+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Содержание

Приказ ответственных за трудовые книжки

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Приказ
о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

[ число, месяц, год ]

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [ должность, Ф. И. О. ] с [ число, месяц, год ].

2. На период отсутствия [ должность, Ф. И. О. ответственного ] обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на [ должность, Ф. И. О. ].

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлен:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

base.garant.ru

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии.

Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

№ 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.
  • При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  • Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
  • Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
  • Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
  • Проверить запас бланков>
  • При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
  • Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.
  • Ответственность

    На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.www.hr-portal.ru

    Статьи по теме

    Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них должен работодатель (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, за их ведение, сохранность, учет и выдачу как раз подтвердит, что компания свою обязанность выполняет. Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки смотрите в статье.

Источник: http://112ak.ru/475-prikaz-otvetstvennyh-za-trudovye-kni/

/ Хозяйственное право / Приказ назначении лица ответственного за ведение хранение и учета трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки}
  • отпуска}
  • временной нетрудоспособности}
  • увольнения}
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением.

Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Важно

Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу.

Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным. Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации.
Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах.

Not found

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников.

Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника: — в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п.

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Внимание

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
  4. Проверить запас бланков}
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Правил ведения и хранения трудовых книжек); — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Учет и хранение трудовых книжек Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица.

Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное. Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27

КоАП РФ: — для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; — для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст.

5.27 КоАП РФ).За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка. Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация.

На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Источник: http://strahovanie58.ru/prikaz-naznachenii-litsa-otvetstvennogo-za-vedenie-hranenie-i-ucheta-trudovyh-knizhek/

Хранение и учет трудовых книжек в организации

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, трудовые книжки (далее ТК) являются документами строгой отчётности, именно поэтому в компании должен вестись их учёт.

Каким образом осуществляется оформление и хранение трудовых книжек в организации, вы узнаете в этой статье.

Как и где приобрести ТК?

Покупкой ТК уполномочена заниматься компания, нанимающая сотрудников. Если гражданин ранее был трудоустроен, он предоставляет свою трудовую с записями о прежних местах работы. Если же сотрудник устраивается на должность впервые или документ потерян, руководитель обязуется оформить новый бланк ТК.

Приобрести трудовые и чистые вкладыши к ним можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

Для поставки определённого количества ТК предприятие должно заключить договор с одним из учреждений.

Закон не запрещает самим сотрудникам заниматься поиском чистого бланка, однако в этом случае высок риск приобретения устаревшей формы ТК.

Кто ответственен за хранение трудовых книжек?

Любая крупная организация, небольшая фирма и ИП должны иметь в штате сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Гражданин назначается на данную должность с помощью соответствующего приказа руководства.

Отвечать за сохранность ТК могут следующие специалисты:

  • кадровики;
  • секретари;
  • бухгалтера;
  • иные работники.

В большинстве случаев данную работу выполняют сотрудники отдела кадров, однако на небольших предприятиях эти функции передаются другим должностным лицам.

Порядок учёта трудовых книжек в организации

Как указывалось выше, ТК относятся к документам строгой отчётности, поэтому уполномоченный сотрудник должен вести учёт каждого бланка и вкладыша к нему. Осуществляется это с помощью двух документов:

Первый документ должензаводиться бухгалтерией компании. Информация в него вносится с момента получения чистых бланков от фирмы-поставщика. Сотрудник должен указать серию и номер каждой ТК, а также подробно расписать порядок покупки и расходования документов.

Обе книги учёта должны быть прошнурованы и опломбированы, иметь нумерацию на каждой странице, подписи должностных лиц (начальника и ответственного за сохранность ТК работника) и оттиск печати компании.

Некоторые небольшие предприятия не имеют необходимой сургучной печати. В такой ситуации достаточно опломбировки учётной документации.

Правила ведения трудовых книжек на предприятии обязывают вносить информацию в документ исключительно уполномоченным лицом. Совершение ошибок и опечаток недопустимо. При порче документа работник вынужден завести новую ТК.

Правила хранения трудовых книжек

К заполнению ТК предъявляются строгие требования. В случае утраты бланка или его порчи процесс восстановления сведений занимает много времени и сил. Именно поэтому данная документация должна храниться в специальном сейфе (обычно несгораемом) или отдельном помещении, оборудованном для размещения ТК.

Обязательное условие хранения – отсутствие доступа к помещению или сейфу для большинства сотрудником компании. Ключ должен находиться у ответственного за оформление ТК лица или руководителя. Выдача данных документов может осуществляться в определённых случаях по заявке конкретного сотрудника.

Сами ТК, их дубликаты и вкладыши, которые не были забраны работниками при увольнении, не могут быть списаны и уничтожены в течение 50 лет. Если сам бывший сотрудник или его ближайшие родственники отказываются прийти за документом, он передаётся в архив на хранение.

В конце каждого месяца в бухгалтерию должен направляться отчёт, оформленный ответственным должностным лицом, содержащий информацию о количестве чистых и использованных бланков ТК, потраченных на их приобретение денег. Законодательство не устанавливает жёстких требований к форме отчёта, поэтому он может составляться в свободном виде.

Руководство желает сменить сотрудника, ответственного за оформление ТК? В таком случае необходимо передать трудовые, их дубликаты и бланки новому работнику с помощью соответствующего акта приёма-передачи. В документе указываются реквизиты каждой ТК, ФИО сотрудников, которым они принадлежат, и иная важная информация.

Можно ли выдавать ТК сотруднику на руки?

Некоторые организации требуют предъявления оригинала ТК, а не её заверенной копии или выписки из документа. Сама трудовая может понадобиться гражданину при оформлении трудовой визы в другой стране, для выхода на досрочную пенсию и т. д.

Гражданин обязуется вернуть ТК в течение трёх дней после завершения работы с документом в сторонней организации (например, в ПФР). После возвращения кадровик оформляет расписку о получении бланка.

Ответственность за неправильный учёт и хранение трудовых книжек

Законодательство РФ предъявляет строгие требования к оформлению и учёту ТК. Трудовая инспекция после осуществления проверки деятельности предприятия вправе привлечь руководство к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ в случае отсутствия соответствующих книг учёта или их неправильного заполнения.

При повторном совершении правонарушения руководитель может получить дисквалификацию вплоть до трёх лет.

Аналогичная ответственность предусмотрена в случае неправильного заполнения ТК и нарушения порядка выдачи бланков при расторжении трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: http://urmozg.ru/trudovoe-pravo/hranenie-i-uchyot-trudovyh-knizhek/

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предпринимательот 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицоот 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицоприостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Образец приказа ответственный за трудовые книжки — Ваше право

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

1. Ответственность за ведение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.

Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек.

Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица.

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками.

Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению.

Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена.

Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника, чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек, то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам, то при этом издается специальный приказ (рис.1).

www.e-reading.mobi

Кто ответственный за ведение трудовых книжек

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Законом не установлено каких-либо требований к оформлению приказа работодателя о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и ведении каждым из таких лиц отдельной книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поэтому он составляется в свободной форме.К сожалению, нам не удалось обнаружить какой-либо правоприменительной практики или разъяснений по данному вопросу. Поэтому, учитывая, что ситуация, изложенная в вопросе, не урегулирована законодательством, а все вышесказанное является лишь нашим экспертным мнением, рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/room/obrashcheniya-grazhdan/kremlin/).

Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек

В последнем случае нужно указывать причину прекращения трудового договора.

  • Если работник увольняется, то, помимо записи об уходе с работы, в трудовой книжке должны содержаться ссылки на соответствующие статьи ТК РФ или иные федеральные нормативно-правовые акты, соответствующие причинам увольнения. Отсутствие таких записей является грубейшим нарушением ведения трудовых книжек.
  • В трудовой книжке необходимо записывать факты награждения сотрудника. Они отмечаются в приказе по увольнению.
  • Прекращение трудового договора должно сопровождаться выдачей работодателем трудовой книжки уволенному сотруднику.

Надо ли назначать ответственного за ведение и учет трудовых книжек?

Внимание За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке. До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.

03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Трудовые книжки: порядок ведения

Важно В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу.

Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата. Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом.

Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п.

40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

Как правило, это сотрудник кадровой службы организации. Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34» Приказ г. Орел от 08.08.

2011 N 332-п О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

У ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТЕРЯННОЙ РАБОТНИКОМ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА НОВОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПО ЕГО ПРОСЬБЕ.

КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ.

ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СОВМЕСТИТЕЛЯМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПРИ ПЕРЕВОДЕ С ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВНОЕ МЕСТО ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЗАДЕРЖКУ ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РЕГИСТРАЦИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ЗАКЛЮЧАЕМОГО ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ — РАБОТОДАТЕЛЕМ СВЕДЕНИЯ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ О НАГРАЖДЕНИЯХ УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ).

Руководитель организации вправе издать приказ в свободной форме о наделении определенных сотрудников в том или ином структурном подразделении соответствующими полномочиями, соответственно, книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в организации тоже будет несколько. Обоснование позиции:В соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Источник: http://law-uradres.ru/kto-otvetstvennyj-za-vedenie-trudovyh-knizhek/

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.