+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Управление временем для менеджеров

Содержание

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

Управление временем для менеджеров

Добрый день, мои читатели! С вами Екатерина Калмыкова. Согласитесь, что среднестатистический человек проводит на работе больше половины своей жизни. Среди преуспевающих бизнесменов, ботаников, блогеров или менеджеров среднего звена всегда есть те, кто все время жалуется на нехватку времени для работы.

При этом зачастую жалобы исходят от человека, который проводит на работе не меньше времени, чем остальные, а иногда и больше.

В чем же здесь загвоздка? Почему одни успевают все, а другие ничего? Почему даже руководители могут входить в число ничего не успевающих? Что такое тайм-менеджмент на работе? Давайте разбираться вместе.

Перед временем все равны: и руководитель, и менеджер

Тайм-менеджмент на работе существует для всех. Какую бы должность не занимал человек, он обязан выполнить определенное количество дел, чтобы получить вознаграждение. Но не у всех получается сконцентрироваться на работе.

Что делает человек, придя с утра в офис? Вальяжно идет к кофейному автомату, не менее вальяжно платит за кофе и размеренно его пьет на рабочем месте, просматривая почту или ленту в соцсети. Мысли его примерно такие: «Еще только 8 часов, никого нет, начальника нет, можно немножко повалять дурака». И он это делает минимум до 10 часов.

Далее в офис приходят еще сотрудники, все хотят поговорить, поделиться новостями, обсудить. Когда тут работать? Спустя время, когда все наговорились и наконец-то уселись за свои рабочие места, выясняется, что дел до потолка и за 4-5 часов (оставшихся до конца рабочего дня) их явно не сделать.

В рамках блогер-шоу мы хотим провести эксперимент «Практика продвижения». Присоединяйся к нам!

Основы работы в офисе подразумевают моментальное включение в рабочую деятельность с момента прихода на работу.

Вы хотите выпить кофе? Пожалуйста. Но делайте это параллельно разбирая рабочую почту и отвечая на важные письма. Практика показывает, что деловая переписка занимает около 30% рабочего времени, так совместите приятное с полезным. Концентрируйте свое внимание на работе, не отвлекаясь на посторонние сплетни и разговоры, так вы успеете в три раза больше.

Помните, что работать в офисе гораздо легче именно с утра, когда никого нет и царит блаженная тишина. Используйте это время грамотно!

В работе блогера или удаленного сотрудника из другой сферы деятельности очень важно умение расставлять приоритеты.

Статьи в тему:

Расставьте приоритеты в жизни, и она отзовется удачей и доброй улыбкой

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов в грамотном планировании

В современном мире нам в этом помогают различные мобильные приложения, ежедневники, программы на компьютере. Вам достаточно потратить около часа на то, чтобы вбить свои дела в мобильное приложение или ежедневник и присвоить ему приоритет.

В любом приложении есть функция напоминания, так что вы будете знать, какое дело для вас самое важное на настоящий момент. Его нужно сразу начать делать иначе смысл программы теряется.

Тайм-менеджмент в работе руководителя занимает особое место. Ведь на нем лежит большая ответственность, чем на остальных работниках. Руководитель каждый день совершает ряд действий, он:

  • планирует;
  • отдает задание;
  • координирует работу сотрудников;
  • контролирует ее;
  • мотивирует своих подчиненных и себя самого;
  • выполняет работу, не связанную с основной деятельностью.

В зависимости от уровня руководителя его время может распределяться разными способоми. Чем выше уровень управляющего, тем больше времени он отдает планированию и меньше контролю работы, не относящейся к его основной деятельности, мотивации сотрудников. Больше всего времени руководитель, как правило, контролирует работу над собственными проектами на уровне линейного менеджмента.

Статьи в тему:

Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время

Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима

Менеджер, сотрудник и прочие «любители» тайм-менеджмента

Организовать время рядового менеджера гораздо проще, чем заняться тайм-менеджментом в работе, например, врача. У каждого сотрудника или менеджера есть так называемые «воры времени», которые бессовестно потребляют каждые 5 минут из рабочего времени.

К числу таких воров относится вечный перенос дел на завтра, поэтому исполнение их никогда не наступит. Также, занятие в течение рабочего дня любимыми делами, например, сидение в интернете, по поводу и без, занимает почти половину рабочего времени. Еще частым «воришкой» оказывается выполнение работы за других людей как следствие неумения сказать «нет». Это отнимает по крайней мере 1,5 часа.

Как должна происходить организация работы сотрудников в компании? Тайм-менеджмент советует ставить перед своими подчиненными и перед собой четкие цели.

Они должны содержать максимум полезной информации и минимум воды.

Статьи в тему:

Примеры личных целей человека: выбери свою и иди к ней

Постановка целей и их достижение: как попасть в яблочко

Постановка цели по smart: жизнь в умной системе координат

Если ваша сфера деятельности в компании подразумевает делегирование дел другим сотрудникам, старайтесь передать им максимальное количество мелких и средних дел, которые можно доверить. Себе оставляйте только самые важные и значимые для своего карьерного роста.

Эгоистично? Возможно, но метод делегирования позволяет освободить больше 15% своего рабочего времени.

Тайм-менеджмент в работе менеджера подразумевает полное сосредоточение на работе в течение определенного количества времени. Чтобы не отвлекаться на посторонние дела, можно поставить себе таймер, допустим, на один час. В течение 60 минут занимайтесь только важными делами, а потом сделайте перерыв минут на 10 (не больше). В перерыв выпейте кофе, сделайте зарядку или выйдете на свежий воздух.

Смена деятельности даст мозгу разгрузку, и вы снова сможете приступить к работе по таймеру спустя 10 минут.

Помните, что очень тяжело работать с бардаком на рабочем столе. Поэтому, если на рабочем столе наблюдается беспорядок, потратьте время и приведите все в надлежащий вид. То же самое касается рабочего стола в компьютере.

Обилие ненужных иконок рассредотачивает внимание, поэтому удалите ненужные документы, картинки, которые не относятся к работе, а документы отсортируйте по папкам.

В дальнейшем наведенный порядок в документах сэкономит массу времени.

Главное — не забывайте его поддерживать

Источник: http://blog-bridge.ru/lichnostnyiy-rost/taym-menedzhment-na-rabote-uspevay-vse-s-veterkom.html

Тайм-менеджмент (управление временем)

Управление временем для менеджеров

Бешеный ритм современной жизни часто приводит к постоянной нехватке времени. «Совещания, отчеты, планерки, встречи с клиентами, звонки, проекты, личная жизнь — кручусь как белка в колесе, а ничего не успеваю» — сетуют некоторые.

Так в чем же причина того, что за один и тот же промежуток времени одни успевают гораздо больше, чем другие? Ответ очевиден — в управлении временем, в его грамотном планировании и рациональном использовании, что на выходе дает более высокую продуктивность.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (англ. time management — управление временем) — это процесс организации и планирования собственного времени, который позволяет выполнять текущие задачи более эффективно и продуктивно.

Хорошее управление временем позволяет вам работать в первую очередь рациональнее, а не усерднее — чтобы вы успевали завершить больше дел за меньшее количество времени, каким бы обширным не был список ваших задач.

Неспособность управлять собственным временем не только наносит ущерб вашей эффективности, но и вызывает стресс из-за постоянных нарушений сроков выполнения задач.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм-менеджмент как подвид менеджмента представляет собой механизм управления временем компании.

В корпоративном тайм-менеджменте основной акцент делается на управление рабочим временем всех сотрудников компании, а рациональное использование времени каждым конкретным сотрудником является результатом правильного построения корпоративной системы.

Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях и для тех категорий работников, которые обладают определенной свободой выбора и имеют гибкий график. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения и организовывать процесс своей работы, ему необходимо владеть технологиями организации личного времени.

Для чего нужен тайм-менеджмент?

Преимущества применения тайм-менеджмента огромны:

  1. Повышается производительность и эффективность труда.
  2. Улучшается профессиональная репутация.
  3. Уменьшается уровень стресса (задачи выполнены в срок).
  4. Расширяются возможности для продвижения по карьерной лестнице.
  5. Большие возможности для достижения важных жизненных целей и целей карьеры.
  6. Появляется больше личного времени для общения с родными и близкими.

В то же время неспособность эффективно управлять своим временем может иметь некоторые очень нежелательные последствия:

  1. Нарушенные сроки выполнения (deadline) задач.
  2. Неэффективный рабочий процесс.
  3. Плохое качество работы.
  4. Плохая профессиональная репутация и отсутствие карьерного роста.
  5. Более высокие уровни стресса.

Этапы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя ряд этапов, в числе которых:

  1. Постановка целей.
  2. Планирование и распределение времени.
  3. Делегирование задач и управление ресурсами.
  4. Анализ затрат времени.
  5. Фиксация времени.
  6. Приоритизация.
  7. Реализация задач.
  8. Контроль достижения целей, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

1. Составьте список задач

Для начала необходимо определиться с перечнем всех задач, которые необходимо выполнить. Отразите в списке не только все рабочие задачи, но также и личные.

Составьте список исходя из задач, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца, года.

Не забывайте о личной жизни, встречах с друзьями, посещении поликлиники, отразите в списке время для саморазвития и не забудьте про отпуск.

2. Проведите хронометраж

После того как вы составили список задач, необходимо напротив каждой задачи написать ориентировочное время (минут, часов, дней), необходимое для ее выполнения. В последствии это вам пригодится при планировании распорядка дня.

3. Расставьте приориты

Как правило, задач всегда много и успеть все и сразу невозможно. Поэтому необходимо правильно расставлять приоритеты. Критерии расстановки приоритетов могут быть различными — это и личные мотивы, и финансовое вознаграждение. В качестве ориентира при расстановке приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Матрица дел Эйзенхауэра

Все задачи разделяются на 4 группы:

  1. Срочные и важные — выполняются в первую очередь и в полном объеме (критические задачи).
  2. Важные, но не срочные — выполняются во вторую очередь. Решение таких задач можно отложить на определенное время, но они также должны быть полностью решены.
  3. Срочные, но не важные — это задачи, которые хоть и являются срочными, но они не критичны. Выполнение таких задач желательно делегировать другим лицам, а если это не возможно — то отложить, т.к. они «пожирают время» для решения критических задач.
  4. Не срочные и не важные — это задачи, которые не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка.

4. Составьте план действий (задач)

Имея на руках перечень задач, их приоритетность и хронометраж, можно составить расписание задач на день, неделю, месяц. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», — вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.

5. Фильтруйте информацию

В современном мире информационных потоков можно легко потеряться во времени. Поэтому научитесь отсеивать весь информационный шум и концентрируйтесь на обработке только той информации, которая вам действительно необходима.

6. Не распыляйтесь между задачами

Доведите начатую задачу до конца, не оставляйте ее нерешенной. Эксперты в области тайм-менеджмента отмечают, что неоднократное возвращение к решению «надоедливой задачи» снижает производительность человека в пять раз!

Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займет больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.

7. Устраните «пожирателей времени»

Исключите все то, что понапрасну отнимает ваше время: просмотр социальных сетей, телевизионных передач, лишние кофе-брейки и разговоры с коллегами ни о чем и т.п. Если вы выполняете много рутинной работы (например, по сбору и обработке данных) — постарайтесь по-максимуму автоматизировать данный процесс.

8. Соблюдайте порядок

Наведите порядок на рабочем столе, систематизируйте документацию и разложите ее по полочкам, упорядочите информацию в вашем ПК, базах данных контактов и т.п. Все это существенно облегчит вам жизнь при поиске необходимой информации (документов) и сэкономит кучу времени.

9. Работайте в определенное время

У каждого человека есть собственные биоритмы, определите когда у вас пик активности. Именно в эти часы следует выполнять самые сложные задачи, т.к. максимальная концентрация позволит решать подобные задачи более эффективно и продуктивно.

10 . Не забудьте про отдых

Обязательно уделяйте время себе: сходите в спортзал, путешествуйте, не забывайте о хобби, проведите вечер в кругу семьи. Отдохнувший человек — эффективен и в работе!

Источник: http://discovered.com.ua/management/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem/

Шесть основных правил тайм-менеджмента

Управление временем для менеджеров

  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта.

Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А.

мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий.

Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени.

Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность.

Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать.

Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас.

В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

Поделитесь, пожалуйста, с друзьями!

Источник: https://envybox.io/blog/shest-osnovnyh-pravil-tajm-menedzhmenta/

Читать книгу «Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров» онлайн— Александр Смирнов — Страница 1 — MyBook

Управление временем для менеджеров

© Александр Смирнов, 2017

ISBN 978-5-4485-8490-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Благодарности

На работу над этой книгой меня вдохновили адепты тайм-менеджмента, заражающие окружающих стремлением эффективно распоряжаться временем: Глеб Архангельский, Брайан Трейси, Михаил Рыбаков, Андрей Андреев, Александр Михайлов, Кирилл Чижов, Андрей Ионов.

Об авторе

Я профессионально занимаюсь проектами с 2000-го года, в 2011-м получил степень РМР (Project Management Professional). За 17 лет я реализовал более 60 проектов и построил с нуля 6 проектных офисов.

Параллельно получил более 40 профессиональных сертификатов в области управления проектами, риск-менеджмента, экономики, маркетинга, продаж, закупок, логистики, стратегического и операционного менеджмента, управления персоналом, психологии. В 2012-м закончил программу МВА в РАНХиГС.

Начиная с 2006-го года, работал в компаниях различной направленности – в инжиниринговой компании прошёл путь от ГИПа до руководителя проектного отдела, а затем стал исполнительным директором. В роли руководителя IT проектов трудился в нефтегазовой отрасли.

Затем руководил проектным офисом в ритейле, выстраивал проектные офисы в производственных, строительных компаниях, в сферах культуры и здравоохранения, а также занимал должность директора цепочки поставок, директора по закупкам крупнейшей в России в своём сегменте производственной компании. В качестве партнёра развивал консалтинговый бизнес и бизнес в сфере услуг B2C.

Провёл несколько десятков тренингов и разработал ряд методик в области управления проектами, тайм-менеджмента и повышения личной эффективности, риск-менеджмента, автоматизации отчётности и оптимизации бизнес-процессов.

Глоссарий

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) – показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

ТМ – тайм-менеджмент.

ИСР – иерархическая структура работ (термин обычно используется в управлении проектами).

SMART – мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач. Считается, что для наибольшей эффективности, цели должны соответствовать следующим параметрам: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Achievable (Достижимый), Relevant (Актуальный), Time-bound (Ограниченный во времени).

Дедлайн – крайний срок (дата и/или время), к которому должна быть выполнена задача.

Принцип Парето – эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

Введение

Время – самый недооценённый в современном мире ресурс. Слишком часто я слышу вокруг себя фразу «убить время». Мы и так непозволительно много времени убиваем, в основном, бессознательно. И уж тем более не стоит делать это осознанно.

Цель этой книги – дать инструменты для тех, кто хочет использовать время эффективно, рассказать о конкретных шагах, которые нужно сделать для того, чтобы быстро повысить свою личную эффективность.

Многие техники, описанные в данной книге, хорошо известны, возможно, часть из них Вы уже используете, сознательно или интуитивно.

Однако точное выполнение рекомендаций по управлению временем позволит обнаружить дополнительные временны́е резервы, и использовать их максимально эффективно.

Не стоит недооценивать книгу вследствие её небольшого объёма. В этом весь секрет – чем проще техники, тем больше вероятность, что они будут использоваться на практике. Многие безупречно оформленные методики не исполняются только потому, что слишком сложны для запоминания и исполнения. Выполнение простых правил, но регулярно – гораздо более продуктивно.

Я не пытался в одну книгу поместить все известные техники управления временем, а выбрал самые эффективные техники, подходящие для топ-менеджеров и собственников компаний. Все описанные в книге техники испытаны на практике и успешно применяются мной в течение продолжительного времени.

Структура книги представляет собой набор глав, относящихся к различным разделам тайм-менеджмента, их желательно читать по порядку. Каждая глава содержит некоторое количество шагов – конкретных действий, закрепляющих, обычно достаточно краткую, теоретическую часть главы. Иногда я намеренно повторяю какие-то самые важные моменты в книге для лучшего запоминания (метод Ицхака Адизеса).

Не обязательно делать все шаги – возможно, часть из них Вы уже прошли ранее и успешно используете в жизни, какие-то шаги Вам не подходят по различным причинам.

Также Вы можете выбирать наиболее эффективные именно для Вас шаги и сначала сделать их, а уже затем все остальные.

Помните о том, что достаточно внедрить всего несколько техник тайм-менеджмента для достижения потрясающих результатов, так как всего 20% этих техник смогут высвободить Вам до 80% времени.

Приятного и полезного чтения!

Глава 1. Быстрый старт

Время идёт. Поэтому, что бы вы ни делали, делайте это. Делайте это сейчас. Не ждите.

У понятия «тайм-менеджмент» множество определений, но суть тайм-менеджмента – это всего лишь управление временем. Более правильное управление, более эффективное, более рациональное. Возникает вопрос – более эффективное, чем что? В простейшем случае можно считать, что более эффективное, чем у среднего индивида.

И сразу Вас порадую – подавляющее количество людей управляет своим временем чудовищно неэффективно, как в работе, так и в личной жизни.

Пожалуй, даже принцип Парето для соотношения людей, эффективно управляющих временем, и совершенно неэффективных в тайм-менеджменте, не совсем корректно работает: в среднем, гораздо менее 20% людей можно назвать эффективными с точки зрения управления временем.

Поэтому Вам будет нетрудно выбиться в топ-лист эффективных управленцев временем, если Вы начнёте применять описанные в книге методики.

Совершенно неважно, применяете Вы данные техники на работе по найму, в собственном бизнесе или в личной жизни – большинство методик одинаково эффективно работает везде.

Более того, трудно представить себе человека, который в работе, например, управляет временем эффективно, а в личной жизни – нет.

Есть более эффективные методики в одной области и менее продуктивные в другой – но будьте уверены, все описанные в данной книге методы позволят вам сэкономить время во всех областях Вашей деятельности.

Важный момент: тайм-менеджмент не может существовать «в вакууме», Вам не удастся бороться за эффективность работы со временем в одиночку. Для того чтобы технологии тайм-менеджмента успешно работали, ими должны пользоваться не только Вы, но и Ваши коллеги (или члены семьи, например). Поэтому очень важно заражать всех вокруг желанием управлять временем эффективно…

Главный вопрос – для чего вообще нужен тайм-менеджмент? Чтобы успевать больше за тот же самый промежуток времени? Не совсем.

Это, разумеется, тоже является одним из эффектов применения инструментов тайм-менеджмента.

Однако главная цель тайм-менеджмента – максимально быстро достигать своих целей, не растрачивая время впустую на ненужную деятельность, не продвигающую Вас к реализации Ваших целей.

Если кратко, идеология тайм-менеджмента – вдумчиво и осмысленно использовать время в соответствии с осознанными личными (и/или рабочими) ценностями и приоритетами.

Предлагаю Вам в качестве разминки оценить собственную эффективность в плане управления временем. А вдруг она уже невероятно высока? Тогда, с точки зрения тайм-менеджмента, допустимым для Вас вариантом будет немедленно закрыть книгу и сэкономить несколько часов на её прочтении.

Итак, тест: выберите один наиболее подходящий вариант ответа для каждого вопроса.

1 На встречи и совещания Вы приходите

А) Вовремя, минута в минуту, или чуть заранее

Б) Иногда опаздываю

В) Бывает, сильно опаздываю

Г) Прихожу намного раньше времени

2 Совершая покупки в интернет-магазине, Вы обычно делаете заказ

А) По телефону

Б) Через сайт

В) Не пользуетесь интернет-магазинами

Г) Сами не занимаетесь покупками, поручаете другим

3 Сколько времени Вы проводите в социальных сетях?

А) Несколько часов в день

Б) Полчаса в день

В) Захожу ненадолго несколько раз в неделю

Г) Практически не пользуюсь социальными сетями

Д) Нет аккаунта в социальных сетях

4 Вам выдали для ознакомления рукопись на 100 страницах и её резюме на 3-х страницах:

А) Сначала прочитаю рукопись, затем резюме

Б) Сначала прочитаю резюме, затем (возможно) рукопись

В) Прочитаю только резюме

Г) Прочитаю только рукопись

Д) Сначала уточню, точно ли нужно всё это читать

5 Встреча, на которую Вас пригласили, затягивается

А) Ничего страшного, если нужно больше времени, я задержусь

Б) Если встреча не интересна или есть дела, мягко намекну, что мне пора идти, однако немного задержусь

В) Скажу, что у меня другая встреча, и покину встречу, не задерживаясь даже на минуту

6 Сколько времени в среднем длится Ваш разговор по телефону?

А) Не более нескольких минут (часто менее минуты)

Б) От 3 до 10 минут

В) Могу говорить по телефону часами

Г) Не люблю говорить по телефону, чаще пишу смс или пользуюсь мессенджерами

7 Записываете ли Вы свои планы и задачи?

А) Да, есть специальная система, записываю ежедневно

Б) Записываю в разные места, делаю это периодически

В) Редко записываю

Г) Никогда не записываю, и так всё помню

8 Часто ли Вы отказываете людям, которые обращаются к Вам с личными просьбами?

А) Никогда не отказываю

Б) Очень редко отказываю

В) По-разному, зависит от ситуации

Г) Часто отказываю

9 Вы опаздываете из-за пробки на важную встречу. Ваши действия

А) Позвоню и предупрежу, что опоздаю

Б) Напишу сообщение, что опоздаю

В) Позвоню и отменю встречу

Г) Брошу машину, поеду на метро – и успею на встречу

Д) Ничего не буду предпринимать, просто опоздаю

10 Какое устройство чаще всего используется Вами для того, чтобы узнать время?

А) Наручные часы

Б) Телефон

В) Наручные часы, телефон, планшет, радио, часы в машине, часы в офисе, часы на улице

Подсчитываем баллы:

Менее 20 баллов – низкая эффективность управления временем.

21 – 30 баллов – неплохо, но есть немало областей для улучшения.

31 – 40 баллов – хороший результат! Книга поможем Вам добиться бо́льшего.

41 – 49 баллов – высокая эффективность в области тайм-менеджмента.

50 баллов – немедленно закройте книгу, не тратьте время на её прочтение! Вы и так прекрасно управляете временем.

Не стоит слишком зацикливаться на теории. Сразу переходите к практике! Все инструменты тайм-менеджмента требуют немедленного применения в жизни, и для этого книга содержит готовые рецепты – небольшие и понятные шаги, которые помогут Вам с первой минуты начала их использования. Вы найдёте практические задания по закреплению теоретического материала для каждого шага.

Этих шагов в книге несколько избыточное количество. По той причине, что не все Вам подойдут или будут достаточно эффективны именно для Вас.

Выберите из них те, которые больше нравятся или обещают максимальный эффект, и пройдите для начала эти шаги. Не пытайтесь делать всё и сразу – скорее всего, Ваш энтузиазм быстро закончится.

Лучше выбрать несколько простых, но эффективных методик, и внедрить их, чем безуспешно пытаться использовать сразу всё и достаточно быстро от этого устать.

Как вариант – договоритесь сами с собой, что будете внедрять по одной ТМ-привычке раз в месяц (если пойдёт легко, возьмите 2 или 3). И обязательно используйте выбранную методику ежедневно. Когда Вы обнаружите, что используете её уже подсознательно, без напряжения – можете переходить к следующей.

167 000 книг и 11 000 аудиокнигПервый месяц подписки за 199 ₽

Источник: https://MyBook.ru/author/aleksandr-smirnov-10/prakticheskij-tajm-menedzhment-dlya-top-menedzhero/read/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.