+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Управление временем на предприятии

Содержание

Актуальность тайм менеджмента

Управление временем на предприятии

Часто ли вы сталкиваетесь со словом «тайм менеджмент»? Пора выяснить, что оно обозначает и в каких ситуациях используется.

Если переводить каждую часть этого термина, то получится словосочетание «управление временем», что и являет собой, в сущности, тайм-менеджмент.

Сущность этой практики состоит в том, чтобы так организовать своё время (и рабочее, и личное), чтобы ни одно из важнейших дел не осталось без должного внимания. Таким образом, тайм менеджмент – это планирование времени с учетом всевозможных обстоятельств.

Вся жизнь – игра, игра временем

Почему эта практика пользуется такой популярностью? Актуальность тайм менеджмента объясняется темпом современной жизни. С развитием технологий жизнь любого среднестатистического человека начала двигаться в разы быстрее.

Это можно увидеть на простом примере делового письма: в середине двадцатого века доставка любой важной информации в письменном виде занимала немало времени.

В двадцать первом веке промедление смерти подобно: письма доставляются в течение пары секунд, и точно так же срочно требуют ответа. Поэтому увеличивается не только темп жизни, но и скорость мышления.

Мышление человека нельзя сравнить с работой механизма, однако у них есть одно общее правило: чтобы управлять большой скоростью, нужен грамотный алгоритм действий, иначе настройки сбиваются и не дают ожидаемого эффекта.

Особенности тайм менеджмента

Чтобы машина человеческого мышления работала правильно, существуют определенные условия, при котором управление собственным временем осуществляется грамотно и приносит существенную пользу.

Одним из таких принципов является самостоятельность. Человеку, планирующему свое время, необходимо помнить, что дела, которые он должен выполнить, лежат только на его плечах. Адекватное восприятие собственной нагрузки упрощает задачу планирования.

Существует большое количество методов и систем, помогающих составить распорядок дня и распределить нагрузку по определенным блокам.

Есть также советы, которые должны служить неоценимой помощью и своеобразным толчком к самосовершенствованию, однако на деле становится понятно, что решения должны быть индивидуальными, а предлагаемые системы и методы не могут являться правилами к обязательному исполнению.

В организации своего времени главную роль играет не строгая система, а индивидуальный стиль, поскольку каждый человек уникален, и если одному необходимо подходить к решению вопроса об управлении своим временем с системой подсчетов, то другому будет комфортно искать творческие пути организации собственного времени.

Управление временем в компании

Особую роль играет тайм менеджмент на предприятии. где с недостатком времени сталкиваются все рабочие: от работников низшего звена до главного руководителя.

Однако планирование времени в компании является более сложным процессом, чем организация личного дня. Каждый человек применяет методы, которые подходят конкретно ему и являются для него наиболее удобными.

В случае с корпоративным тайм менеджментом все обстоит гораздо сложнее.

Нередкая ситуация, когда руководитель не в состоянии справиться с организацией времени своего коллектива, а потому прибегает к помощи специалиста, который разбирается в этой области и помогает предприятию в этом процессе.

Специалист проводит определенные курсы, где разъясняются основные принципы управления временем на предприятии и предлагаются варианты внедрения тайм менеджмента в производство.

Эти курсы делятся на два типа: в первом случае семинары проводятся с участием так называемых первых лиц, то есть руководителей и управленцев. Во втором случае курсы являются обязательными для всех рядовых сотрудников.

Сущность современного тайм менеджмента для предприятия состоит в том, что его формирование направлено на эффективность взаимодействия всех подразделений компании и руководителями.

Он предполагает использование локальных сетей и информационных технологий для общения, что значительно повышает экономию времени, ведь теперь для сообщения информация необязательно переходить из помещения в помещение, достаточно всего лишь ввести необходимый текст в определенную программу и по щелчку мыши отправить её нужному человеку.

В результате у человека не возникает необходимости оставлять свое рабочее место и терять время, которое должно быть направлено на выполнение его должностных обязанностей и текущих задач.

Быстрое внедрение тайм менеджмента на предприятии

Чтобы тайм менеджмент на предприятии заработал в полную силу, необходимо помнить несколько моментов, которые помогут провести внедрение новых технологий быстро и эффективно.

Движущая сила и главный инструмент компании – это его сотрудники. Внедрение тайм менеджмента необходимо начинать со знакомства персонала с этой практикой.

Понимая саму сущность управления временем, сотрудники смогут принять определенные технологии и правила, необходимые для реализации этой системы.

Необходимо суметь заинтересовать персонал, чтобы он принял предлагаемые изменения с энтузиазмом и способствовал их внедрению.

задача инициатора – объяснять так, чтобы коллектив понял, что от него требуется и для чего нужны эти новшества. Многие используют для этих целей вспомогательные средства, к которым относятся видео с записями курсов и аудиозаписи.

Преимущество этих средств в том, что они требуют минимум усилий со стороны руководства, а также являются удобными для сотрудников. Другое средство – специальная литература, которая советуется сотрудникам для прочтения.

Плюс в том, что печатная информация усваивается людьми лучше всего, однако есть и недостаток: у людей, работа которых требует организации рабочего времени, этого времени не так много, поэтому трата его на чтение книги вредит остальным сферам жизни.

При формировании системы, которая позволит управлять временем максимально эффективно,  важно учитывать мнение самого персонала, поскольку идеи, исходящие от него, могут оказаться крайне полезными. Не следует бояться изменений в ранее намеченном плане.

Важно при внедрении тайм менеджмента на предприятии контролировать сам процесс обучения.

Обычно для этого процесса организуется специальная группа, в обязанности которой входит наблюдение за процессом обучения, контроль его эффективности и мониторинг успехов.

Также необходимы координаторы, сообщающие о времени и форме проведения занятий. Здесь очень важно наличие специальной литературы, которую не необходимо, а можно читать вне рабочего времени.

Почему так важен тайм-менеджмент в наше время?

Переоценить значение тайм менеджмента крайне трудно.

Практика управления собственным временем важна как для крупных организаций, процессы работы которой сложны и обладают большим масштабом, так и для каждого отдельного человека, который стремится повысить эффективность своей работоспособности и уделять достаточно времени как работе, так и своей семье. Успешное планирование времени на работе и в личном пространстве – это и есть тот самый залог успеха, в поисках которого мы пребываем всю нашу жизнь.

Источник: http://VictoryGroups.ru/time-management/aktualnost-tajm-menedzhmenta.html

Внедрение тайм-менеджмента на предприятии: 7 уроков

Управление временем на предприятии

Вы — руководитель предприятия и твердо уверены, что внедрение тайм-менеджмента должно начинаться с верхов.

Поэтому вот уже несколько недель кряду вы изрядно планируете каждый день, поддерживаете идеальный порядок на рабочем столе, ведете активную борьбу с пожирателями времени и по окончанию рабочего дня читаете специализированную литературу по управлению временем. Но…

Ваши подчиненные, вместо того чтобы разгружать вас, напротив, только то и делают, что подбрасывают какую-нибудь задачку, да еще и постоянно отвлекают от выполнения ваших непосредственных задач.

Что же в сложившейся ситуации не так? В чем вы ошиблись, начав внедрять тайм-менеджмент в своей компании? А ошиблись вы в одном — в том, что начали только с себя, а не подключили к изучению тайм-менеджмента всех сотрудников предприятия.

В данной статье представлены 7 уроков «правильного» внедрения тайм-менеджмента в компании. Их изучение поможет повысить продуктивность как каждого отдельно взятого сотрудника, так и всей компании в целом.

Урок 1й. Объясните персоналу свою задумку

Внедрение тайм-менеджмента в офисе следует начинать с ознакомления персонала с вашей идеей.

Они должны знать, почему отныне с 10 до 12 попасть на прием к руководителю невозможно, или почему, например, внешний вид их рабочего места теперь так сильно волнует начальство.

Вы должны вдохновить их своей задумкой, пояснив, что освоение тайм-менеджмента позволит работать продуктивней, а следовательно, прибыль компании возрастет, а с ней возрастут и размеры премий.

Заинтересовать сотрудников можно и возможностью больше отдыхать. Если они научаться справляться со своими делами в официально отведенное рабочее время, то им не придется задерживаться в офисе или выходить на работу по выходным.

К тому же, если сотрудники будут точно знать, чего вы от них добиваетесь, то и вам будет проще. Они перестанут вас дергать по пустякам и забегать в кабинет только для того чтобы на всякий случай что-то уточнить. А через время они не только не будут тратить ваше время, но и начнут экономить свое.

Интересная мысль. Вначале посвятите в свой замысел только основных помощников. Если вы сумеете заинтересовать их, то остальной персонал сам к вам примкнет.

Представьте, что перед каждым совещанием вы тщательно изучаете повестку дня, но кроме вас никто из персонала этого больше не делает. Будет польза от того что вы уже знаете план совещания? Нет.

А вот если сотрудники осознают, что важна каждая минута, то они тоже заранее ознакомятся с предоставленными бумагами и на совещании можно будет сразу приступить к делу, а не тратить время на тех, кто «не в курсе».

Чем большее число окружающих вас людей овладеет тайм-менеджментом, тем больше свободного времени у вас появится, и тем меньшее напряжение вы будете испытывать.

Нередко люди придерживаются установленного порядка лишь потому, что не знают, как поступать иначе. Откройте перед своими сотрудниками новые возможности, поясните им важность обучения управлению временем.

Урок 2й. Убедитесь, что вас поняли

Объясняйте так, чтобы люди вас поняли. Если вы заявите: «Все, с этой недели начинаем экономить время и работать эффективней», то многие могут просто не осознать, чего вы от них хотите, и что им требуется делать. В результате каждый начнет разрабатывать собственную систему решения вопроса и ничего хорошего из этого не выйдет.

Важно, чтобы все поняли, что отныне, допустим, следует пользоваться единой схемой систематизации документов, так как ее использование позволяет наладить более эффективную работу. 

Урок 3й. Средства обучения

Лучший учитель для ваших подчиненных — это вы сами. Но что же делать, если вы не можете выделить на их обучение достаточное количество времени? Использовать вспомогательные средства.

  1. – и аудиокурсы. Вы можете остановиться, как на уроках частных авторов, так и на советах, разработанных организациями. Благо, программ, обучающих управлению временем, на сегодняшний день предостаточно.
  2. Телевизионные программы. В наши дни существуют даже отдельные каналы, специализирующиеся на советах по ведению бизнеса. Наверняка вы сможете найти у них передачи, посвященные вопросам управления временем.
  3. Литературу. Книг по тайм-менеджменту очень много, выберите те, которые вам ближе по духу и предложите их для прочтения сотрудникам.
  4. Экспертов. Пригласите экспертов по тайм-менеджменту и саморазвитию в офис либо запишите сотрудников на выездные курсы или семинары.

Урок 4й. Мнение персонала

Не игнорируйте мнение сотрудников, возможно кому-то из них придут в голову светлые мысли. Советуйтесь с подчиненными, узнавайте, кажутся ли им эффективными те или иные методы, интересны ли им семинары, которые они посещают, получается ли у них внедрять тайм-менеджмент в жизни. 

Чаще общайтесь со специалистами разных профилей, ведь никто, кроме них, не знает их участок настолько хорошо. Не исключено, что они подскажут более эффективные методы, нежели те, на которых решили остановиться вы.

Любую схему управления временем можно изменить, а потому, уточняйте у своих людей, все ли идет так как надо, и в случае необходимости не бойтесь менять выбранный ранее подход.

Урок 5й. Организация обучения

Для облегчения и ускорения процесса освоения тайм-менеджмента рекомендуется организовать внутрифирменное обучение управлению временем. Для этого необходимо обратиться в специализированную компанию, которая и займется проведением семинаров.

Даты занятий нужно назначить заранее, и за несколько дней сообщить их всем сотрудникам. Обучение можно проводить один раз в неделю в течение 2-х-3х месяцев (например, по средам), а можно сделать его более интенсивным и обучать сотрудников 1-2 недели без перерывов.

Все зависит от занятости подчиненных.

Желательно:

  • создать на предприятии группу, которая будет следить за процессом обучения и контролировать его эффективность;
  • назначить координаторов, которые будут оповещать персонал о месте и времени проведения занятий;
  • подарить каждому сотруднику книгу по тайм-менеджменту, чтобы при желании он мог читать ее вне офиса.

Урок 6й. Мониторинг

Во время внедрения тайм-менеджмента на предприятии вам придется отслеживать эффективность проводимых занятий. При желании для этой цели можно нанять и специалиста со стороны либо поручить это кому-то из персонала.

Если вы узнаете, что какие-то задумки реализовать не удалось, проанализируйте, почему:

  • возможно, вы не пояснили людям, чего вы от них ожидаете;
  • возможно, сотрудники не поняли ваших намерений;
  • возможно, ваши задумки пришлись сотрудникам не по душе;
  • возможно, вы выделили недостаточное количество времени на обучение.

Урок 7й. Подведение итогов

Спустя полтора-два месяца оцените итоги работы: что удалось внедрить, а что нет, что пришлось по нраву персоналу, а что не оценили, что дало результаты, а что оказалось бесполезным. Через полгода проведите повторную оценку достигнутого.

Даже если первое время что-то пойдет не так, не отчаивайтесь и продолжайте в том же духе. Постепенно все наладится и не исключено, что вы станете руководителем одной из самых эффективных компаний. Удачи!

Источник: http://TimeStep.ru/2013/01/08/vnedrenie-tajjm-menedzhmenta-na-predpriyatii-7-urokov

Основы тайм менеджмента и его эффективное использование

Управление временем на предприятии

Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас.

Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности.

Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного изменить себя и пересмотреть отношение к личному времени. Многие успешные люди могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности.

Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями.

Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

  • ему удается достигать больше поставленных целей;
  • он успешен во всех сферах деятельности;
  • он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
  • за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
  • человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
  • он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;он всегда имеет четкий план действий;
  • владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени.

Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность.

Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Мотивация, как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи.

Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня.

Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты.

Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты.

В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

  • Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
  • Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
  • Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело.

Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться.

В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия.

Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму.

Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта.

Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно.

Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент.

Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями.

Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой.

Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени.

Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

Источник: https://HeadLife.ru/taym-menedzhment/

Организация времени. Способы тайм-менеджмента

Управление временем на предприятии

Организация времени — это все тот же, кому-то уже поднадоевший тайм-менеджмент. Друзья, у вас хорошо получается правильно организовать свое время и время других людей, с которыми вместе необходимо работать? Согласитесь, что от правильного управления своим временем зависит, насколько успешно будет выполнены задачи и достигнуты цели.

Вы наверное знаете, что успешные люди успевают сделать намного больше, чем те из нас, кто не задумывается еще об этом. Да, они владеют особыми техниками, которые позволяют им добиваться больше, это не секрет. Секрет в том, что хотя и есть общепризнанные методы и способы управления временем, у каждого из них — свои, те которые эффективно срабатывают именно у них.

Эти способы наработаны временем, опытом и практикой. Проверку временем, водой, огнем и медными трубами прошли различные советы и рекомендации от гуру тайм-менеджмента, но выстояли и остались только те, которые соответствуют целям и задачам конкретного человека, его физическому и нравственному состоянию, его возможностям и видению.

Почему не любят тайм-менеджмент?

Очень часто люди не начинают заниматься тайм-менеджментом, так как думают, что придется делать все по часам.

Я помню, когда была необходимость протестировать время сотрудников для анализа и прогноза продаж, почти все менеджеры в штыки встретили распоряжение расписать свой рабочий день практически поминутно, выполнить хронометраж, в качестве однодневного эксперимента. Замечу, что в то время, 2007 год, ко многим организационным моментам относились с таким же негативом и пренебрежением.

А нужно было всего лишь выяснить — куда уходит время и что нужно сделать, чтобы не терять его напрасно. Первый эксперимент, конечно, не удался таким, как задумывался, но все же определенную пользу и порцию информации руководителям принес.

Способы тайм-менеджмента

Я для себя уяснила, что на этом этапе важно поручать сотрудникам краткосрочные задачи — те, на выполнение которых может уйти полтора-два часа рабочего времени.

То есть, если есть большая задача, то лучше разбить ее на части и выполнять отчитываться по ней поэтапно. Этот способ называется «Съешь слона по кусочку», и знаете, он отлично работает.

Кстати, о нем вы можете прочитать в моей статье «Как повысить свою работоспособность или как съесть на завтрак лягушку».

Такой прием можно применять не только на работе, но и в повседневной жизни, постараться с детства приучать к нему своих детей. Измерили — проанализировали — спланировали — выполнили — проанализировали. Несколько шагов на начальном этапе и многократное повторение приведут к выполнению действий на автомате, через какое-то время станет привычкой и будет выполняться на подсознательном уровне.

Тайм-менеджмент — это удобно

Вообще, тайм-менеджмент — очень гибкая и удобная вещь. Его можно и нужно настраивать под себя.

Зачастую организация времени требуется исключительно в тех случаях, когда мы делаем, потому что надо, замечали? Вроде бы и дело интересное, но может немного поднадоело, может настроение или самочувствие не подходящее, может быть просто лень, вот тогда приходится включать внутренние механизмы самодисциплины, настраивать мотивацию на нужный уровень и контролировать свою деятельность.

А когда этим не приходится заниматься, вспомнили? В двух случаях: когда лень и безделье полное, и когда мы настолько увлечены работой или делом, что не замечаем, как несется время. В таких случаях говорят: «Не успел оглянуться, а рабочий день закончился».

Где правда?

Истина всегда где-то находится посередине, тем не менее, если какие-то рекомендации помогают быть эффективнее одному человеку, то они могут быть эффективными еще хотя бы для нескольких человек.

Сейчас мы не будем обсуждать, как организовать свое время, когда нас одолела лень-матушка, или когда в душе горит энтузиазм.

Я поделюсь с вами двумя простыми способами, которые могут быть для вас эффективными, когда работать просто надо.

2 простых способа организации времени

Первый способ:

Просто делать.

Второй способ:

Просто делать чаще перерывы.

Улыбаетесь? Вижу ваше непонимание… На самом деле, друзья, способы проверены временем. Уверяю, что для кого-то из вас они будут спасательным кругом в нужный момент.

Лучше делайте больше перерывов, можно через пятнадцать минут, можно через 10 или 5 минут, но даже в этом случае, вы будете двигаться вперед, а не стоять на месте.

Вы не заметите, как втянетесь в работу и перерывы вам уже будут не нужны.

О техниках

Это очень простые способы для организации своего времени. Я знаю, что применяя различные техники тайм-менеджмента, такие как планирование задач, деление дел на важные и срочные, техника «помидора», ведение ежедневника, использование онлайн-сервисов — планировщиков дел и т. д., в результате будут значительно ускорять нашу деятельность, это бесспорно.

Но все же надо найти главное, к чему прислушивается ваш организм, и не сильно сопротивляется сознание. Найти то, что будет помогать именно вам.

Делим свои дела

Давайте вспомним еще раз, что все наши дела можно разделить на 4 группы:

  • Срочные — Важные
  • Важные — Не срочные
  • Срочные — Не важные
  • Не срочные — Не важные

Найдите информацию об этом методе Эйзенхауэра, и научитесь применять его при планировании. И делайте в первую очередь Главные вещи: срочные и важные.

Этот метод мне очень помог справиться с огромной текучкой дел, которым не было конца и края в то время, когда я работала руководителем филиала рекламной компании, и одновременно велась работа над несколькими равнозначными по важности направлениями.

Кто и кем управляет?

Постепенно становилось понятно, что уже не текучка мной управляет, а я управляю делами и успешно организовываю свое время.

Вовремя помогли советы Артема Фарьевича про «обезьянку», которую менеджеры постоянно сажали на мою шею, я научилась возвращать им их же «обезьянку», они должны были сами с ней договориться.

Научилась вовремя говорить «нет», отказывать, не обижая другого человека, вежливо закончить разговор, если понимала, что он крадет мое время.

Друзья, все это очень интересно, на самом деле. Сейчас, порой, даже сложно понять, что более эффективно действует при решении и выполнении тех или иных задач. Важно понять, что у вас будут работать свои собственные методы, которые окажутся эффективными именно для вас.

Когда понимаешь, что умеешь ценить свое время и время других людей, становится понятно, что ты начинаешь больше успевать за то же время, что и раньше. Ты понемногу овладеваешь искусством тайм-менеджмента, главная задача которого — организация времени.

В заключении

Друзья, нужно всегда помнить, если начинается перегруз, можно остановиться и сделать глубокий вдох и выдох. Тоже отличное средство — помогает! Нам всегда хочется равновесия: и душевного, и физического, и материального… Наша жизнь напрямую зависит от качества нашего времени, которое мы уделяем работе, семье, друзьям, путешествиям.

Когда мы знаем, ради чего мы работаем над собственной личной эффективностью, а это безусловно мы сами и самые дорогие люди в нашей жизни, без всякого сомнения, качество нашей жизни будет улучшаться. А это именно то, ради чего стоить жить, творить и достигать баланса между здоровьем, богатством и счастьем.

Другие, не менее интересные статьи вы сможете найти здесь>>>. Буду признательна, если поделитесь простыми способами со своими друзьями.

На десерт — оригинальный и увлекательный способ организации своих дел. Даже если вы не знаете английский — вам будет все понятно. Смотрите!

“Успевайте больше за меньшее время вместе с 

Источник: https://kopilkasovetov.com/lichnaya-effektivnost/organizatsiya-vremeni-prostyie-sposobyi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.