+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Расходы на командировку

Содержание

Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2019 году

Расходы на командировку

> расчеты с персоналом > Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2019 году

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы.

Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников.

Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок — как рассчитать оплату командировочных дней.

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки.

При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.

00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

  • суточные;
  • оплата за проживание;
  • транспортные расходы;
  • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ.

Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб.

Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в этой статье.

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек.

Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание.

Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

  • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
  • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
  • оплата проезда в месте командировки.

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты.

Бухгалтерский учет и проводки

В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку.

В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм.

При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50.

При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.

Также возможна ситуация, что в командировке работник может потратить большую сумму, чем ему выдана, в этом случае работнику возмещается сумма, потраченная им сверх выданных денег, при этом заполняется расходный кассовый ордер, а в бухгалтерском учете отражается проводка Д71 К50.

Далее необходимо учесть произведенные работником командировочные расходы. Если по каким-либо расходам в подтверждающих документах выделен НДС, то он выделяется на отдельный счет и направляется к вычету (Д19 К71 и Д68 К19).

В зависимости от назначения командировки расходы списываются на соответствующие счета:

  • если командировка была связана с основным видом деятельности предприятия, то для производственного предприятия расходы списываются в производство: проводки Д20 (23, 25, 26, 29) К71, для торгового — в расходы на продажу Д44 К71;
  • если цель командировки – приобретение основных средств, то расходы списываются проводкой Д08 К71;
  • если цель командировки – приобретение МПЗ, то расходы списываются проводкой Д10 К71;
  • если командировка носит культурно-развлекательный характер, то расходы списываются в качестве внереализационных проводкой Д91/2 К71;
  • если командировка связана с бракованной продукцией, то расходы списываются Д28 К71.

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

  • Д50/3 К76 – купленный билет приходуется в кассу на третий субсчет;
  • Д71 К50/3 – билет выдан работнику;
  • Д20, (23, 44, 91/2) К71 – списаны расходы на покупку билета.

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

Проводки по учету командировочных расходов:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty-rasxody-provodki/

Что входит в командировочные расходы в 2018 году

Расходы на командировку

— Организация бизнеса — Кадры — Что входит в командировочные расходы в 2018 году

Многие должности в коммерческих и бюджетных организациях связаны с регулярными деловыми поездками.

Командировки могут осуществляться в пределах страны, а также назначаться в зарубежные страны. В обоих случаях возникает некоторая дополнительная нагрузка на финансовое состояние командируемого лица.

В связи с этим трудовое законодательство РФ обязывает компании возмещать командировочные расходы, которые несет сотрудник, находясь в деловой поездке.

Общие положения о командировках сотрудников в 2018 году

Исходя из ст. 166 ТК РФ, командировкой считается деловая поездка подчиненного по распоряжению нанимателя на определенный период времени с целью исполнения ряда служебных задач вне постоянного рабочего места.

К особенностям командировки можно отнести следующее:

  1. Деловая поездка должна обуславливаться производственной необходимостью.
  2. В подобную поездку может направиться только то лицо, которое осуществляет профессиональную деятельность на основании трудового соглашения, а не договора ГПХ.
  3. Командировкой не будет признаваться деловая поездка субъекта, если в трудовом соглашении отмечено, что его работа носит разъездной характер или деятельность осуществляется им в пути.
  4. Периодичность командировки должна быть разумной, однако, она никак не регламентируется отечественным законодательством.

ТК РФ выделяет особые категории граждан, которые не могут быть направлены в командировки:

  1. Сотрудницы, трудящиеся на основании трудового соглашения, которые ожидают появление на свет ребенка.
  2. Несовершеннолетние работники, официально трудоустроенные в компании. Однако, выделяют особые направления деятельности, при которых командировки для лиц, не достигших 18-ти лет, являются правомерными. Например, творческие профессии (актеры, поэты, писатели, спортсмены).
  3. Субъекты, исполняющие свои должностные обязанности на основании ученического соглашения.

Также необходимо выделить категории граждан, которых можно направлять в командировки только с их письменного согласия:

  1. Сотрудницы, осуществляющие свою трудовую деятельность на основании соглашения, которые имеют несовершеннолетних отпрысков.
  2. Работники, которые самостоятельно воспитывают ребенка (родители-одиночки), не достигшего пятилетнего возраста.
  3. Трудоустроенные лица, на чьем попечении числятся отпрыски с ограниченными возможностями. Также подразумеваются субъекты, осуществляющие уход за родственником, который нуждается в медицинском уходе (недееспособные граждане, инвалиды).
  4. Служащие, имеющие определенную категорию инвалидности, если деловая поездка нарушит курс реабилитации или повредит здоровью (например, командировка в город с жестким климатом).

По состоянию на 2018 год только два документа являются ключевыми при регулировании вопроса командировочных поездок:

  1. Распоряжение управленца. Предполагается бумага, в которой обозначаются все сведения о поездке подчиненного (направление, периодичность и т.п.). Зачастую подобный приказ оформляется по форме Т9. Однако также правомерно составить его в вольной форме на фирменном бланке компании. Основное требование к бумаге ─ наличие печати и подписи руководителя фирмы.
  2. Авансовый отчет. Предполагается, что в данную бумагу сотрудник внесет сведения о понесенных затратах и, вместе с оправдательными документами, предоставит в бухгалтерию компании с целью дальнейшего получения компенсационных выплат.

Именно на основании перечня командировочных расходов должен заполняться авансовый отчет. Сотруднику крайне важно знать, какие именно издержки следует включать в документ, иначе руководство фирмы в дальнейшем может не возместить понесенные траты.

Понятие суточных и командировочных расходов

Когда сотрудника направляют в деловую поездку, он вправе рассчитывать на получение целого ряда выплат. В связи с этим часто возникает вопрос: суточные и командировочные, в чем разница?

Уместно выделить перечень выплат, положенных работнику при командировке:

  • заработная плата, назначаемая субъекту за каждый день пребывания в командировке;
  • суточные выплаты, покрывающие издержки на оплату регулярного питания сотрудника и аренды жилья, а также ряда повседневных потребностей, которые обусловлены производственной необходимостью.

Приведенный перечень выплат принято называть командировочными расходами. Более детально необходимо остановиться на такой категории, как суточные, так как именно с этой группой выплат наиболее часто возникают трудности.

Суточными считаются дополнительные выплаты сотруднику, помимо основной заработной платы, которые призваны компенсировать командировочные расходы, понесенные гражданином в течение пребывания в поездке. Практика демонстрирует, что подобные выплаты обеспечиваются субъекту, если он пребывал в командировке более 1 дня (то есть при условии, что лицо не вернулось домой на ночь).

К суточным относятся такие виды расходов в командировке:

  1. Проживание в другом населенном пункте, которое подразумевает аренду жилой площади (как комнаты в отеле или места в хостеле, так и полноценной квартиры).
  2. Регулярное питание в столовых или кафе. Также к данной категории относится покупка продуктов в супермаркетах. При этом, все чеки на приобретение еды в подобных магазинах необходимо сохранять.
  3. Перемещение по городу посредством общественного транспорта. К нему относятся не только троллейбусы и автобусы, но также такси, самолеты, корабли и т.д.
  4. Затраты на деловой обед с контрагентами, если он носит характер производственной необходимости и предположительно наладит связи фирмы, в которой числится командируемое лицо.
  5. Прочие издержки, которые управленец сочтет уместными к возмещению.

Практика демонстрирует, что основные трудности заключаются в порядке определения прочих издержек и лимита, в пределах которого возмещаются все остальные затраты.

Помимо законодательно установленных отметок суточных, которые не подвергаются налогообложению, в компаниях местными нормативными актами определяются границы, в соответствии с которыми должна происходить компенсация затрат.

Наличие подобных ограничений существенно упрощает процесс расчетов с работником и последующих выплат.

Особенности выплаты суточных при различных видах командировок

Компенсационные суммы по факту понесенных издержек в командировке полагаются каждому подчиненному, который был направлен в деловую поездку. Расчет подобных сумм осуществляется, исходя из количества дней, проведенных гражданином в другом городе или стране.

объемы возмещений положены субъекту не только за рабочие дни, но также за выходные, праздничные и вынужденные простои в дороге.

Порядок компенсации затрат при командировке заключается в следующем:

  1. Наниматель оповещает подчиненного о существующих правилах выплаты суточных, а также об установленных лимитах.
  2. Субъект направляется в деловую поездку, где расходует средства в соответствии с полученной информацией об установленных лимитах.
  3. По факту возвращения в родной город сотрудник оформляет отчет, к которому прикладывает все сохраненные оправдательные документы. В частности, билеты на транспорт, чеки из супермаркетов, квитанции из отелей и т.д.
  4. Суточные затраты умножаются на число дней, которые работник провел в деловой поездке. Затем, с учетом зарплаты лица за соответствующее количество времени, сотруднику обеспечиваются компенсационные суммы.

Также уместно обратить внимание на особенности заграничных командировок. Исходя из ПП РФ № 12 от 09.01.2014г., объемы суточных выплат варьируются в зависимости от страны, в которую направляется командируемый субъект.

ПП РФ № 12 обязателен к использованию в бюджетных учреждениях.

В свою очередь, коммерческие организации применяют данный норматив в качестве рекомендательного и могут устанавливать особые правила для сотрудников при деловых поездках за границу в локальных правовых актах.

Положения современного законодательства не определяют минимального и максимального периода нахождения субъекта в деловой поездке.

Поэтому принято считать, что командировкой признается даже один день, проведенный в другом городе ввиду производственной необходимости, если при этом субъект вынужден нести затраты на оплату места ночлега.

За один подобный день управленец, тем не менее, должен выдать подчиненному компенсационные суммы в соответствующих объемах.

Налогообложение суточных выплат сотрудникам

В соответствии со ст. 217 НК РФ определены максимальные объемы суточных, которые не подвергаются налогообложению НДФЛ. В частности, лимиты представляют собой такие суммы:

  • если деловая поездка не выходит за границы России, максимальный предел суточных фиксируется на отметке 700 руб.;
  • в условиях, если поездка ‒ заграничная, максимально возможные суточные составляют 2500 руб.

Так, если суточные выплаты составили, например, 500 руб. и 1700 руб.

соответственно, то данные суммы (так как они меньше лимита) не будут отражаться в налоговой отчетности и, как следствие, с них не будет взиматься подоходный налог. Однако, если объем суточных был, например, 900 руб.

и 3100 руб. соответственно (то есть, больше установленной границы), то сумма превышения вносится в налоговую отчетность и с нее уплачивается НДФЛ.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Начисление или не начисление налога осуществляется в последний день месяца, в котором сотрудник подал соответствующий отчет. Объем налога удерживается из общей суммы выплат. В условиях, когда НДФЛ начисляется, он должен отражаться в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Помимо этого, начиная с 2017 года, сумма суточных, превышающая лимит, также должна учитываться при исчислении социальных взносов в фонды, исключая фонд травматизма. Все данные расчеты бухгалтер также осуществляет по факту завершения месяца.

Принимать во внимание данные лимиты при расчете налога на прибыль не обязательно.

Также важно отметить размер суточных для служащих бюджетных структур. Исходя из ПП РФ № 812 в редакции от 29.12.2016г., объем средних суточных для бюджетного сотрудника составляет всего 100 руб.

Перечень документов, подтверждающих командировочные расходы в 2018 году

По факту возвращения из деловой поездки сотрудник должен оформить соответствующий отчет и приложить к нему целый ряд документов, которые бы доказывали правомерность дальнейших компенсационных выплат в связи с его тратами.

В частности, к подобным оправдательным документам могут относиться:

  • бумаги, доказывающие, что субъект снимал жилплощадь. Предполагаются счета по оплате номера в гостинице, квитанции об оплате отеля, соглашение об аренде квартиры или комнаты. Во всех указанных документах обязательно должно фиксироваться количество дней, проведенных сотрудником на съемных апартаментах, а также стоимость одного дня подобного проживания;
  • бумаги, доказывающие, что субъект доехал до места назначения и обратно. Подразумеваются билеты на различные виды транспорта (поезд, авиабилеты и т.д.), чеки на обеспечение командируемого лица набором постельного белья и т.п.;
  • билеты на проезд в общественном транспорте, включая такси, если того требует производственная необходимость;
  • служебная записка, составленная сотрудником, которая доказывает траты на топливо для автомобиля. К данной записке также необходимо приложить чеки с заправки. Подобное характерно для лиц, которые в командировке используют личный автомобиль;
  • в случае, если сотрудник утрачивает или подвергает порче какой-либо оправдательный документ, он должен составить соответствующую служебную записку, где будет отражен обозначенный факт;
  • бумаги, удостоверяющие прочие затраты. Подразумеваются чеки из камер хранения, квитанции провайдера интернета или мобильной сети.

Пример расчета суточных при командировке в 2018 году

Определившись с тем, что входит в командировочные расходы в 2018 году, необходимо ознакомиться с порядком расчета данных выплат.

Пример 1. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Калининград на период 14 дней. Объем суточных для командировок в пределах РФ в ООО «Маяк» составляет 650 руб.

Так, объем суточных для Иванова составит 9100 руб. (14 дней * 650 руб.).

Несмотря на то, что на протяжении этих двух недель выпадают две пары выходных, они, тем не менее, учитываются как рабочие дни, и оплата производится в полном объеме.

Пример 2. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Прагу на тот же период ввиду производственной необходимости. В ООО «Маяк» суточные для заграничных командировок фиксируются на отметке 2700 руб. Порядок расчета в подобных обстоятельствах будет выглядеть так:

  1. 2700 ─ 2500 = 200 руб. Данная сумма будет подвержена налогообложению НДФЛ.
  2. 200 ─ 13% = 174 руб. Сумма суточных за минусом НДФЛ (200 * 13% = 26 руб.).
  3. Объем суточных составит: (2500 + 174) * 14 = 37.436 руб. за две недели командировки в Праге.
  4. НФДЛ в бюджет должен перечислиться в таком размере: 26 руб. * 14 дней = 364 руб.
  5. Также дополнительно с объема превышения суточными средствами установленного лимита (в данном случае ─ 200 руб.), ООО «Маяк» должно будет самостоятельно оплатить взносы в ПФ РФ и соцстрах.

Таким образом, командировочные расходы в 2018 году включают целый ряд затрат командируемого лица. Обеим сторонам трудового соглашения рекомендуется быть ознакомленными с общими правилами оформления деловых поездок и дальнейшего предоставления компенсационных выплат. (33 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/chto-vhodit-v-komandirovochnye-rashody-v-2018-godu.html

Командировочные расходы

Расходы на командировку

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

  • транспортные расходы работника,
  • расходы на проживание;
  • суточные.

Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

Оформление командировки

Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п.

 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма.

Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять.

И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

Выдача аванса на командировочные расходы

Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных.

Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными.

Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

Иные расходы

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502395

Командировочные расходы: что это, что входит, размер суточных в 2018 году, сумма и порядок возмещения, выплаты за однодневную командировку

Расходы на командировку

Довольно часто руководству компании приходится командировать своих сотрудников с важными и ответственными поручениями. Если это происходит регулярно, имеет смысл разработать и утвердить внутренние правила о командировках, дабы коллеги были в курсе, какие расходы помимо стоимости билетов и платы за жильё будут компенсироваться компанией.

Понятие и виды расходов на командирование

Командирование сотрудника сопровождается выдачей авансом некоторой суммы, необходимой ему для оплаты дороги до организации, найма жилья, а также других трат в связи с проживанием вне дома. Перечень других расходов определяется руководством, его обычно фиксируют во внутренних документах компании. Следовательно, командировочные расходы делятся на четыре группы:

  • расходы на проезд;
  • расходы на жильё;
  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
  • другие расходы, которые разрешены руководителем и производятся с его ведома.

Примеры других расходов:

  • услуги связи;
  • получение визы и заграничного паспорта.

В п.23 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» отмечается, что при направлении в командировку за рубеж должностному лицу компенсируются траты на:

  • получение визы;
  • оформление заграничного паспорта;
  • оплату платежей и сборов за въезд;
  • медицинскую страховку.

Величина суточных не ограничивается, перечень дополнительных затрат рекомендуется фиксировать в положении компании о командировках. Допускается дифференциальный подход к компенсации иных расходов для различных должностей.

Командировочные выплачиваются до начала командировки

На вопрос «когда выплачиваются командировочные» явного ответа нет, по всей видимости, выдача суммы денег в размере, указанном в смете, в день отправки может считаться нормой. Кроме этого, законом не запрещено переводить аванс на банковскую карточку сотруднику.

Таким образом, день и способ выдачи суточных определяет руководство. В идеальном случае эти вопросы должны быть зафиксированы во внутренних документах компании.

Выплачивать суточные после командировки неправильно, отправляемый сотрудник должен получить деньги авансом, чтобы на них купить билет.

Расходы на дорогу

Компенсируются траты на оплату проезда в место командирования и обратно, переезды между населёнными пунктами, если это предусмотрено командировочным заданием. Если аэропорт (станция, пристань) находятся за городом, то ещё и проезд общественным транспортом к станции. К расходам на дорогу также относят затраты на оформление документов на проезд и бельё в поездах.

Компания компенсирует проезд к месту назначения и обратно, а также дорогу к станции, если она находится вне города

С авансовым отчётом необходимо представить проездные документы, чек об оплате, квитанции об оплате постельных принадлежностей. Если сотрудник покупал электронный билет, то к отчёту прикладывается распечатанный бланк.

Если работник потратил на оплату проезда больше, чем авансом на это ему выдал работодатель (подтверждается соответствующими документами), то последний обязательно должен возместить перерасход по окончании командировки.

Расходы на жильё

Если принимающая сторона не предоставляет жильё, то компания, отправляющая своего сотрудника, выдаёт деньги на съём жилья на весь период командировки.

Затраты на жильё компенсируются, если во время проезда к месту командирования или обратно случилась отмена рейса или сломался транспорт, при этом сотруднику пришлось снять жильё. В описанных случаях к отчёту следует приложить документы, подтверждающие эти расходы.

Такими документами могут быть справка от перевозчика (от администрации железной дороги или от сменного директора аэропорта) или счёт из гостиницы.

Сотруднику компенсируются расходы на жильё в течение всей командировки путём выдачи аванса

Истраченные средства подтверждаются после возвращения чеком или бланком строгой отчётности, выданными при заселении в гостинице. Если потребовалось снимать жильё в частном порядке, к авансовому отчёту прикладывается договор о найме жилого помещения и расписка в получении денег (ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ).

При перерасходе ситуация такая же, как и с транспортными расходами — работодатель обязан всё компенсировать на основании представленных работником подтверждающих документов.

В случае однодневной командировки по России подразумевается возвращение сотрудника домой, что исключает необходимость в снятии жилья.

Затраты на заграничную командировку

Направление в зарубежную командировку предполагает оплату проезда, снятия жилья, компенсацию проживания вне дома. Расчёт и выплата суточных для зарубежной поездки имеют некоторые особенности.

  1. За время нахождения за пределами России суточные выплачиваются в иностранной валюте.
  2. Время проезда по России оплачивается в рублях.
  3. При выезде из страны сутки, включающие дату пересечения границы, оплачиваются в валюте, а при въезде обратно — в рублях.

Суточные в заграничной командировке оплачиваются в иностранной валюте

Дату пересечения государственной границы принято определять по отметкам пограничной службы. Если такая отметка отсутствует, то принимается дата, указанная в проездных билетах.

Однодневная командировка в другую страну будет оплачена в размере 50% от установленного размера для зарубежных поездок.

Если произошла вынужденная задержка в пути, то при предъявлении подтверждающих документов по решению руководителя дни задержки также оплачиваются. Суточные выплачиваются в рублях при вынужденной остановке на территории нашей страны, в иностранной валюте — при задержке в другой стране.

Прикладывая к отчёту о командировке билеты, составленные на иностранном языке, полезно выполнить построчный перевод блоков с данными:

  • фамилией, именем, отчеством пассажира;
  • направлением;
  • номером рейса;
  • датой вылета;
  • стоимостью билета.

Другие командировочные расходы

Вместе с основным статьями расходов при командировании с заданием работодатель может компенсировать и дополнительные — услуги связи, получение визы, оформление заграничного паспорта.

Эти расходы оплачиваются при условии, что сделаны они с разрешения руководителя. Разрешение может быть как письменным, зафиксированным в положении о командировках, так и устным.

Допустим дифференцированный подход к установлению разрешения на другие расходы в зависимости от занимаемой должности.

Оплата связи в командировке возможна с разрешения руководства

Зарплата на период командировки

В течение командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, выплачивать зарплату в эти дни компания не может. Посмотрим, как считать средний заработок.

Средний заработок = начисления работнику/ отработанные дни в расчётном периоде х дни в командировке

Начисления сотруднику, которые будут учитываться в расчёте среднего заработка, перечислены в Положении. За расчётный период обычно берётся предыдущий отработанный год.

Командировочные дни, выпадающие на выходной и праздничный день, подлежат оплате как рабочий день в праздник (выходной) в соответствии с ТК РФ. Оплата работы в праздничный день должна быть не менее чем в двойном размере либо в одинарном плюс дополнительный выходной.

Начало или окончание командировки в выходной или праздник засчитывается в срок командировки, эти дни оплачиваются как выход на работу в праздничный день. Сотрудник должен письменно подтвердить своё согласие трудиться в дни отдыха (решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002–663).

Что такое суточные

Компенсацию расходов сотрудника по проживанию вне дома в течение срока командировки называют суточными. Эти денежные средства выдаются под отчёт перед командированием. Суточные в составе аванса выплачиваются по расходному кассовому ордеру 0310002 — форма № КО-2 за каждый день командировки, в том числе праздничные, выходные дни и дни временной нетрудоспособности.

Теперь про срок, на который выдаются эти деньги. Длительность поездки включает в себя дни присутствия в месте командирования (в том числе выходные и праздники) и дорогу. Количество оплачиваемых командировочных дней часто определяют датами отправления и возвращения по билетам. Если время оправления поезда 23:10 2.04.18, то суточные будут выплачены за весь день 2 апреля.

Источник: https://kadrovik.guru/komandirovochnyie-rashodyi-sutochnyie-v-2018-godu-summa.html

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные — статья

Расходы на командировку

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета:

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж/Д билета:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте). 

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации.

 Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль 

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет.

Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.

05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.

2015 № Ф05-12177/2015  № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб.

(по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.

2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.

2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.

2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается. 

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/231

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.