+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Выдача денежных средств под отчет директору

Содержание

Приказ о выдачи и выдача денежных средств в подотчет

Выдача денежных средств под отчет директору

Производственный процесс требует различных затрат, например, приобретение канцелярских товаров, хозяйственных материалов, техники, мебели, запчастей к автомобилю, командировочные расходы и т.д. Выдача денежных средств в подотчет ответственному лицу осуществляется, строго соблюдая установленные правила ведения бухучета на предприятии.

Порядок предоставления наличных из кассы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок предоставления наличных в подотчет ответственному лицу, является Указание ЦБ РФ №3210-У. Согласно правилам законодательного документа выдача денежных средств подотчет производится, соблюдая установленный порядок.

Таблица. Алгоритм выдачи наличных в подотчет:

Алгоритм действий бухгалтераУточнение
Проверка возможной задолженности по прошлым авансовым отчетамЕсли сотрудник, которому необходимо произвести выдачу наличных, имеет задолженность по прошлым авансовым отчетам, то есть не представил в бухгалтерию подтверждающие документы по всем потраченным суммам, осуществить выплату денег в этот раз ему запрещено.
Получение заявленияОтветственный трудящийся обязан написать заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец заявления составляется в произвольном формате, так как законодательно утвержденного образца документа нет.Обязательная информация, которая обязательно отражается в заявлении:·        цель получения финансовых средств;·        сумма наличных средств;·        планируемый срок использования денежных средств.Полученное от работника заявление на выдачу денежных средств подотчет заверяется подписью директора компании.
Приказ руководителя о разрешении выдачи кассовых сбереженийСогласно полученному заявлению от подотчетного лица, где указывается цель будущих затрат и необходимая сумма, руководитель принимает решение о выдаче финансирования из кассы. При положительном решении издается внутренний приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец приказа представлен вниманию наших читателей. Приказ может быть оформлен без заявления, в том случае, если директор самостоятельно дает распоряжение на осуществление каких-либо служебных обязанностей, предполагающих производственные затраты.
Оформление расходного ордераЗаполнение кассового ордера на расход лежит в обязанностях бухгалтера-кассира или главного бухгалтера. Если в компании отсутствуют работники бухгалтерской службы, ордер оформляется руководителем компании. Документ формируется с целью учета остатка кассовых сбережений.
Выдача наличных денежных средств в подотчетВыдача финансирования подотчетного лица осуществляется на основании кассового ордера на расход. В книге ведения учета кассовых ордеров делается запись о выдаче сбережений из кассы.

Получив наличные средства из кассы, работник может их потратить строго в определенных целях, указанных в заявлении и/или Приказе руководителя.

Нецелевое направление денежных средств может стать поводом для увольнения. Сроки выдачи денежных средств подотчет зависят от сроков указанных в письменном заявлении сотрудника.

Например, финансирование из кассы должно пройти в день перед отъездом штатного сотрудника в командировку.

Приказ руководителя

Как регламентируют нормы Указания ЦБ РФ, денежные средства из кассы на производственные нужды могут быть даны на основании кассового ордера на расход, оформленного после получения одного из двух документов. Это:

  • заявка на выдачу денежных средств подотчет, образец заполняется в произвольном формате, но должен отображать необходимую информацию о назначении средств и сроках использования;
  • приказ руководителя о выдаче наличных из кассы.

Работник вправе использовать денежные средства только строго в направлениях, указанных в документах. Контроль затрат возлагается на ответственного бухгалтера или руководителя компании. С целью ограничить риски нецелевого использования финансов компании руководитель вправе издать приказ о выдачи денежных средств подотчет только конкретным работникам.

Выдача денежных средств в подотчет лицам, не являющимся сотрудниками компании

В Указаниях ЦБ РФ четко говорится о том, что денежные средства из кассы в подотчет выдаются работникам организации. О том, что деньги могут быть выданы лицу, не трудоустроенному на данном предприятии речи в законодательном акте нет.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Если обратиться к Приказу №94н, утвердившему Инструкцию применения плана счетов, используемого для ведения финансово-хозяйственных операций в организациях, то также можно увидеть, что порядок выдачи денежных средств в подотчет не предусматривает возможность пользования деньгами компании иными лицами. Но стоит отметить, что ни один нормативный акт не дает прямого запрета на использования денег из кассы компании лицами, не являющимися штатными сотрудниками. Эта же Инструкция предусматривает оформление бухгалтерских проводок по операции выдачи денег внештатным работникам по счету 76.

Согласно Письму Минфина РФ №02-06-10/2476, руководитель предприятия вправе самостоятельно решать вопрос о том, будет ли производится выдача денежных средств в подотчет 2017 год лицам, не принятым в штат. При принятии такого решения руководителю компании целесообразно внести это положение в Приказ об учетной политике на предприятии.

Выдача денежных средств директору

Следуя из положений пункта 5 и пункта 6.3 Указаний ЦБ РФ, выдача денег из кассы предприятия производится работникам компании, принятым по гражданско-правовому договору.

Должностных ограничений в документе нет, поэтому директор также вправе получить деньги на производственные нужды из кассы.

Только выдача денежных средств подотчет директору производится на основании его обезличенного заявления, то есть текст документа будет отражать не запрос, а утверждение.

Заявление на выдачу средств из кассы от лица директора будет начинаться, например, в таком содержании: «Заявляю о потребности в получении 5 000 рублей на производственные нужды…».

Кроме заявления директор обязан соблюдать все бухгалтерские требования по составлению иной документации, которую предусматривает положение о выдачи денежных средств подотчет.

Так, например, по прибытию из командировки руководитель обязан в трехдневный срок отчитаться перед ответственным бухгалтером посредством составления авансового отчета.

Выдача денег из кассы учредителю

В том случае, если учредитель (владелец) предприятия принимается в штат сотрудников, независимо от занимаемой должности, то он вправе получить подотчетные средства, как обычный работник компании, что четко оговорено в Указании ЦБ РФ.

Но, если учредитель имеет только статус собственника, то выдача денежных средств в подотчет учредителю запрещена. Полученные им деньги из кассы могут расцениваться, как займ. А это совершенно иная хозяйственная операция и проводится она с формированием другой документации.

Для того чтобы выдать учредителю денежные средства компании необходимо выполнить такие операции:

  • составить договор займа;
  • с банковского расчетного счета снять необходимую сумму и выдать учредителю.

Отметим, что заявка на выдачу денежных средств подотчет, образец которой пишет каждый штатный сотрудник при оформлении кассовых операций с наличными средствами, учредитель оформлять не обязан. Основанием для получения денег является договор займа.

Еще один момент, который следует учитывать, при выдаче денег учредителю – это отсутствие возможности выдачи наличных из кассы компании, так как займ не может быть оформлен подобным образом.

Бухгалтерские проводки

Так, выдача подотчет – статья движения денежных средств отражается следующим образом:

Дебет – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит – 50 «Расчеты по кассе»

Если в кассовых операциях будут задействованы внештатные сотрудники, то выдача средств из кассы отражается так:

Дебет – 76 «Расчеты с разными дебеторами и кредиторами»

Кредит – 50 «Расчеты по кассе»

Валютное законодательство РФ 2017

Авансовый отчет о производственных затратах

После того, как была оформлена заявка на выдачу денежных средств подотчет, начинается отчет срока использования подотчетных сумм. По истечении указанного в заявке периода ответственный обязан в трехдневный срок явиться в бухгалтерию и составить авансовый отчет о произведенных затратах.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Вместе с авансовым отчетом подотчетное лицо обязано представить подтверждающие расходные документы. Например:

  • товарные чеки;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • билеты на транспорт;
  • кассовые чеки оплаты проживания и т.д.

Бухгалтер-кассир, в чьи обязанности входит учет и оформление документации, обязан проверить целевое расходование подотчетных сумм и правильность составления документации. После утверждения авансового отчета проводятся соответствующие хозяйственные операции.

Иногда, отчитавшись по авансовому отчету, получаются расхождения в потраченных и выданных размерах сумм. Здесь необходимо учитывать положения о бухгалтерском учете.

Для возврата денежных сумм в кассу должно быть основание, выдача денежных средств подотчет производится с учетом плановых затрат, а по результатам авансового отчета определяется необходимость выдачи дополнительной суммы или возврата оставшейся.

Если работник использовал денег меньше, чем было выдано из кассы, он обязан вернуть оставшуюся сумму обратно. Оформляется такая операция приходным кассовым ордером.

Если работник отчитался по авансовому отчету о затратах, превышающих размер выданного аванса, то на основании расходного кассового ордера производится выдача денег в сумме перерасхода.

Несоблюдение правил, предусмотренных Указаниями ЦБ РФ, считается нарушением законодательства. За данное нарушение предусмотрено наказание в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

Источник: https://LawCount.ru/otchet/prikaz-o-vyidachi-i-vyidacha-denezhnyih-sredstv-v-podotchet/

Выдача подотчет директору по приказу

Выдача денежных средств под отчет директору

В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций. Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе).

Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату. Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны. Пред.

/ След.

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом.

Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Важно

Приказ на выдачу подотчетных сумм (образец 2018) Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ о выдаче подотчет в командировку (образец 2018) Приказ на выдачу подотчетных сумм директору Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя.

В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег.

В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

Онлайн журнал для бухгалтера

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью. Порядок выдачи средств под отчет

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе. Образец приказа о подотчетных лицах, 2018 Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Приказ о подотчетных лицах

Центрального Банка РФ:

  • покупка необходимых предметов;
  • оплата расходов, потраченных на командировки;
  • расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства.

Выдача денег под отчет директору

  • ВниманиеРиск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
  • Прочие риски.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм.

Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком.

Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Источник: http://kodeks-alania.ru/vydacha-podotchet-direktoru-po-prikazu/

Заявление о выдаче денег под отчет

Выдача денежных средств под отчет директору

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Нужно ли писать заявление?

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности.

Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании.

Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

https://www.youtube.com/watch?v=h6WkhuHRIXE

Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО). К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

  Заявление на материальную помощь

Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

  • Сумму;
  • Срок на который она берется;
  • Наличие или отсутствие задолженности;
  • Подпись руководителя.

Образец заявления для сотрудников

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.

Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет».

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

Образец заявления для директора

Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

  Уведомление о сокращении штата

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.


Наличными или на карту?

Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.

Скачать образец заявления выдачу денег под отчет

Скачать образец заявления для сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=dpS4Ea_m-5E

Скачать образец заявления для директора.

Источник: https://ip-on-line.ru/doc/zayavlenie-o-vydache-deneg-pod-otchet.html

Как выдать в подотчет деньги

Выдача денежных средств под отчет директору

Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор. Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением.

В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции.

Скачать отчет о целевом использовании средств по форме 6 Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

  • наличными в кассу;
  • на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Внимание

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

  • деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Важно

Нюансы процедуры Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Выдача в подотчет: правила. образец заявления на выдачу денег в подотчет

При этом нет никакого указания на должностные ограничения. Что касается директора (генерального директора), т.е.

Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег.

Вот и все! Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье! Как и кому можно выдать денежные средства под отчет Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

  • деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем.

Как производится выдача наличных денег под отчет

При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16–19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.

Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что свое заявление по форме, определенной указанием № 3210-У для получения денег под отчет, он сам же должен завизировать.

В связи с этим существует распространенное мнение о том, что заявления директора как такового для получения им денег под отчет не нужно, а его роль может выполнить распоряжение, отдаваемое руководителем финансовой службе, кассирам или бухгалтерии.

Как выдать деньги подотчет

В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2).

На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги.

Документ сдается бухгалтеру или руководителю.

Как выдать деньги в подотчет директору

Образец: ООО «(наименование)» Приказ № 1об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила: 1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

  • по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
  • по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера. Директор Ф.И.О. Спорные операции Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Как выдавать деньги в подотчет чтобы все было правильно

Если такую схему обнаружат инспекторы, они оштрафуют руководителя на сумму 5 000 руб., а компанию — на сумму до 50 тыс. руб. за нарушение кассовой дисциплины. Поэтому таких ситуаций лучше избегать. Памятка бухгалтерам

  1. Сотрудник должен написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет.
  2. Операция оформляется РКО.
  3. Остаток не использованных средств нужно вернуть в кассу.
  4. Нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Указанием Банка России оговорен лимит на выдачу средств в сумме 100 тыс. руб.
  6. Расход денег должен быть подтвержден чеком, квитанцией, ТТН, актом приемки, ТОРГ-12, билетами, платежными поручениями.
  7. Для подтверждения оплат товаров наличными деньгами кроме кассового чека нужен также товарный.
  8. Если средства не возвращены в срок, они должны быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Источник: http://prodhelp.ru/kak-vydat-v-podotchet-dengi/

Деньги под отчет: алгоритм действий — статья

Выдача денежных средств под отчет директору

Выдавать работнику деньги в под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено – он также получает деньги по заявлению. Иначе – штраф. В статье расскажем как действовать бухгалтеру.

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее ниже в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=5O6uf8z9fZU

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

  • предусмотреть такую возможность в учетной политике;
  • указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
  • получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег в подотчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

  1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
  2. Срок, на который нужны деньги.
  3. Подпись руководителя организации.
  4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег подотчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт – это зависит от внутреннего документооборота организации.

документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа, сроком на три рабочих дня». Срок может выражаться конкретной датой, например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами – вебинар поможет разобраться с выдачей денег в подотчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит 71 счета по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег подотчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары, сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года Генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег в подотчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • от 4 000 до 5 000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1449

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.