+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оплата проживания в командировке

Содержание

Оплата проживания в командировке

Оплата проживания в командировке

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле, съёмной квартире. При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Основные правила

Возмещение проживания в командировке производится по установленным правилам. Первое и основное: расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.

В общем виде порядок компенсации проживания командированного сотрудника можно представить так:

  1. Оформление и подписание приказа о направлении в командировку. Этот документ подписывает работодатель, после чего с ним знакомится сотрудник. Приказ – документ, подтверждающий действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей.
  2. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя. Вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
  3. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице. Это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда и выезда, стоимостью проживания.
  4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания. В бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.

Согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера, расходы принимаются к возмещению в полной сумме. В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку.

Однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом.

Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах (например, в Положении о командировке) условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания определяется территориальным удобством, бюджетом и другими индивидуальными причинами. Варианты: гостиница, отель, служебная квартира или ее часть, посуточная аренда квартиры или комнаты у сторонних арендодателей, проживание у знакомых или родственников сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания. Это может быть питание, уборка номера, парковка.

Некоторые организации на постоянной основе снимают квартиры или оформляют их в собственность. Служебное жилье также может служить местом временной остановки сотрудника при выполнении служебных заданий в другом городе.

Если в населенном пункте, в который отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае (при условии, что сотрудник проживает бесплатно), компенсировать проживание не нужно.

Если речь идет о временной аренде квартиры или комнаты, возникает вопрос: какая документация необходима для подтверждения расходов? Во-первых, потребуется соглашение между работодателем и сотрудником о данном способе проживания. Во-вторых, следует заключить договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты за проживание на период аренды.

Специфика расходов на проживание в командировках бюджетных работников

С целью экономии средств бюджетные организации в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание своих сотрудников, направленных в служебную поездку. Чаще всего лимит определяется размером суточных: обычно их сумма не превышает 2000 рублей.

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник должен предоставить справку из гостиницы и кассовый чек. Этот набор документов является доказательством затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты: номер, дату оформления, наименование организации, услуги, а также подпись и печать. Чек распечатывается автоматизированной системой и содержит номер и сумму.

Документы сотрудник передает в бухгалтерию. Расходы компенсируются отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.

О нормах выплат

В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России, 2500 рублей в сутки при заграничных командировках.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация производится в рамках лимитов, установленных в конкретной компании. Лимит возмещения зависит от многих факторов: территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе, должность командированного сотрудника. В среднем, суточная норма расходов составляет 1500-3400 рублей.

Однако не стоит забывать о налоге на прибыль. Возмещение аренды жилья или номера к доходам не относится, поэтому НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

Компенсация без подтверждения документами

Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации. Если затраты решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать с них налог на прибыль.

Отсутствие подтверждающих затраты документов ставит бухгалтерию организации в затруднительное положение. Поэтому во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

Более продвинутые компании используют специализированные бизнес-инструменты, которые позволяют сразу сохранять все оправдательные документы прямо у себя в мобильном. Вам нужно просто сфотографировать чек и прикрепить его к авансовому отчету в облачном приложении.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Источник: https://hamiltonapps.ru/oplata-prozhivanija-v-komandirovke/

Как по закону оплачиваются расходы на проживание в командировке – подтверждающие документы командировочным

Оплата проживания в командировке

> Трудовое право > Командировка > Важное > Как по закону оплачиваются расходы на проживание в командировке – подтверждающие документы командировочным

Когда сотрудника направляют в командировку, работодатель обязан платить ему зарплату по среднему заработку, суточные, а также компенсировать расходы на проезд и проживание.

В текущем материале разберемся, как оплачивается проживание и какие документы требуется предоставить работодателю.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.

Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.

Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.

Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.

Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.

Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.

Пример:

Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.

В положении о командировках указано, что сумма превышения командировочных расходов может составлять до 1000 руб. в сутки.

Согласно авансового отчета, он потратил на проживание в гостинице 12000 рублей.  Соответственно, разницу в сумме 3000 рублей работодатель ему возместит.

Оплата гостиницы и гостиничные документы

На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.

К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке. Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.

Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов.

Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:

Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:

  • реквизиты гостиницы;
  • паспортные данные жильца;
  • сумма оплаты за проживание;
  • срок нахождения в номере;
  • печать и подпись.

Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке. И именно она прикладывается к авансовому отчету.

Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице.

Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.

Отчетные бумаги в квартире посуточно

Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги.

Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.

Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.

Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.

Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.

Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.

Без подтверждающих документов

Нельзя оплатить возмещение за проживание в квартире или гостинице, если у человека нет подтверждающих документов.

Бухгалтерия просто не сможет при таких обстоятельствах отчитаться в налоговой инспекции за выплаченные средства, и они будут признаны как доход.

На практике некоторые работодатели устанавливают в таких случаях компенсационные выплаты.

Согласно закону, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату на расходы жилья, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в размере до 700 рублей по РФ и 2500 за рубежом.

Поэтому оплатить-то их, конечно, можно, но налоги с компенсации придется платить.

Поэтому лучше искать жилье, при оплате которого выдают квитанции, оформленные должным образом.

Выводы

По представленной теме выделим несколько основных выводов:

  • Работодатель обязан возмещать оплату проживания сотрудника в командировке.
  • Командированный сотрудник несет обязательство в течение 3 дней по возвращении из поездки отчитаться работодателю за понесенные расходы.
  • Если работник не сможет предоставить чеки на оплату гостиницы или съемной квартиры, работодатель сможет ему компенсировать затраты, но тогда с этих сумм придется платить налоги.
  • В авансовый отчет о командировке требуется вложить квитанцию, подтверждающую оплату жилья, оформленную в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
  • Дополнительно за проживание работодатель оплачивает работнику суточные. Они не подлежат отчету, оплачиваются за каждый день, проведенный в командировке. Сумма до 700 руб. при командировке по РФ и 2500 руб. за границей – не подлежит налогообложению.
  • Оплата за проживание сотрудника в командировке производится до отъезда. По приезду работник вносит в кассу неиспользованные средства или получает от работодателя перерасход на основании авансового отчета.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/rashody-na-prozhivanie.html

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Оплата проживания в командировке

Направление сотрудника в деловую поездку — это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.

Направление в поездку сотрудника налагает на работодателя ряд обязанностей. Он должен сохранить на этот период заработную плату, компенсировать расходы на проезд и выплачивать ежедневное содержание.
Кроме того, работник имеет право на компенсацию понесенных убытков за гостиницу.

Оплата проживания в гостинице в командировке

Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.

Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:

  • необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
  • покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
  • в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.

При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.

Оплата за проживание в командировке без подтверждающих документов

Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.

Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.

Только коммерческие компании имеют такую возможность. В этом случае, работнику выдаются денежные средства на весь период в определенном размере. Как правило, сотрудник должен предоставить распечатку с любого сервиса по бронированию гостиниц. Если стоимость проживания устроит руководство, то сотрудник получит возмещение в указанном размере.

Проживание в командировке – по какому коду КОГСУ платить командировочные

Указанные расходы следует компенсировать по коду 112, подстатьи 212 КОСГУ. Данный вариант является правильным и соответствует нормам законодательства и положением постановлений правительства.

Такая кодировка необходима для работников бухгалтерии. Она не нарушит положения закона о бухгалтерском учете. Соответственно бухгалтер будет прав и не понесет ответственность за неправильное проведение платежа.

Оплата проживания в командировке военнослужащим 2018

Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.

Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации 2018

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится по трем основным вариантам:

  • если вопрос о проживании согласован заранее и известна конкретная гостиница, работник может получить деньги на руки под отчет. Это будет определенная сумма, необходимая для платы за гостиницу;
  • нередко сотрудники самостоятельно платят во время проживания. После чего они предоставляют документы в бухгалтерию и получают соответствующее возмещение;
  • возможна и непосредственная плата за гостиницу из средств работодателя. Таким образом, жилье будет оплачено на весь отрезок времени нахождения в командировке изначально.

Возможен любой из перечисленных вариантов.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (10 3,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/oplata-prozhivaniya-v-komandirovke-v-2017-godu.html

Командировка оплата проживания без документов

Оплата проживания в командировке

В период нахождения в служебной поездке сотрудник действует по заданию и в интересах работодателя. Соответственно, работодатель обязан предпринять все меры, чтобы командировочный сотрудник не понес убытков.

Поэтому, трудовое законодательство включает несколько положений, которые регламентируют компенсации сотрудникам, находящимся в таких поездках (включая выплату суточных, даже на командировку на один день).

В том числе, организация обязана осуществлять оплату за проживание в указанный период (даже если командировка продлится всего один день: детали такого варианта тут). Это базовая гарантия сотруднику. Однако, оплата организацией средств за проживание в командировке происходит по ряду правил, которые следует знать.

Нормы оплаты проживания в командировке

Оплата проживания в гостинице в командировке предполагает наличие приказа о направлении в служебную поездку и документов, подтверждающих расход собственных денежных средств.

При этом закон устанавливает обязанность организации компенсировать такие расходы сотрудника в служебной поездке. Однако его положениями не определены нормативы возмещения.

Поэтому каждый работодатель устанавливает их по своему усмотрению (поэтому важно уделить внимание тому, как проходит оформление командировок в 2018 году).

Как правило, предельное возмещение устанавливается в сумме 1500 – 3500 рублей. Но размер компенсации оплаты за проживание в командировке зависит и от вида служебной поездки – в пределах региона, в пределах России и за рубежом.

Говоря о лимитах возмещения организации расходов, нужно учитывать важный момент. Это уплата налога на доходы. По сути, компенсация затрат на проживание в командировке не является доходом и не может им быть.

Но данное правило можно использовать как лазейку и получать избыточно большое возмещение. Поэтому законом определено правило, по которому НДФЛ не удерживается, если расход за жилье не превысил 3500 рублей.

В этом случае, работник получает полное возмещение без налоговых включений.

Когда размер превышает 3500 рублей, он может получить и большее возмещение. Но в суммы, которая будет выше 3500 рублей, бухгалтерия обязана удержать 13% налог на доходы.

Кстати, здесь можно прочитать про то, что такое служебное задание на командировку, и по какому образцу оно оформляется в 2018 году.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации в 2018 году

Бюджетные организации стараются всячески сэкономить бюджетные средства. Поэтому, они устанавливают наименьшие нормативы из возможных. Поэтому, перечисление возмещения на жилье, как правило, не превышает 2000 рублей за сутки.

При этом работник организации должен соблюсти установленную процедуру:

  • При направлении в поездку нужно получить в объекте размещения специальный документ, подтверждающий расходы. Это может быть справка, которая подтверждена кассовым чеком. Надо сказать, что единой формы справок нет. Каждый объект размещения вправе выдавать собственные подтверждающие документы. Но прикладывать кассовый чек нужно во всех случаях, именно этот документ удостоверяет факт зачисления средств на счет объекта;
  • После получения указанных бумаг, их нужно сдать в отдел бухгалтерии и написать заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты;
  • Обычно компенсационные средства за проживание во время служебной поездки зачисляются сотруднику при получении им ближайшей заработной платы или аванса.

Следует указать, что оплата проживания в командировке в бюджетной организации может предполагать и авансовую систему. То есть сотрудник получает деньги наличными под отчет. А после окончания служебной поездки он предъявляет документы, подтверждающие затраченные деньги.

Оплата проживания в командировке без подтверждающих документов

Оплата проживания в командировке без документов возможна только по согласованию с работодателем.

Ведь бухгалтерскому отделу необходимо будет находить иные основания для перечисления денежных средств работнику.

Дело в том, что оплата за жилье происходит только при наличии удостоверяющих такие затраты документов. Если же их нет, то у бухгалтерии не будет оснований для проведения указанных перечислений.

Соответственно, при отсутствии подтверждающих документов возможен только компромиссный вариант. Ведь невозможно будет удостоверить факт затрат сотрудника и проверить их обоснованность и фактическое наличие.

Оплата гостиницы в командировке военнослужащим

В отношении военнослужащих действуют все правила и гарантии компенсирования расходов при нахождении в служебной поездке. Соответственно, они также имеют право по возмещение расходов в полном объеме. Перечисление средств будет осуществляться Министерством обороны РФ.

Если говорить о нормативах, то они устанавливаются в зависимости от положения военнослужащего и занимаемой им командной должности. При этом данная категория лиц обязана предоставлять удостоверяющие документы для перечисления возмещения. В противном случае, оснований для выплат не будет.

Списание в расходы оплаты проживания в командировке

Здравствуйте. Я начинающий руководитель ООО УСН (доходы-расходы), еду в командировку за оборудованием в город, где у сына есть жилье. Жить буду у него 3-4 дня. Есть какой-нибудь документ по которому, я могу какую-то сумму (например 1000 рублей в сутки) «списать» в расходы для уменьшения налогов без предоставления каких-либо документов, кроме билетов на поезд.

С уважением, Юрий.

Источник: http://mlegal.ru/komandirovka-oplata-prozhivanija-bez-d/

Порядок и расчет оплаты проживания в командировке в бюджетной организации

Оплата проживания в командировке

Под «командировочными» подразумевают определенную статью расходов, в которую входит оплата проживания сотрудника предприятия, находящегося в командировке по воле работодателя.

На основании действующего положения о понятии «командировка», сюда можно отнести исполнение следующих обязанностей работником:

  1. Прибытие на объект в указанное время;
  2. Выполнение поставленной цели командировки;
  3. Отъезд в запланированную дату;
  4. Формирование отчета по возвращении на предприятие.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

  1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
  2. Установленные лимиты компенсации;
  3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
  4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
  5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Где можно проживать во время командировки?

Не обязательно жить в гостинице.

Существует несколько вариантов, которые может использовать командированное лицо для проживания:

  1. Гостиница;
  2. Служебное помещение (комната или квартира);
  3. Аренда жилого помещения;
  4. У родственников.

В данном случае каждый сотрудник имеет право самостоятельно принять решение, где он будет проживать. Резервируя номер в гостиничном комплексе, сотрудник может использовать все бытовые сервисы, необходимые для нормального проживания на время командировки.

Если на балансе предприятия числится жилая площадь, необходимая для проживания командированных лиц, то вопрос о резерве гостиничного номера не встает.

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что у работника появляется возможность остановиться у своих родственников.

Это оптимальный вариант, поскольку человек находится в максимально комфортных условиях проживания и имеет возможность увидеть близких, с которым встречается довольно редко в силу большого расстояния.

Необходимый пакет документов

Нужно предоставить все чеки.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации всегда осуществляется экономическим отделом или бухгалтерией. Однако, чтобы инициировать процедуру, соответствующий отдел должен получить от работника определенный набор документов, подтверждающий командировочные затраты.

Если идет речь о проживании в гостиничном комплексе, то у администрации необходимо запросить бланк строгой отчетности (у каждого предприятия своя установленная форма), вне зависимости от формата, на нем должна быть представлена следующая информация:

  • банковская информация о гостиничном комплексе;
  • данные паспорта командированного лица;
  • стоимость проживания в номере, где отдельно посчитан % НДС;
  • количество дней проживания;
  • синяя печать и подпись ответственного лица со стороны гостиницы.

Оплата предоставленных услуг должна быть подтверждена кассовым чеком, также может быть выписан приходный ордер.

Если предприятие имеет в собственности жилую площадь или предварительно был заключен договор аренды, то в таком случае организация самостоятельно отчисляет денежные средства банковским переводом на реквизиты арендодателя. Существует и другой вариант, когда работник самостоятельно заключает договор аренды жилого помещения с физическим лицом или компаний, предварительно согласовав данные действия с работодателем.

В качестве подтверждения расходов необходимо предоставить договор и чек либо расписку, свидетельствующую об оплате услуг.

Обращаясь к Налоговому Кодексу, можно отметить, что нет детального порядка о том, какие документы должны быть предоставлены для отчетности командированными сотрудниками. Документация, где выдержаны все соответствующие правила бухгалтерского учета, не могут быть игнорированы работодателем.

Установленные нормы

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Процедура оплаты проживания

Все документы передаются в бухгалтерию.

Как правило, бюджетные организации стараются снабдить своего сотрудника всем необходимым, но по максимально скромной стоимости, поэтому чаще всего могут быть устанавливаться уменьшенные размеры нормативов.

Чтобы получить оплату проживания в командировке в бюджетной организации, необходимо соблюсти определенный порядок:

  • как и было сказано выше, каждый командированный работник должен собрать подтверждающий пакет документов. Рекомендуется обязательно потребовать кассовый чек в качестве подтверждения расходов;
  • далее весь пакет документов необходимо направить в отдел бухгалтерии или экономисту для проверки;
  • чаще всего компенсация за траты в командировке зачисляется сотруднику вместе с будущей затратой или авансом на расчетный счет или через приходный кассовый ордер, в зависимости от установленных порядков на государственном предприятии.

Важно отметить, что некоторые организации практикуют авансовую систему.

Сотруднику на предприятии выделяется определенная сумма денежных средств, за которую по возвращении он должен отчитаться.

Возможно ли возмещение, если нет подтверждающих документов?

Без документов работодатель может не возмещать затраты.

Данный вариант возможен только в том случае, если существует дополнительная договоренность с работодателем. В таком случае бухгалтерия должна сформировать иную степень расходов или основания, посредством которых денежные средства будут возмещены командированному лицу.

Это связано с тем, что возмещение оплаты проживания должно происходить только после финансового подтверждения расходов.

Важно понимать, что если какая-либо документация отсутствует, то необходимо найти с работодателем компромисс, который устроит обе стороны. Зачастую возмещение работнику происходит не в 100% размере.

Чаще всего такая ситуация происходит в том случае, если сотрудник потерял в дороге документацию, которая нужна для отчетности, поэтому стараются сразу же пойти на компромисс с начальством. Не стоит спешить, поскольку информацию всегда можно восстановить.

Если было утеряно подтверждение финансовых расходов из гостиницы, то необходимо позвонить и попросить связать с администрацией. Объясняем ситуацию и запрашиваем дубликаты документов. Как правило, копии всегда передаются по факсу или электронной почте.

Поскольку сегодня с интернетом затруднений не существует, можно запросить цветные сканы документов, где будет присутствовать синяя печать и подпись ответственного лица. Если подобные отметки присутствуют, то бухгалтерия не имеет каких-либо оснований, чтобы не принять документы для компенсации.

Однако, чтобы подстраховаться, рекомендуется также запросить чек или кассовый ордер по почте на юридический адрес предприятия.

Компенсация затрат военнослужащим

Возмещение в том же порядке, что и для основных.

В данном случае если военный, находящийся на службе у государства, отправляется в командировку, то к нему применимы все те же правила и условия, которые были рассмотрены выше.

На основании действующего законодательства, военнослужащие также при предоставлении отчетности имеют все основания претендовать на полное возмещение денежных средств, потраченных в командировке.

Что касается установленных нормативов, то на них влияет звание военнослужащего и должность. Также сотрудник предоставляет банковские реквизиты для возмещения потраченных денежных средств.

Если отчетность не будет представлена в соответствующий отдел, который занимается выплатами, то данная процедура не будет инициирована.

Какие нюансы существуют?

Лимиты на стоимость проживания устанавливает только работодатель.

Чаще всего, оплата проживания в командировке происходит на государственных предприятиях, а значит финансирование подобных мероприятий осуществляется на различных государственных уровнях.

А значит в приказе о командировке обязательно должна быть указана информация об источнике финансирования. Далее вся процедура универсальна и ничем не отличается от возмещения трат на коммерческом предприятии.

Стоит отметить, что в Налоговом Кодексе также отсутствует информация о лимитах, предусмотренных на частный съем жилья во время пребывания командированного лица. Соответственно данные затраты должны полностью возвращаться сотруднику.

Многих сотрудников государственных предприятий интересует вопрос о том, могут ли предприятием быть востребованы дополнительные документы, подтверждающие факт финансовых расходов на проживание.

Как правило, бухгалтерия не запрашивает подобной информации, если только сотрудник предварительно не договаривался с начальством о самостоятельном заключении договора на аренду жилья.

В данном случае, кроме заверенного нотариально договора, необходимо предоставить документ, подтверждающий факт оплаты. Это может быть расписка (если денежные средства были уплачены наличными) либо банковская выписка в случае перевода.

В этом видео вы найдете пример расчета командировочных расходов.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/oplata-prozhivaniya-v-komandirovke-v-byudzhetnoj-organizatsii.html

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Оплата проживания в командировке

Midsection of businessman holding airplane tickets. Horizontal shot.

В период нахождения в служебной поездке сотрудник действует по заданию и в интересах работодателя. Соответственно, работодатель обязан предпринять все меры, чтобы командировочный сотрудник не понес убытков.

Поэтому, трудовое законодательство включает несколько положений, которые регламентируют компенсации сотрудникам, находящимся в таких поездках (включая выплату суточных, даже на командировку на один день).

В том числе, организация обязана осуществлять оплату за проживание в указанный период (даже если командировка продлится всего один день: детали такого варианта тут). Это базовая гарантия сотруднику. Однако, оплата организацией средств за проживание в командировке происходит по ряду правил, которые следует знать.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.