+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Ошибки тайм-менеджмента

Содержание

Ошибки тайм-менеджмента и как их избегать: советы от Worksection

Ошибки тайм-менеджмента

Современному человеку нужно успевать ежедневно делать много дел: больших и маленьких, в быту и на работе. И если мытьё посуды дома можно отложить на сладостное «потом», то откладывание рабочих задач приводит к авралам, срывам сроков, а иногда и к «заваленным» проектам.

Мы решили узнать у команды украинского стартапа Worksection, которая развивает проект в области тайм-менеджмента, о том, как работает управление временем и проектами, и как не допускать распространённых ошибок.

Основные проблемы тайм-менеджмента при командной работе

Мы создали список основных проблем с управлением своим временем и проектами, а также, способов борьбы с ними:

  1. Нет приоритетов в делах и задачах. Разнообразных задач накопилось много и непонятно, за какую браться в первую очередь.
  2. «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
  3. Беспорядок в рабочих документах. Бывает, запускаешь поиск в почте по ключевым словам, чтоб найти документ, который кто-то прикрепил к письму 4 месяца назад. И проводишь в поисках остатки рабочего дня. Это скучно и малоэффективно.
  4. Рабочая атмосфера, в которой невозможно сконцентрироваться на одном деле, сделать его от начала и до конца. Постоянно приходят письма, сообщения в Skype, вам звонят и загружают мозг другими задачами и проблемами. В такой атмосфере даже бутерброд правильно сделать непросто, а уж заниматься интеллектуальным трудом вообще невозможно.
  5. Прокрастинация. Это модное нынче слово описывает простое явление, знакомое нам с детства — откладывание скучных, непонятных или неприятных дел.
  6. Отсутствие простого способа контроля за выполнением задач командой и подчинёнными.
  7. Нечёткое разделение ответственности и задач в команде.

Для решения всех этих проблем человечество создало целый ряд дисциплин и методологий: от психологии (которая помогает работать над мотивацией) до разработки инструментов планирования чего угодно (от покупок в магазине до сложного, многоступенчатого проекта). Пройдёмся по пунктам.

Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»

Самая популярная и резонная система планирования и выставления приоритетов называется «матрица Эйзенхауэра» и заключается в том, чтоб разделить свои задачи на 4 категории: «важное+срочное», «важное+несрочное», «срочное+неважное» и «неважное+несрочное».

«Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален.

«Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание.

«Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи. На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них.

«Неважное+несрочное» — это всё, чем мы занимаемся в рабочее время, вместо, собственно, работы: общение в соцсетях, веб-сёрфинг, чаи и перекуры с коллегами. Иногда можно, но крайне дозировано.

Пугающе объёмные задачи рекомендуем разбивать на этапы и подзадачи. Тогда станет понятно, за что браться в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И само дело перестанет казаться неподъёмным.

Оно станет просто набором несложных действий в заранее известном порядке.

После этого начинать работу над задачами становится морально проще, ведь мысленно мы уже «прошли» этапы проекта и сложили в голове картинку результата.

Во-первых, всё, что возможно хранить в цифровом виде, стоит хранить именно в нём. А ту часть документации, которая нужна в бумаге, можно каталогизировать (по алфавиту, датам, папкам, полкам), а каталог хранить в виде таблицы. Так будет проще найти, например, дело Семёна Ерохина, который работал в компании 7 лет назад, и бумаги которого находятся в одной из семи папок на букву «Е».

Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе.

Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.

com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы).

Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент

Офисная обстановка, хотим мы того или нет, предполагает некоторое общение с коллегами. Тем не менее, даже в большом опен-спейсе можно постараться свести раздражители к минимуму.

Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений.

Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи.

Кроме того, перед началом такой работы стоит разобрать отвлекающие мелочи, на которые уйдёт около минуты: письма, ждущие вашего короткого ответа, быстрые телефонные разговоры. Потом вы сможете со спокойной совестью выключить Skype и почту на необходимое время и погрузиться в задачу целиком, не волнуясь о том, что забыли ответить на письмо, которое уже третий день ждёт в почте.

У всех бывают дела, за которые просто не хочется браться. Вроде бы и понятно, что с ними делать, и сложного особо ничего нет, но так не хочется – хоть волком вой.

Если нет возможности делегировать такое дело, заранее для себя ограничьте сроки его выполнения (например, 2 часа) и не забудьте поставить напоминание перед стартом.

А в особо “тяжёлых” случаях назначьте себе «награду» за выполнение такой задачи.

Человеческий мозг устроен так, что когда мы превозмогаем трудности и справляемся с непростыми задачами, он выделяет гормон счастья, но дополнительное поощрение лишним не бывает.

Если же вы – менеджер проекта и видите, что подчинённый не может найти в себе душевных сил чем-то заняться, возможно, человек не понимает ценности выполнения этой задачи.

Попробуйте объяснить её ценность для всей команды, важность выполнения вовремя (в этом может помочь диаграмма Ганта, которая наглядно показывает, как зависим весь проект от каждого участника), установите обозримые сроки выполнения, не забывайте мягко напоминать и, конечно, поощрите своего подчинённого, когда он справится с этой задачей.

Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём.

К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами.

И в случае, если кто-то задерживает работу и от этого страдает весь проект, таким образом легко понять, на каком этапе произошла задержка и с кем именно из участников проекта нужно проработать проблему.

В современном мире для контроля за ходом каждой из работ в проекте есть удобные системы совместной работы над задачами на любой вкус. Упомянутый выше пример Worksection применяют в самых разных сферах — от IT до строительства.

Он позволяет легко ставить задачи, напоминать о сроках их выполнения подчиненными, а также контролировать как небольшие части работы, так и общее состояние проекта. Все участники знают, что происходит и какую роль они в этом играют.

Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом. Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным.

Такая демократичная атмосфера может ещё кое-как работать в маленьких командах из 2-3 человек. Но как только людей становится больше, менеджер проекта должен чётко распределить задачи и обозначить для каждого участника проекта зону ответственности.

Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров.

Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.

В заключение

Если кратко обобщить всё сказанное выше, можно вывести несколько принципов правильной организации работы.

Используйте электронные системы для проектного менеджмента: они дают возможность каждому члену команды показывать прогресс по своим задачам и оценивать свой вклад в проект, а менеджеру – чутко следить за ходом работ.

Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи.

Раскладывайте большие задачи на более мелкие. Мотивируйте себя и команду, человек возьмётся даже за скучную и трудную задачу, если будет понимать, что это важно и его вклад ценен.

Источник: https://www.imena.ua/blog/time-management-mistakes/

Как все успевать: 12 частых ошибок тайм-менеджмента

Ошибки тайм-менеджмента

«Когда у человека много свободного времени, он немногого достигнет», – гласит мудрость, изреченная проницательным китайским философом Сюнь-цзы более 2 тысяч лет назад. В наш век завышенных планок и сверхперегруженности информацией эта цитата особенно актуальна.

Эффективное управление временем (калька с английского «time management») – один из ключевых навыков человека со стремлением к личностному росту.

Из-за доморощенных гуру тайм-менеджмента, расплодившихся как гусеница-огневка в самшитовых лесах Сочи, у многих людей появилось скептическое отношение к ТМ как таковому: «Вот еще, не буду платить бешеные деньги за семинар, ведь любой может заставить себя быть продуктивным!».

Мы в редакции УзнайВсе.рф тоже считаем, что ходить на подобные семинары – пустая трата времени (первое правило успешного тайм-менеджмента – не ходить на семинары по тайм-менеджменту). И все же отследить и устранить дыры в своем распорядке дня не так просто, как кажется. Для тех, кто решил взяться за свой график, мы публикуем подборку самых частых ошибок тайм-менеджмента и рассказываем, как бороться с ними.

Ошибка 1. Не устанавливать личные цели

Вспомните ставящий в ступор вопрос, который часто задают на собеседованиях: «Кем вы видите себя через 10 лет?». Редко кто может ответить на него с наскока, но без осознания того, чего вы хотите добиться за конкретный период, будет сложно. Конкретные цели эффективнее размытого «хочу… ну работать, разбогатеть, семью завести».

Поставленная цель, которую необходимо выполнить за ограниченный промежуток времени, будет подстегивать, мотивировать двигаться в выбранном направлении. Цели можно разделить на долгосрочные (1), среднесрочные (2) и краткосрочные (3).

  1. Опишем их как «жизненная мечта», «цель всей жизни».

    Это глобальные цели, сами по себе являющиеся самым эффективным мотиватором: «Хочу, чтобы через 10 лет на моем счету лежал миллион долларов».

  2. Это тоже важные цели. Они как ступеньки в лестнице к пункту 1.

    В идеале они должны сменять друг друга: а) устроиться на перспективную работу, б) получить повышение, в) возглавить отдел, г) возглавить компанию.

  3. Исполнение сиюминутных приоритетов, которое обычно умещается в промежуток от одного дня до месяца.

Запишите цели.

Под каждой можно перечислить преимущества, которые вам принесет выполнение этой цели (чем больше их получится, тем выше будет мотивация) и сроки, в которые собираетесь их завершить, и положите на видное место.

Ошибка 2. Неправильно расставлять приоритеты

Представьте ситуацию: вы студент, на носу сессия, а долгов у вас хватает. Как эффективно распределить время, чтобы успеть закрыть их?

Если вам непросто разобраться в приоритетах, воспользуйтесь матрицей приоритетов Эйзенхауэра. Это квадрат, разделенный на 4 квадрата: «срочное и важное», «не срочное и важное», «срочное и неважное» и «неважное и несрочное».

В идеале верхний левый квадрат должен остаться пустым – это «авральные» дела. Туда определенно попадут задачи, которые

  • относятся к вашему здоровью
  • приведут к появлению неприятностей, если не разрешить их прямо сейчас.

Рассортировав дела по четырем квадратам, вы сможете понять, чему нужно уделить наибольшее внимание прямо сейчас, что можно сделать позже и в какие сроки, а что можно делегировать другому человеку.

Ошибка 3. Не вести список задач

Вы не супергерой с феноменальной памятью. И это нормально, всем нам свойственно что-то забывать. Записывайте в список задач все «входящие» в течение дня дела, от покупки кошачьего корма до годового отчета.

Нет нужды уклеивать рабочее место желтыми стикерами – установите на смартфон приложение со списком задач (их очень много и для iOS и для Android).

Большинство поддерживает функцию «облака» – вы получите доступ к данным с любого устройства с выходом в интернет.

Ошибка 4. Браться за дело, не обдумав его детально

Подобная ошибка может стоить вам потраченных впустую времени, энергии и нервов. Возьмите чистый лист бумаги или создайте новый файл в Word и поразмыслите над задачей, к которой собираетесь приступать: что вам придется для этого сделать и как вы будете это делать.

Соберите информацию – почитайте интернет-форумы, подберите тематическую литературу, поговорите с теми, кого знаете лично и кто был в похожей ситуации. Постарайтесь выяснить, где вас могут поджидать подводные камни. Да, все может тысячу раз пойти не так, как вы планировали.

Но у вас уже будут определенные знания в этой области и план, а это лучше, чем ничего.

Ошибка 5. Прокрастинировать

Часто распыляетесь на множество незначительных дел, когда нужно сделать что-то действительно важное? Поздравляем, вы прокрастинатор.

Мы уже рассказывали о том, что такое прокрастинация и как с ней совладать.

Вдогонку к советам и методами из того материала можем посоветовать разбивать каждое большое дело на несколько простых шагов – это избавит от чувства подавленности перед началом нового крупного проекта.

Ошибка 6. Слепо верить в мультизадачность

Кто-то с трудом концентрируется сразу на двух делах, а кто-то играючи одновременно ведет переговоры с клиентом по sms, пишет письмо поставщику и консультирует другого клиента «вживую». Если вы относитесь к первой категории, просто признайте, что мультизадачность – это не ваше.

Это не делает вас хуже, так уж устроена ваша психика.

Концентрируя внимание на одной и только одной задаче за раз, вы можете стать более эффективным работником, чем «мультитаскеры»: пока вы не отвлекаясь напишете отчет за 40 минут, они потратят на него полтора часа, еще и ошибок наделают.

Ошибка 7. Брать на себя слишком много

У вашего КПД есть предел. Старайтесь не переходить его, иначе рискуете заработать нервный срыв и депрессию. Запомните два важных совета:

  1. Заранее установите границы вашей занятости и научитесь говорить «нет». Взялись помогать коллеге, когда сами уходите с работы поздно вечером? Он может решить, что у вас куча свободного времени, и подкинуть еще работы.

    Это не значит, что помогать другим не надо, но не делайте из себя альтруиста-жертвенника.

  2. Не стесняйтесь просить о помощи. То, что кажется вам сложным, для другого может быть плевым делом. Боитесь оказаться на месте коллеги из предыдущего пункта? Заранее осведомитесь у человека об уровне его занятости и предложите впоследствии помочь ему в чем-то.

Ошибка 8. Проигрывать битву с беспорядком

Все просто – когда на рабочем столе порядок, все предметы и важные документы всегда под рукой. Не нужно тратить драгоценные минуты на поиск ручки или письма из налоговой за прошлый год.

Выделите один раз несколько часов для организации документов: придумайте систему (по годам, в алфавитном порядке и т.п.) и соответственно разложите все по папкам.

На нашем сайте есть подборка аксессуаров для организации рабочего пространства – может быть, что-нибудь подойдет и вам.

Ошибка 9. Не записывать все идеи

Частенько сотрудникам нашей редакции во время работы над важным материалом приходят в голову неплохие идеи на будущее. Отвлекаться на них в данный момент и терять вдохновение не хочется: «Так запомню!», – думаем мы. Но не запоминаем (см. ошибку №3). Держите под рукой листок бумаги и записывайте на нее все идеи, которые приходят вам в голову в течение рабочего дня.

Вернитесь к списку к концу дня и проанализируйте все записанное. Это важно в отношении не только работы, но и личностного роста. Например, в литературе по интересующему вас вопросу могут встречаться отсылки к другим книгам и статьям на данную тематику.

Выписывайте их, затем просматривайте – где-то информация дублируется с той, что вы уже изучили, но в целом такой подход поможет вам рассмотреть вопрос всесторонне.

Ошибка 10. Путать понятия «занятость» и «продуктивность»

Нет, мы не держим вас за идиотов, которые не видят разницы между этими словами. Однако на своем опыте знаем, как легко угрохать уйму времени на статью, которая отправиться в корзину, потому как за время написания успела потерять актуальность. Вроде и был занят весь день, а полезного ничего не сделал.

Отследить количество проведенных с реальной пользой часов помогут трекеры времени. Это приложения (а также десктоп-версии и специальные расширения для браузера), в которые вы вносите данные о времени, потраченном на ту или иную задачу.

Результаты выдаются в виде диаграмм, наглядно демонстрирующих «прорехи», сквозь которые утекает ваше время.

Ошибка 11. Игнорировать отдых

Без перерывов работоспособность падает. В трудоголичной Японии существует понятие «смерть от переработки»: каждый год более 2 тысяч японцев умирают за рабочим столом. Возьмите за правило делать 15-минутный перерыв после каждых 2 часов работы. Разомнитесь, сделайте гимнастику для глаз, пройдитесь по офису или выйдите на улицу.

Ошибка 12. Переусердствовать в систематизации

Не перестарайтесь с систематизацией рабочего процесса. Следите, чтобы расчет графика, заполнение ежедневников и планнеров, списков дел и задач, трекеров времени и всего остального, о чем шла речь в этой статье, не отнимало у вас времени больше, чем сами дела. В идеале на все это должно уходить не больше 15 минут ежедневно.

Это проще, чем кажется

Даже если к вам давно пристал ярлык «рассеянный» или «неорганизованный», не отчаивайтесь. Навык управления временем приобретаем.

Но волшебной формулы, которая подойдет конкретно вам, не существует – ее нужно составить самостоятельно. Надеемся, наши советы помогут вам положить начало этого пути.

Предлагаем вам узнать, какие повседневные вещи убивают нашу память.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Источник: https://uznayvse.ru/voprosyi/kak-vse-uspevat-12-chastyh-oshibok-taym-menedzhmenta.html

Семь ошибок тайм-менеджмента

Ошибки тайм-менеджмента

Длинные совещания, бесконечные отчеты, заполнение документации и различных баз данных – все эти рабочие «радости» имеют привычку сваливаться на голову все вместе и приводить с собой своих «друзей»: усталость, головную боль, стрессы и нервные срывы. В общей суматохе и предвкушении скорого приближения дедлайна вряд ли кто-то будет растворяться в философских размышлениях о скоротечности жизни и заботиться о будущих хороших воспоминаниях сегодняшнего дня.

«Но если не работать, а только отдыхать, то на что тогда жить?» – спросите вы. Ошибка в том, что вопрос изначально поставлен неверно. Чтобы обеспечить свое благополучие, естественно, придется хорошо потрудиться.

Однако следует также задаться вопросами: «Если все время уделять работе, то когда же, собственно, жить? Когда заботиться о своем здоровье? Когда наслаждаться общением с близкими людьми? Когда набираться новых впечатлений?».

Грамотный баланс между выполнением обязанностей трудового договора и личной жизнью – это и есть основы эффективного тайм-менеджмента.

Нужно научиться анализировать ситуацию в целом и разбивать ее на микроуровни. В итоге вы сможете с максимальной выгодой использовать тайм-менеджмент каждый день. Дабы в будущем стены кабинета, лица сослуживцев и рабочие корпоративы не стали главными «достопримечательностями» вашей памяти, нужно перестать чувствовать себя суперменом, которому под силу все успеть.

Время, в отличие от денег, является ограниченным ресурсом, который нельзя накопить на будущее. Потому очень важно научиться инвестировать его с умом. Отделять важное от несущественного, срочные дела от дел, которые можно отложить на потом. Чтобы правильно организовать тайм-менеджмент, нужно стараться не допускать главных ошибок.

Первая ошибка. Отсутствие контроля

Если не контролировать свое время, оно скоро перестанет от вас зависеть. Всегда найдутся дела, которые будут требовать вашего личного присутствия.

Чтобы научиться правильно расставлять приоритеты, старайтесь на первых порах записывать все, что вы делаете на протяжении одного дня.

В конце дня обязательно подводите итоги, отмечайте пункты, которые вы успели сделать и которые не успели, указывайте причину, по которой сорвались сроки. Эти записи должны помочь в будущей систематизации тайм-менеджмента.

Вторая ошибка. Небрежное отношение

Не думайте, что кто-нибудь будет ценить ваше время больше, чем цените его вы сами. Мы живем в социуме, в котором нас окружают люди, желающие управлять нашим временем с выгодой для себя. Они украдут у вас ровно столько времени, сколько вы им это позволите сделать.

Постоянное отвлечение на вопросы коллег, дополнительные командировки, общение с людьми, которые вам безразличны и т. д.– это согласие на вмешательство в личное пространство. Чем больше в это пространство вы впускаете посторонних людей, тем меньше места там остается для вас.

Волшебное слово «нет» убережет вас от потери самого драгоценного – времени.

Третья ошибка. Семья и друзья подождут

Каждый раз откладывая прогулки с детьми, походы с друзьями в кинотеатры, романтические праздничные ужины на потом, вы постепенно возводите между собой и близкими людьми невидимую стену. Этот барьер становится причиной недопониманий, ссор и скандалов.

 Затрачивая все свое время на рабочие и общественные дела, вы не успеваете интересоваться жизнью близких людей. Сначала друзья и родственники пытаются «достучаться» и выманить вас куда-нибудь прогуляться вместе или заняться общим делом.

Однако после десятков отказов они привыкают к вашей постоянной занятости и учатся жить без вас, занимая ваше место в своей жизни другими людьми и событиями. Чтобы не стать чужим в своем же кругу, старайтесь в тайм-менеджмент включать совместное времяпрепровождение с близкими людьми.

Даже при самом жестком цейтноте 15–20 минут погоды не сделают, и это время можно дополнительно посвятить семье и друзьям. Таким образом вы проявляете свою заботу и внимание, чем укрепляете бесценные связи.

Четвертая ошибка. Игнорирование права на отпуск

Перефразировав известную поговорку, можно сказать: «Отпуск – это маленькая жизнь». То, чем вы наполните эту «маленькую жизнь», будет вас поддерживать на протяжении всего года.

И только от вашего выбора зависит, чем она будет богата: яркими событиями, новыми впечатлениями, радостным сиянием родных глаз, приятными процедурами или же, наоборот, серыми буднями рабочих дней, усталостью и раздражением.

цель тайм-менеджмента – освободить как можно больше времени для себя, не причинив при этом ущерба работе. Планирование отпуска нельзя пускать на самотек.

Старайтесь так распределить выполнение своих обязанностей, чтобы за неделю до отпуска, во время отпуска и неделю после него не возникло каких-либо срочных дел, из-за которых отдых придется либо отложить, либо прервать. Отпуск нужен не только для снятия психологического напряжения, он также напрямую связан с физическим состоянием вашего здоровья. Учеными доказано: пренебрежение ежегодным отдыхом повышает риск летальных исходов от инфаркта на 32%.

Пятая ошибка. Невнимательность к здоровью

Даже хронические трудоголики понимают, что без здоровья ни работа, ни отдых в радость не будут.

Включите в свой тайм-менеджмент не меньше 7–8 часов на сон, 3 часов на употребление здоровой пищи (завтрак, обед, полдник, ужин), полчаса на пешую прогулку или физическую зарядку.

В результате ваш организм отблагодарит вас здоровой кожей лица, отменной физической формой, устойчивой нервной системой. Если вы сейчас работаете на износ для того, чтобы в будущем построить счастливую жизнь, вам стоит уяснить одну важную деталь – счастье невозможно без полноценного здоровья.

Шестая ошибка. Экономия денег за счет траты времени

Не всегда получается идеально организовать тайм-менеджмент, втиснуть в плотный график незапланированную встречу или чтение любимой книги. Эту проблему можно решить при помощи дополнительных финансовых растрат.

Личное время должно всегда стоять на ступень выше материальных благ, ведь этим и отличается свободный человек от раба. Счастливая жизнь невозможна в условиях рутинных обязанностей, которые можно поручить другим (хотя бы несколько раз в неделю), заплатив за это некую сумму денег.

Ваш ребенок не оценит потерю драгоценного времени в транспортной пробке, которое вы могли потратить на игры с ним. Несколько часов, купленных у других людей (у домработницы, садовника, водителя такси и т. д.

), переходят полностью в ваше распоряжение, инвестируйте их в приятные мелочи для вас и ваших близких, ведь кто, как не они, подарят вам свою поддержку и хорошее настроение в нужный момент.

Седьмая ошибка. Потеря себя

Многие из нас растрачивают время на работу, друзей, родственников, совершенно забывая о себе. В итоге человек начинает жить чужой жизнью.

На вопрос: «Какая твоя любимая книга, музыка, еда?» – человек не знает, что ответить, поскольку не помнит, когда он в последний раз читал для себя, слушал музыку в одиночестве, готовил еду, не подстраиваясь под вкусы других людей. Разбираясь в чужих проблемах, очень легко утратить собственный жизненный ориентир.

Составьте тайм-менеджмент таким образом, чтобы уделять один-два часа в день только своим желаниям. Только так вы обретете душевное равновесие и сможете развиваться как личность.

Здесь перечислены только основные ошибки при организации тайм-менеджмента. Важно помнить: время не прощает ошибок, оно обязательно отомстит плохим здоровьем, постоянным чувством вины перед кем-то, неудовлетворением жизнью, распадом семьи, потерей друзей. Поэтому хорошо думайте каждый раз перед тем, как сделать выбор между «нужно», «правильно» и «хочется».

с друзьями

by HyperComments

Источник: https://pronetworking.ru/2015/06/sem-oshibok-tajm-menedzhmenta/

Экстремальный тайм-менеджмент. Как использовать принципы жесткого тайм-менеджмента

Ошибки тайм-менеджмента

В статье описаны идеи экстремального тайм-менеджмента, которые помогут более эффективно управлять компанией в авральных ситуациях и уделять время личной жизни.

Используйте пошаговые руководства:

Наиболее остро любой руководитель чувствует нехватку вовсе не финансов и не человеческих ресурсов. А времени.

Эффективное распределение рабочего времени – как подчиненных (по отдельности) и всего трудового коллектива, так и своего собственного – одна из важнейших задач, которую менеджеру приходится решать, чтобы сделать работу вверенной ему компании (подразделения) по-настоящему успешной и прибыльной.

Особенно важно правильно распоряжаться часами и минутами в ситуациях цейтнота. Как правило, они возникают неожиданно, и действовать приходится тоже спонтанно, но, как говорится, всякий экспромт должен быть тщательно подготовлен. В таких случаях тайм-менеджмент должен быть не обычным, а экстремальным, как и сами ситуации.

Давайте разберемся, какие ошибки совершают руководители при управлении временем, как можно избежать этих ошибок и повысить эффективность тайм-менеджмента, и, следовательно, эффективность работы своей и всего коллектива, а также, в чем заключаются принципы экстремального тайм-менеджмента.

Ошибки руководителя

Даже опытные руководители зачастую неправильно распоряжаются временем, что приводит к затягиванию решения вопросов, неудачным переговорам, стрессам и конфликтам (см. подробнее, как бороться со стрессом). Ниже перечислим самые распространенные ошибки, которые делают руководящие лица (впрочем, и не только они).

1. Пытаются вставить слишком много дел в расписание и не учитывают возможные помехи.

Есть немало руководителей, которые стремятся объять необъятное, то есть сделать как можно больше дел за определенный промежуток времени.

Но на практике нередко получается парадокс: они успевают меньше, чем те, кто более правильно рассчитывает время, да еще и находятся в постоянном стрессе. Почему?

Дело в том, что при планировании мероприятий и встреч они исходят из идеального распределения времени. Например, так: «встреча с важным клиентом в 9:00, затем час на дорогу до другого клиента, значит, с ним встретимся в 11:00. Часа нам на переговоры хватит, потом надо заехать на производство, до него полчаса, итого в 14:00 я уже могу быть в офисе и успеть на телеконференцию.

А в 15:00 мне нужно выехать из офиса, чтобы успеть на самолет». Что же происходит на самом деле? А в реальности все спланировавший руководитель не учитывает, что директор клиента встанет в пробке и приедет на встречу не в 9:00, а в 9:20. В итоге переговоры пройдут урезанно, так как к 11:00 уже нужно быть у другого клиента.

Дальше выяснится, что на производстве есть проблема, требующая немедленного решения или хотя бы обсуждения. Но на это нет времени, так как необходимо быть на телеконференции в офисе. Да и на самолет есть риск опоздать, так как руководитель не заложил в расписание возможность продления телеконференции или пробки по дороге в аэропорт.

Итог дня: цейтнот, с клиентами не удалось обсудить все, что планировалось, проблема на производстве также не решена, самолет чуть не улетел без пассажира.

2. Неправильно определяют дедлайны для сотрудников. Наверняка почти каждый подчиненный сталкивался с тем, что его начальник поручает ему несколько дел одновременно и все обозначает как срочные.

Сотрудник мечется от одной задачи к другой, нервничает, потому что шеф его торопит, и все равно в результате не успевает.

Обиднее всего, когда затем выясняется, что половина дел на самом деле и не были такими уж срочными, это просто стиль работы руководителя: он искренне убежден, что если сотрудников не торопить, то все задачи будут решаться слишком медленно.

3. Решают сами то, что можно делегировать сотрудникам. Как правило, это ошибка свойственна начинающим управленцам, которые еще недавно не занимали руководящие должности.

Они пытаются контролировать или даже решать слишком много мелких вопросов, которыми вполне могут заняться рядовые сотрудники или руководители более низкого звена.

Они искренне убеждены в том, что без их вмешательства все будет сделано неправильно.

4. Не фильтруют информацию. Перегруженный сообщениями от всех и вся почтовый ящик, заваленный записками стол… Эта картина знакома многим руководителям.

В результате важные сообщения иногда оказываются непросмотренными, или их невозможно найти спустя неделю после просмотра в длинных списках входящих.

То же касается и телефона: на него поступает слишком много звонков, отвлекающих от других дел.

5. Экономят на персонале. Разумеется, любой компании экономия необходима. Но в ситуации, когда объем работы у рядовых сотрудников слишком велик, а руководитель сам вынужден решать не только управленческие, но и рутинные задачи, добиться эффективности работы крайне трудно.

6. Не анализируют успехи и провалы.  Речь не идет об анализе финансовых показателей деятельности компании, этим занимается любая фирма. Речь идет об изучении собственных действий в той или иной ситуации. Проще говоря, руководители не умеют вовремя остановиться, чтобы задать себе вопрос: а правильно ли я поступил (а)?

7. Не оставляют времени на отдых. Такие начальники говорят: « у меня все время аврал». Этим они оправдывают то, что они не справляются с рабочими проблемами и практически не уделяют времени семье и хобби.

Основные принципы экстремального тайм-менеджмента

Итак, если понятно, что при существующем распределении дел эффективно и оперативно решать проблемы и задачи не удается, значит необходимо кардинально менять подход к работе. Причем чем быстрее, тем лучше.

Идеи экстремального (жесткого) тайм-менеджмента, по мнению экспертов (например, авторов книг и тренингов об экстремальном тайм-менеджменте Николая Мрочковского и Алексея Толкачева) помогут справиться с проблемами даже в условиях цейтнота и добиться многого во всех сферах жизни (не только на работе).

Как считают специалисты по управлению временем, при организации времени полезно руководствоваться следующими правилами тайм-менеджмента:

1. Вечером анализируйте прошедший день и составляйте план на следующий день. Четкое и жесткое планирование всего и вся – один из главных принципов экстремального тайм-менеджмента. Это поможет как сделать выводы о том, что удалось и что не удалось и по какой причине за истекший день, так и психологически настроиться на завтра. Не забывайте отмечать выполненные дела.

2. При составлении плана учитывайте так называемых «лягушек» (термин введен Брайаном Трейси, известным бизнес-консультантом) – то есть самые неприятные дела. Их желательно сделать как можно быстрее, там как откладывание «лягушек» в долгий ящик заставляет подспудно о них думать и вызывает психологическое напряжение.

3. Съешьте «слона по частям». Известный принцип психологии: если задача выглядит огромной, как слон, ее необходимо разделить на части, т.е. на несколько небольших задач.

В этом случае можно спланировать время для решения каждой из таких подзадач, а также подумать о возможности делегирования их решения кому-либо из сотрудников.

Этот подход оптимален со всех точек зрения: огромный «слон» уже не пугает и не кажется неподъемным, кроме того, при разделении его на части становится понятно, сколько потребуется времени на его «поедание».

4. Определяйте приоритетность задач.

Можно нумеровать их буквами или цифрами, но главное – выделить задачи, подлежащие обязательному исполнению, затем то, что было бы крайне желательно сделать, так как это будет полезно для работы, и т.д.

И не переходите к исполнению менее важной задачи, прежде чем не решена более важная (исключение – наличие объективных обстоятельств, мешающих выполнить самое главное).

5. Избавьтесь от мультизадачности. Это один из главных принципов экстремального тайм-менеджмента. Необходимо концентрироваться в определенный момент времени на одной конкретной задаче.

6. Сохраняйте непрерывность. Как объясняет специалист по экстремальному тайм-менеджменту Алексей Толкачев, на «разгон» нашей эффективности требуется минут 10–15. И если в это время поступает дополнительная информация (звонки, электронные сообщения, смс), то эффективность падает до минимума. Поэтому очень важно убрать эти прерывания.

Организуйте различные папки для получаемых электронных писем, поручите сортировку электронной почты секретарю, обеспечьте постановку наиболее эффективных фильтров антиспам, просите ставить вас в копию сообщений только в самых важных случаях, отключайте мобильный телефон во время ключевых совещаний.

И, как известно, один из самых простых и эффективных фильтров для информации – это корзина для бумаг.

7. Используйте пики продуктивности. У каждого человека есть время в сутках, когда его активность является максимальной и он работает наиболее эффективно, а есть периоды спада (см. рисунок) Следовательно, наиболее сложные/объемные задачи лучше решать в пики продуктивности.

Рисунок. Среднестатистическая работоспосособность в течение дня

8. Резервируйте время под непредвиденные обстоятельства.  «Пробки» на дорогах, опоздания клиента на встречу, отсутствие на месте нужного человека – эти и многие другие ситуации бывают весьма часто, и их необходимо закладывать в расписание.

Да и вполне рядовая задача иногда отнимает больше времени, чем планировалось, и это тоже желательно учитывать. Как вариант – закладывайте на выполнение каждой задачи дополнительные 10-15% от расчетного времени выполнения.

Лучше отложить какое-то дело, чем пытаться «втиснуть» его в узкие временные рамки.

9. Максимально используйте технические средства планирования (в компьютере и в мобильном). Календари, различные виды напоминаний, возможности сортировки задач и т.п. – разработчики ПО трудились не зря, и их продукты способны помочь в управлении временем.

10. Делегируйте полномочия. Задача начальника – руководить, а не пытаться все делать самому или вмешиваться в выполнение даже небольших задач сотрудниками. Если персонал не справляется или если у руководителя слишком большой объем работы в слишком сжатые сроки, значит, необходимо нанять дополнительных людей.

11. Проверьте, насколько удобен документооборот в вашей компании.

Наличие удобных бланков для стандартных документов, достаточное количество инструкций для заполнения документов (но не переизбыток!), которые легко найти в интернете – все это экономит время не только рядовых сотрудников, но и руководителя.

Желательно также избавиться от чрезмерной бюрократии – нередко рабочий процесс тормозят излишние согласования, необходимость получения подписей от сразу нескольких руководителей на одном, не самом важном документе, и т.д. В условиях цейтнота все должно быть максимально быстро, просто и удобно.

12. Пересмотрите необходимость и регулярность собраний, совещаний (планерок и т.д.). Нередко бывает так, что сотрудники вынуждены отложить свои срочные дела и скучать на презентациях (докладах, отчетах) представителей другого отдела.

И далеко не всегда подобные мероприятия имеют смысл, а часто отнимают время у всех, включая руководителя.

Возможно, имеет смысл не вводить такого рода совещания как регулярную «обязаловку», а устраивать их только при необходимости и привлекать лишь тех, для кого обмен информацией действительно важен.

14. Отдыхайте и следите за здоровьем и самочувствием. Редкий руководитель может позволить себе уходить с работы в 18 часов, не думать о несделанном дома, не отвечать на звонки в выходные.

Это, однако, не означает, что трудиться нужно круглыми сутками, без выходных и отпусков. Плох тот начальник, без которого работа компании остановится или перестанет быть эффективной.

Необходимо регулярно устраивать перерывы в работе, максимально отвлекаться от дел, менять виды деятельности, встраивать отдых в свои планы – даже если аврал кажется бесконечным.

Если подвести итог вышесказанному, то основные три идеи, которыми стоит руководствоваться тем, кто выбрал для себя путь экстремального тайм-менеджмента, выглядят так: избавиться от мультизадачности, удалить прерывания и планировать все во всех сферах жизни, даже отдых.

Эти, на первый взгляд, несложные правила не всегда легко претворить в жизнь. Мешают укоренившиеся за годы привычки, да и окружающие нередко не готовы подстраиваться.

Но если преодолеть сопротивление (свое и чужое) и следовать этим принципам, то можно больше успевать в условиях постоянной нехватки времени как на работе, так и в личной жизни, и снизить уровень стресса. И это как минимум.

Источник: https://fd.ru/articles/158231-ekstremalnyy-taym-menedjment-oshibki-i-resheniya-qqq-16-m10

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.