные ошибки и их решение

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Все трудовые отношения между работодателем и сотрудником регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Известно, что за нарушение требований трудового права, охраны труда и промышленной безопасности работодатель несёт административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность.

Из этого можно сделать вывод, что лучше придерживаться установленных законодательством требований, а в случае выявления нарушений, своевременно исправлять ошибки.

Чаще всего в компаниях за кадровые процессы отвечает кадровая служба, также может быть отдел бухгалтерии, реже сам руководитель.

Кто бы в организации не занимался кадровыми процедурами и документооборотом, этот сотрудник должен владеть необходимыми знаниями и очень хорошо знать законодательство.

Кадровое делопроизводство является одним из самых важных и нелегких участков работы на любом предприятии. Данный участок требует внимательности к деталям и системного подхода.

Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.

Хотя ошибки все же допускаются, и чаще всего они связаны именно с отсутствием документов, которые предусмотрены трудовым законодательством. Также необходимо учитывать человеческий фактор, так как механические ошибки тоже занимают не последнее место.

Сегодня Карьерист.ру решил разобраться, какие же ошибки наиболее часто встречаются при работе с основными кадровыми документами.

Штатное расписание

Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д.

Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3.

Данная форма не является обязательной для применения, но если предприятие вводит в работу свой формат штатного расписания, он должен содержать все необходимые для заполнения пункты (согласно Ф №Т-3).

При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:

  • полное отсутствие штатного расписания или наличие нескольких таковых;
  • часто бывает, что вроде бы штатное расписание и есть, но оно не согласовано, не утверждено, и используется как внутренний документ, и в случае проверок государственными органами такой документ будет расцениваться как нарушение;
  • не корректные изменения штатного расписания, направленные на создание виденья сокращения численности, выведения или введения мнимых должностей и другое;
  • штатное расписание, которое не соответствует реальности, с придуманными окладами или должностями;
  • механические ошибки, которые не считаются нарушением, в случае, если глобально не будут влиять на содержание.

Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.

Трудовой договор

Статья 5.

27 (о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, говорит о том, что не исполнение работодателем обязанности оформить с работником трудовой договор в письменной форме является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Трудовой договор необходимо заключать в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:

  1. Отсутствие трудового договора, само по себе уже является нарушением.
  2. Случаи, когда не указаны дата и срок действия договора.
  3. Орфографические ошибки, которые могут искажать информацию.
  4. Несоответствие должности в трудовом договоре и в штатном расписании.

    Трудовой кодекс гласит о том, что должность в договоре должна обязательно соответствовать штатному расписанию. Эта ошибка чаще всего возникает механически, особенно, при больших объемах работы или невнимательности кадрового сотрудника.

  5. Описание штрафных санкций в отношении сотрудника.

    В статье 192 Трудового кодекса РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

    В этой же статье говорится о том, что нельзя применять санкции, которые не предусмотрены федеральным законом, речь идет как раз о штрафах и других материальных удержаниях.

  6. Описание премий. В случаи отсутствия Положения про оплату труда, многие работодатели прописывают эту информацию в трудовом договоре.

    В трудовом договоре, пункт о возможности получить премию должен быть четко обрисован: в каком размере, при каких условиях и показателях сотрудник может получить премию, с какой периодичностью и так далее.

  7. Наименование будущего места работы (название компании) не указано или указано не точно. Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы.

    Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.

  8. Отсутствие описания условий про оплату труда или условия описаны размыто. В ТК РФ четко прописаны обязательные условия, которые необходимо включить в трудовой договор. Отсутствие обязательных условий в договоре является нарушением.

    В частности, одним из условий являются условия оплаты труда. Ошибкой в данном пункте могут быть ссылки на внутренние регламентирующие документы работодателя, в которых прописана система оплаты труда.

  9. Функции сотрудника. Не четко прописанные функции сотрудника в трудовом договоре — довольно частая ошибка для работодателя.

    Не стоит упускать это из виду, и прежде чем подписывать договор с сотрудником, позаботьтесь о том, чтобы все основные обязанности были четко сформулированы и учтены. Этот пункт договора не должен превратиться в детальное описание мельчайших подробностей конкретной должности, это может и должно отображаться в должностной инструкции, но основа должна быть.

График отпусков

Многие работодатели считают, что график отпусков можно вести в свободной форме, но есть утвержденная государством унифицированная форма №Т-7.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным им на это лицом. Документ в обязательном порядке составляется даже, если в компании работает один сотрудник.

График необходим для того, чтобы в компании не нарушались трудовые процессы и соблюдалась очередность уходов в отпуск.

К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:

  • отсутствие графика отпусков или не утвержденный график;
  • отпуск сотруднику не предоставлялся в течение двух и более лет непрерывной работы;
  • невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;
  • деление дней всего отпуска на мелкие части, несмотря на то, что одна из частей отпуска в обязательном порядке должна составлять не менее 14 календарных дней;
  • нарушение установленных законодательством сроков составления и утверждения графика;
  • не внесение изменений в график отпусков в связи с приемом на работу новых сотрудников;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • не ознакомление сотрудников с графиком под подпись;
  • игнорирование обязательного уведомление сотрудников о начале отпуска за две недели до начала;
  • ошибки при расчете дней отпуска, с учетом разных категорий сотрудников и их прав на продолжительность отпускного периода;
  • увольнение сотрудников во время отпуска. Указанная ситуация является нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч.6 ст. 81 ТК РФ).
  • Перенос отпуска без уведомления и согласия сотрудника. Чаще всего это происходит тогда, когда компания срочно нуждается в присутствии сотрудника на работе, в виду образовавшегося важного проекта или клиента. И в данном случае руководитель или отзывает сотрудника, или переносит даты отпуска, просто поставив сотрудника перед фактом, что является грубым нарушением законодательства.

В завершении, мы хотели бы акцентировать внимание на том, что прежде чем утверждать и вводить в работу любой кадровый документ, перепроверьте себя или того, кто его составлял. Как гласит пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/kadrovoe-deloproizvodstvo-osnovnye-oshibki-i-ix-reshenie.html

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Организация и ведение кадрового делопроизводства – прямая обязанность работников службы персонала.

В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров – сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • государственная служба занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе.

В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить.

С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Источник: http://fb.ru/article/244766/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ot-a-do-ya

Размеры штрафа за нарушения кадрового делопроизводства

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

  • Отсутствуют документы по охране труда в большинстве организаций.

  • Кадровое делопроизводство
  • Делопроизводство: заблуждения кадровых работников
  • За что оштрафует работодателя трудовая инспекция
  • Об ответственности работодателя
  • За что дисквалифицируют руководителя компании и кадровика?
  • Порядок и особенности ведения кадровой документации ип
  • Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • Миллион рублей — штраф за нарушение трудового законодательства
  • Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

Кадровое делопроизводство К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель.

Но, обратите внимание, с учетом судебной практики обязательно при прописании гарантий работникам, работающим во вредных условиях труда, указать, что предоставление данных гарантий связано именно с вредными условиями труда, они являются временными и предоставляются на основании конкретных результатов специальной оценки (с указанием реквизитов, по которым могут быть идентифицированы результаты одной специальной оценки от результатов другой специальной оценки). В противном случае прописание гарантий будет толковаться как индивидуальные договоренности между работником и работодателем и работодатель не сможет снять эти гарантии при изменении условий труда и результатов следующих специальных оценок. Нарушение № 4. Непрописание в трудовом договоре трудовой функции.
Это нарушение ранее больше фигурировало в судебной практике, но в 2014-2015 гг. уже перешло и на инспекционную практику. В ст.

Инспекторы штрафуют кадровиков

Внимание

Непрописание условий труда в трудовом договоре. Это новое требование, которое было включено ст.

57 Трудового кодекса РФ с 1 января 2014 года и многие работодатели до сих пор его пока не включили в трудовой договор: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия труда на рабочем месте (абзац введен Федеральным законом от 28.12.2013 г. № 421-ФЗ)».

Для того, чтобы выполнить эти требования, необходимо по результатам специальной оценки условий труда вписать в трудовой договор «Условия труда на рабочем месте: оптимальные (или допустимые или вредные или опасные)». Нарушение № 3. При наличии вредных или опасных условий труда непрописание в трудовом договоре гарантий.

Ранее ст.

Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

  • на граждан в размере от 3 000 до 5 000 рублей;
  • на должностных лиц — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.

2. за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 50 тысяч до 100 тысяч рублей.

3. за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не указанных в п.

Трудового кодекса установлено: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)». То есть в каждом трудовом договоре должна быть прописана именно функция, а не только название должности, профессии по штатному расписанию. Необходимо указать именно то, какой вид работы поручается работнику.
Нарушение № 5. Непрописание системы оплаты труда в трудовом договоре. Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)».

Штрафы за неправильное ведение кдп

Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и спецфики, без уведомления и потребовать предъявить ему более 30 различных документов, предусмотренных трудовым законодательтвом.

Правильно оформленные кадровые документы -гарантия успешного прохождения проверки трудовой инспекцией.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтых ситуациях.

Итак, на что стоит обратить внимание работодателя: Локальные нормативные акты , связанные с управлением персоналом.Локальные нормативные акты адаптируют действующее законодательство к особенностям конкретной организации и необходимы для последущей индивидуальной работы с каждым сотрудником. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации.

Кадровое делопроизводство: обязанности и ответственность

Некоторые организации в подобных ситуациях для упрощения документооборота вместо подготовки письменного уведомления оповещают сотрудников о предстоящих изменениях путем ознакомления под личную подпись непосредственно с приказом. Делать это не запрещено.Анализируя судебную практику, можно сделать вывод, что трудовые инспекторы охотно штрафуют организации именно по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ, ведь сюда подпадает любое нарушение норм трудового права. В рассмотренном ниже деле инспектор нашел сразу несколько нарушений у работодателя.
Судебная практика. Государственная инспекция труда в г. Москве 05.06.2015 признала работодателя (ООО) виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ, и назначила наказание в виде штрафа в размере 30 000 руб.

Иванову не просили бы поставить подпись об ознакомлении на бумажном приказе, а просто выслали бы ей для ознакомления скан-копию документа в рамках СЭД, которая протоколирует действия пользователей). В ст.

22 ТК РФ в обязанностях работодателя указано, что он должен знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Конечно, между приказом и локальным нормативным актом нельзя поставить знак равенства, но это не отменяет того факта, что работники должны знать, как меняются условия их труда.

Еще одним аргументом в пользу того, что надо получить подпись сотрудника и на других приказах, является то, что в унифицированных формах, которые были обязательными до 2013 г., предусмотрен реквизит ознакомления работника с документом.

Новости

В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:- локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст.

134 ТК РФ);- в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст.

135 ТК РФ);- в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.

1 ТК РФ);- на экземпляре трудового договора одного из работников, хранящегося у работодателя, отсутствует подпись о получении работником экземпляра трудового договора на руки (в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ).Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным (см. Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383).См.

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве

В связи с многочисленными жалобами граждан о нарушениях трудовых прав прокуратура выдала государственной инспекции труда (ГИТ) требование о проведении внеплановой проверки соблюдения трудового законодательства у работодателя (ООО). Трудовая инспекция установила, что, несмотря на то, что в 2014 г.

работодатель заключал гражданско-правовые договоры по оказанию услуг, между исполнителями и заказчиком работ, выступающим фактически в роли работодателя, установлены признаки трудовых отношений. Поэтому отношения со всеми работниками были признаны трудовыми.

В связи с этим было установлено, что работодатель:- не оформил трудовые договоры в письменной форме при фактическом допущении сотрудников к работе (в нарушение ч.

2 ст. 67 ТК РФ);- не издал приказы о приеме их на работу (в нарушение ч. 1 ст.

Источник: http://1privilege.ru/razmery-shtrafa-za-narusheniya-kadrovogo-deloproizvodstva/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.