+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Планирование рабочего времени руководителя

Содержание

Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима

Планирование рабочего времени руководителя

Вот мы и снова вместе, дорогие друзья! Сегодня обратимся к особенностям организации труда руководителей. Далеко не всегда и не всем «снизу» виден объем задач, что ложатся на плечи наших «боссов», а главное, степень их ответственности.

Нередко ноша становится непосильной из-за прорех в планировании. Почему именно этот момент превращается в камень преткновения? Ищем ответы.

Цейтнот создаем себе сами?

Как часто мы сами загоняем себя «в угол» цейтнота! Проблемы копятся, как мусор в неухоженной комнате, нагромождаются, цепляются одна за другую. Особенно, если ты не просто исполнитель, а руководишь коллективом. То есть, помимо производственных задач приходится держать в голове массу организационных вопросов, решать кадровые проблемы, контролировать персонал и т.д.

Да, получается многовато. Приходится тащить часть работы домой или подолгу задерживаться в кабинете, не высыпаться, нервничать. А в итоге падает работоспособность, и потом дела идут еще медленнее. Накапливается утомление, оно перерастает в постоянный стресс. Итог предсказуем, и он безрадостен.

Но если внимательно проанализировать причины постоянного «неуспевания», то придется признать главное:

планирование рабочего времени руководителя отсутствует или организовано слабо.

Все остальное — следствие этого базового упущения.

Основы науки планирования

План — это базис успешности любого дела. Организованные люди, которые анализируют пройденный день и делают выводы, планируют грядущие задачи, успевают гораздо больше. «Изобретать колесо» не требуется. Основные принципы планирования хорошо известны и давно проверены на практике.

Кратко напомню их.

  1. Рассчитывайте силы. Главный просчет тех, кто берется за лист бумаги, чтобы наметить ближайшие и дальние цели, это нереальность «назначаемых» объемов. Будьте реалистами, не взгромождайте на себя и других больше, чем физически и морально способны выполнить.
  2. Чтобы выполнить первый пункт, анализируйте, считайте, сколько тратится времени на конкретные дела. Грамотные руководители проводят время от времени хронометраж рабочего дня специалистов, да и свой собственный распорядок «взвешивают в минутах». Очень помогает в дальнейшем мобилизоваться, отсеять лишнюю суету и четко рассчитать срок выполнения очередного задания.
  3. Будьте постоянными. Планирование иногда, время от времени ничего не даст. Важна системность подхода. Каждый вечер анализируем пройденный день и планируем следующий. То же самое — с задачами на неделю, месяц, год.
  4. Вычленяйте важность вопросов, требующих решения.
  5. Все, что не успели, но остается актуальным, не забывайте переносить в следующий временной отрезок.
  6. Не взваливайте все на себя. Делегируйте часть полномочий сотрудникам, секретарю. Но контролируйте, проверяйте качество и сроки исполнения.
  7. Все учесть нельзя. Практика показывает, что максимально можно расписать заранее не более 60% рабочего дня. Остальные 40% приходятся на спонтанные и незапланированные решения, от которых никуда не деться.

Выстраиваем «рейтинг» приоритетности

В перечисленных правилах главным является умение выявлять приоритетные задачи и сосредотачивать максимум усилий на их выполнении. Иногда все остальное решается как-то само собой, но особенно на это уповать не стоит.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют применять градацию предстоящих дел на группы по их важности. Обозначить эти группы можно буквами: А, Б, В либо цифрами: 1, 2, 3. Кто-то использует цветовую гамму задач или музыкальные ноты — это уже дело вкуса, индивидуальных предпочтений. Но суть-то одна.

Первостепенные задачи, в нашем случае, группа А. Их обычно немного по количеству, порядка 15% всего списка поручений самому себе и коллективу. Но важность их условно можно обозначить цифрами 65-70%. Чаще всего, это не перепоручить другим, надо решать самому или совместно с самыми надежными помощниками.

Соответственно, к группе Б отнесем дела средней важности, к категории В — все остальные, с которыми вполне справятся подчиненные. Но контроль нужен и тут, хотя для обязательств по третьей группе в качестве «контролера» вполне подойдут опытные менеджеры, которые затем доложат о ситуации шефу.

О важности четкой работы с документами

Одна из серьезных опасностей — быть «погребенным» под кипой бумаг, с которыми постоянно приходится работать. Входящая, исходящая документация, планы, отчеты, согласования, инструкции, справки.

Чтобы во всем этом не утонуть, не помешает иметь толкового секретаря. Чтобы сортировать приходящую корреспонденцию, регистрировать, а потом раскладывать в разные папки (лучше, чтобы и по цвету отличались в зависимости от тем).

Это станет весомым оказанием помощи руководителю в планировании рабочего времени.

В исходящих бумагах должна быть четкость, аккуратность, лаконичность. Это залог авторитета руководителя и фирмы в целом. Надо иметь заготовки, образцы всех необходимых документов, строго следовать этим шаблонам. Настольный календарь, записная книжка, в том числе, электронная, также помогут в организации этой особой составляющей рабочего дня.

Совещание — это со-вещание

Планерки-пятиминутки, если это требуется, проводятся ежедневно. Пяти минут, может, и не хватит, но на полчаса такие «летучки» затягивать нерационально. Взбодрить сотрудников, задать настрой на день лучше кратко, но весомо и предельно информативно.

Что касается длительных производственных совещаний, то их проводят по мере необходимости. Коллег предупреждают заранее о времени встречи и о том, что потребуется от каждого. Это должно быть действительно со-вещание.

То есть, не только босс вещает, но и слышит людей, их мнение, их предложения и отчеты. Обратная связь чрезвычайно нужна! Без нее эффективная работа невозможна, как и без групповой выработки решений.

Коллективный разум — именно то, что может реально помочь сэкономить силы, оставить некое пространство для личного времени руководителя.

Долгие дебаты расхолаживают, максимум, нужно час-полтора. В протокол обязательно заносятся итоговые решения, важнейшие предложения и сроки их исполнения.

Приемы официальные и не очень

Встречи с клиентами, партнерами, проверяющими, прием высоких гостей тоже отнимают массу времени. Продумывайте аргументацию. Не отвлекайтесь на мелочи, хотя иногда полезно разбавить разговор уместной шуткой или проявлением личной симпатии. Умение слушать гораздо полезнее, чем ораторское мастерство!

Приходя на беседу, человек должен знать, какова будет продолжительность аудиенции. Оговаривайте это заранее. отступления возможны, ведь жизнь может внести свои коррективы. Но это не должно отменять правила.

Разговоры в неофициальной обстановке порой могут быть полезнее «строгих» приемов. Используйте и этот инструмент, но будьте начеку, не слишком расслабляйтесь. Различайте неофициальные визави с нужными людьми и дружеские вечеринки.

Ценить людей!

Имейте шпаргалки с датами юбилеев сотрудников и иных приятных для них дат. Простое проявление внимания часто дает гораздо больший эффект, чем разносы и оргвыводы. Общие праздники сближают, не скупитесь на такие мероприятия. Да и полноценный отдых, скажем, пикник на природе, добавит сил и поможет в дальнейшей общей битве за результат.

Социальная ответственность — не пустой звук. Там, где руководство заботится о ветеранах, поддерживает семьи, думает о полноценном отдыхе сотрудников, — и отдача от них выше. Соответственно, нагрузка на босса чуть меньше, а психологический комфорт в коллективе — один из мощных двигателей успешности бизнеса.

Статьи в тему:

Основные проблемы профессионально личностного роста

Методики диагностики личностного развития взрослых: инструмент для анализа и коррекции

Как стать повелителем времени?

Общие правила «игры» понятны. Но на деле каждый день встречаются мелкие препятствия, а то и серьезные неполадки. Что-то идет не так, и в каждом конкретном случае требуется грамотно разрулить ситуацию. Говорят, что рецептов на любой шаг не существует.

А может, они как раз есть?

Я могу ответить со 100%-ой уверенностью: «Да, есть!» и это курс Евгения Попова «Хозяин времени».

Евгений — специалист по тайм-менеджменту, то есть человек, который знает все секреты успешного планирования. В деталях, что принципиально важно.

Он сам достиг немалых успехов на поприще интернет-бизнеса и готов поделиться своими открытиями с вами. Горький опыт лучше приобретать заочно!

Воспользуйтесь его рекомендациями, и вам не придется «набивать шишки» на ровном месте.

***

Вот и все на сегодня. Учитесь повелевать временем. Пусть оно работает на вас. Пусть у вас остается свободное пространство для семьи, саморазвития, отдыха, созерцания мира. И все это — параллельно с успешностью в делах.

Удачи всем и до скорых встреч на страницах Blog-bridge.ru!

Источник: http://blog-bridge.ru/lichnostnyiy-rost/planirovanie-rabochego-vremeni-rukovoditelya.html

Тайм-менеджмент руководителя: мотивация, цели, планирование

Планирование рабочего времени руководителя

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют  ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION – лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию… Читать подробнее..

Основные рекомендации для эффективного управления временем

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

  • Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
  • Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
  • Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
  • Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
  • Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
  • Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
  • Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

  • Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
  • Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
  • Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
  • Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
  • Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом.

Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд».

Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

  • Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
  • Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Как правильно организовать рабочий день?

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

  1. Составляйте план задач на текущий день — десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорят процесс работы, помогут определиться с важными вопросами.
  2. Планировать следует 60% своего времени, остальные 40% — оставлять на текущие и непредвиденные вопросы.
  3. Определить основные помехи в работе, запишите, чем занимались в течение дня, что отвлекало от работы, как сократить эти пункты.
  4. Полезно разбивать задачи по блокам, глобализировать — работа с документацией, работа с сотрудниками. Старайтесь избежать «холостых ходов», лучше один раз пообщаться с бухгалтером или другим сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначьте время, пусть подготовит все вопросы и принесёт документацию. Срочные вопросы можно решить в телефонном режиме.
  5. Учитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, какие работы можете сделать только Вы, что можно поручить другим сотрудникам. Руководитель должен решать самые важные вопросы, не теряя время на мелкие задачи (отчёты, письма).
  6. Начинайте день с наиболее сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Сделав такой пункт плана, почувствуете облегчение и гордость, справились, можно продолжать спокойно работать дальше.
  7. Занимайтесь планированием дня регулярно, ставьте перед собой реальные задачи — до 10 задач максимум, если часть — небольшие, быстро решаемые.
  8. Оперативно реагируйте на изменения в течение дня, возможно, какие-то пункты стоит переставить, встречу перенести, утром согласовывайте, подтверждайте договорённости во избежание потерь времени. Сверяйте план в течение дня, вносите коррективы, пометки.
  9. План работы должен быть конкретным и содержать результат, не просто действие: не «позвонить господину X», а «договориться о встрече с господином Ч по вопросу заключения договора сотрудничества». Главное сразу поставить цель в каждой работе, это поможет в течение дня сконцентрировать внимание на важных моментах.
  10. Проставляйте временные рамки — совещание (40 мин.), если вопрос небольшой, зачем растягивать на 1-2 часа? Время — важный ресурс для вас и сотрудников, стоит беречь его и решать всё оперативно. Каждый докладчик должен быть готов — описать проблему, рассказать о вариантах решения, предложить свой выход.
    Это ускорит процесс рассмотрения задачи. Лучше рассмотреть один вопрос конкретно, чем десять обсуждать 2 часа, не приняв никаких решений. Время выполнения работы должно быть напротив каждого пункта, чтобы не затягивался процесс работы, будет срабатывать внутренний настрой.
  11. Определитесь с порядком выполнения дел, что является наиболее важным в списке, что можно перенести «на потом». Старайтесь выполнять всё спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок. Правильное планирование поможет избежать стресса срочных дел, которые нужны ещё «на вчера».
  12. Экономьте своё время — вопрос можно решить по телефону или письменно? Поступаем таким образом, а на встречи едем по необходимости, с важными клиентами, на заключение новых договоров.
  13. Эффективно используйте свободное время и поездки, занимаясь самообучением (полезная литература, тренинги).
  14. Распределяйте время на закрытые часы — решение крупных задач, мелкие задачи можно успеть сделать между делом в короткие промежутки времени.
  15. Необходимо в план работ включать обязательно планирование, творческую работу, повышение квалификации.
  16. Максимально сокращайте время на непродуктивную деятельность — ксерокопирование, неважные встречи, обсуждения вопросов.
  17. Находите альтернативные решения, имея запасные варианты решения вопросов.
  18. Чередуйте работы — долгосрочные и краткосрочные, одиночные и командные. Это позволит не уставать от однообразия, увеличит продуктивность труда.
  19. Сверяйте свой график с планами сотрудников по важным встречам, например, предупреждайте заранее о совещаниях.
  20. Постоянный контроль над движением к намеченным результатам обеспечит успешную работу в нужном направлении.

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

  1. написание задач;
  2. определение времени выполнения;
  3. резерв времени (в соотношении 60:40);
  4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
  5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

Читайте продолжение темы в статье «Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов»

Так же вам может быть интересно:

Источник: https://zazama.ru/lichnostnyy-rost/taym-menedzhment-rukovoditelya.html

14 правил для грамотного планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени руководителя

Довольно часто люди, особенно бизнесмены, жалуются на нехватку свободного времени вплоть до минуты. А ведь если задуматься, сам факт поступления такой жалобы свидетельствует о том, что время на нее они выкроить смогли.

На самом же деле человек занят далеко не постоянно, а его восприятие своей загруженности и невозможности найти даже лишнюю секунду говорит о том, что его мысли не занимает планирование рабочего времени.

И это не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества.

Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы.

Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени.

Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше.

В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

  • Саморазвитие руководителя: как достичь совершенства

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

  • От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
  • 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
  • 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
  • 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное — помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

  • Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
  • Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
  • Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная — всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они.

Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать.

И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

  • Делегирование полномочий руководителем: правила, принципы и риски
  • l>Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.
  1. Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет — его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

  1. Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо.

Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия.

Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

  1. Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта.

Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели.

Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры.

Есть и другой пример — ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

  1. Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов — в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

  • Как исправить недостаток самодисциплины, вошедший в привычку

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

ВторникДелоПодзадача

Источник: https://www.kom-dir.ru/article/1782-planirovanie-rabochego-vremeni

Организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времениЧто приводит к дефициту времени
СпешкаИз-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
ПереутомлениеОтсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работыРуководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
СуетливостьКак правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивацииЕсли руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие планаЕсли руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки домаЕсли директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей неделиСписок дел
ПонедельникКомандировка, региональная инспекция
ВторникПроект В. Изучить промежуточный отчет
СредаДоклад. Обзоры
ЧетвергПроект А, определить конечный срок его сдачи
ПятницаИзучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.