+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Выдача денежных средств под отчет

Содержание

Выдача денег под отчет сотрудникам организации: пошаговая инструкция

Выдача денежных средств под отчет

Всем здравствуйте.

Сколько раз мне задавали вопрос о том, как происходит выдача денег под отчёт сотрудникам организации не сосчитать. В основном, конечно, от начинающих бухгалтеров, которым ещё предстоит многому научиться. Думаю, данная статья поможет им раз и навсегда получить достойный ответ. И так, начнём.

Алгоритм выдачи

Вообще, она производится в таких случаях как:

  • Осуществление покупки товарно-материальных нужд;
  • Различные расходы на командировки;
  • Оплата расчётов от имени организации.

Так что если вы попали под одну из этих ситуаций смело берите казённые деньги и продолжайте работать дальше.

Основным регулятором в подобных случаях является указ Банка России 2014 года под номером 3210-У. Это ваша правовая база в вопросах о выделении средств под отчёт, поэтому внимательно ознакомьтесь с ним, прежде чем совершать какие-либо действия.

Ну а раз уж от этого не уйти я советую вам придерживаться следующего алгоритма действий:

Первый шаг

Убедитесь что у сотрудника, которому необходимо перевести деньги под отчёт, нет задолженности по старым переводам. Если таковая есть, то выдавать средства нельзя.

Второй шаг

На этом этапе подчинённый обязан написать заявление о просьбе выдать средства. Как такового, стандарта или образцов заявлений на 2016 или уже наступивший 2017 год нет, поэтому его можно написать в свободной форме, главное, что бы в нём были прописаны:

  • Количество финансов;
  • Дата получения.

Начальник со своей стороны должен одобрить выдачу и расписаться. Без заявления ни о какой передачи средств в руки речи быть не может, если, конечно, для этого организация не завела специальную кредитную карту, что бы действовать через банк.

Третий шаг

Как только у вас появится заявление фирме необходимо оформить расходный кассовый ордер по форме КО-2 утверждённый ещё в далёком 1998 году Госкомстатом Российской Федерации.

Его оформление может заняться либо главный бухгалтер, либо обычный, да даже кассир, если в договоре по найму в его обязанности входит ведение бухгалтерского учёта.

Так же этим может заняться непосредственно начальник, если в организации совсем нет бухгалтеров и прочих ответственных за это дело людей. Затем ордер подписывается сотрудником, который его оформил.

Четвёртый шаг

После проверки ордера кассиром работник, получающий деньги обязан предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность и наконец, получить наличные. Ордер же в свою очередь заверяются работником кассы и сотрудником, получившим деньги.

Пятый шаг

После выполнения этих пунктов, как правило, производится запись в кассовую книгу. Важно, что при этом проверяются на одинаковость данных в кассовой книге и других документах, затем документ подписывается. Вот и всё.

Авансовый отчёт

После получения средств сотрудник обязан произвести отчёт через авансовый расчёт. Его необходимо предоставить в течение трёх дней после:

  • Окончания срока выдачи;
  • Возврата из командировки;
  • Возврата на рабочее место (например, если этот срок выпал на момент болезни или иную ситуацию).

Само собой к отсчёту должны быть подготовлены документы подтверждающие затраты такие как товарные и кассовые чеки. Он предоставляется бухгалтеру организации, а при его отсутствии руководителю.

После этого лицо, получившее его, то есть руководитель, проверяет целесообразность трат, подсчитывает расходы и правильность оформления документа и утверждает его. А вот время, в течение которого все эти действия должны быть выполнены, регламентируется только руководителем организации. После этого производится списание выделенных средств.

Правда бывают случаи, когда было использовано неверное количество денег. Сейчас мы разберёмся и в этой ситуации.

Затрат оказалось меньше

В этом случае, дабы принять оставшуюся сумму главбух оформляет и ставит подпись на приходном кассовом ордере, где отразится и возвращённая сумма.

Затрат больше

Утвердив отчёт руководителем, сотруднику необходимо выдать перерасход согласно расходному ордеру. Его реквизиты можно найти в авансовом расчёте.

Деньги не вернулись

В такой совсем уж критической ситуации, когда авансовый расчёт не утверждён, или остаток не был возвращён сотрудником, поступают обычно следующим образом:

  • Во-первых, идёт списание денег с зарплаты работника. Тут важно получить его согласие на это в противном случае придётся добиваться средств через суд.
  • Спустя месяц после срока возврата финансов руководитель должен издать указ о взыскании суммы, с заработной платы указав при этом сроки. Это важно, иначе без них всё кончится тем же судом.
  • И, наконец, довести сотрудника до сведения.

И последнее о чём я бы хотел сказать. Общая сумма взыскания не должна превышать 20% от зарплаты. Либо удержание придётся выполнить в несколько подходов.

Заключение

Таким образом, мы разобрались в общих принципах выдачи денег, узнали и проанализировали каждый шаг выполнения алгоритма, а так же зацепили несколько необычных ситуаций. Надеюсь, статья оказалась для вас полезной и довольно информативной, так что в будущем у вас не возникнет каких-либо вопросов по этому поводу.

Всего доброго и до встречи.

Источник: http://regionfinans.ru/biznes/vydacha-deneg-pod-otchet.html

Выдача в подотчет

Выдача денежных средств под отчет

Приложение № 9

к типовой учетной политике

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет

1. Общие положения

1. Настоящий порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (далее — порядок) разработан на основе действующего законодательства в целях упорядочения выдачи наличных денег сотрудникам из кассы организации и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.

2. Выдача наличных денежных средств

2.1.Выдача наличных денежных средств может производиться под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из кассы.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет производиться в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств по решению руководителя при условии представления подотчетным лицом полного отчета по ранее полученным авансам.

2.2. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Не допускается выдача подотчетных сумм лицам, не состоящим в штате учреждения.

2.3. Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:

— аванс на хозяйственно-операционные расходы;

— аванс на оплату командировочных расходов;

— в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственно-операционные расходы производится только в случаях крайней необходимости, когда невозможна оплата безналичным путем или в случаях, когда задержка оплаты может повлиять на непрерывность хозяйственной деятельности, а также в случаях необходимости произведения расчетов при нахождении вне места нахождения организации (командировки, стажировки, учебные практики, поездки на мероприятия и т.д.).
В порядке возмещения произведенных из личных средств сотрудника расходов выдача наличных средств производится только в случае, если не было возможности выдать денежные средства на указанные расходы — при ликвидации и предотвращении аварийных ситуаций, при срочных незапланированных заранее командировках, в других экстренных ситуациях в случае признания данных расходов целесообразными.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Денежные   средства  на  хозяйственные нужды выдаются под отчет на срок не более 3 календарных дней со дня выдачи.
2.4. Выдача  денежных  средств   под   отчет   на   хозяйственно-операционные  расходы,  а также на командировочные  расходы   производится   с   письменного  разрешения руководителя или лица, на это уполномоченного.

2.5. Выдача аванса подотчет уполномоченному лицу на выплату денежного довольствия, заработной платы и прочих выплат производится в случае отсутствия возможности их обеспечения безналичным порядком.

Особенности выдачи наличных и безналичных денежных средств в подотчет

Основанием для выплаты сотрудникам перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Перерасход по авансовому отчету производится по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) на основании надлежащим образом оформленных документов и отчетов.
2.7.

Выдача денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заявкой на кассовый расход на лицевой счет в банке, открытый сотруднику для перечисления заработной платы, на основании письменного заявления сотрудника.

3. Требования к первичным документам при покупках за наличный расчет

3.1. Предельный расчет наличными деньги по одному платежу не может превышать 100 000,00 рублей.

3.2. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных, являются кассовый чек и товарный чек (или накладная).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

— наименование организации;

— ИНН организации – налогоплательщика;

— заводской номер контрольно–кассовой машины (ККМ);

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказание услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

На обороте кассового чека печать или штамп обязателен!

На выдаваемом чеке могут содержаться другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения.

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении, Названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются;

— должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

— штамп (печать) продавца;

— наименование товара, количество, характеристика (цвет, размер, длина, масса нетто и т.д.).

3.3. При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных являются кассовый чек, квитанция к приходному ордеру, накладная (или акт выполненных работ, оказанных услуг), счет – фактура.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации – продавца (исполнителя);
Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должны содержать следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются);

— должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

— штамп (печать) продавца (исполнителя).

Счет-фактура должен отвечать требованиям статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (п. 5 и 6) и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г.

№ 914 « Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг закупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы подчеркиваются).

3.4. При возмещении расходов по приобретению авиа билетов обязательно приложить посадочный талон. При утере посадочного талона расходы не возмещаются.

3.5. Иные документы при покупках за наличный расчет в организациях (договоры купли-продажи и другие) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

3.6. Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признанными оправдательными. Суммы, израсходованные подотчетным лицом без учета требований настоящего Порядка, должны быть возмещены и внесены им в кассу учреждения.

3.7. авансовый отчет без бланков строгой отчетности и кассового чека не принимаются.

4. Оформление авансовых отчетов.

4.1. Подотчетные лица отчитываются за расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, по авансовому отчету (форма по ОКУД 0504049) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, в следующие сроки:

— о   расходах   по   служебным   командировкам – не   позднее  трех рабочих дней со дня возвращения из командировки; — о расходах на  выплату  денежного  довольствия, заработной платы и прочих выплат личному составу – не позднее трех рабочих дней со дня выдачи аванса; — о  других расходах – не позднее  трех  рабочих   дней  по   истечении  срока,  на  который  были выданы подотчетные суммы.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Приложенные   к   авансовому   отчету  документы  нумеруются  подотчетным  лицом  в  порядке их записи в отчете.

Нумерация авансовых отчетов производится сотрудником бухгалтерии.

Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований раздела 3 настоящего Порядка.

4.3. Сотрудник бухгалтерии проверяет авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) со всеми приложенными к нему документами, устанавливая: законность произведенных расходов; соответствие целевому назначению выданных под отчет средств; правильность оформления документов, обосновывающих произведенные расходы; наличие отметок об оприходовании материальных ценностей; правильность подсчета итогов.

После проверки представленных авансовых отчетов они визируются уполномоченным должностным лицом и передаются на утверждение руководителю.

4.4. В случае непредставления авансового отчета (форма по ОКУД 0504049) в установленные сроки невозвращенная подотчетная сумма подлежит удержанию в установленном порядке.

5. Требования предъявляемые к документам подтверждающим расходы по оплате гостиниц

5.1. Расходы по оплате услуг гостиницы могут подтверждаться либо кассовым чеком с приложением счета с расшифровкой оказанных услуг, либо бланком строгой отчетности (БСО). 5.2.

Счет  с  приложением  кассового  чека  должен  содержать следующие обязательные требования: — фирменное наименование (наименование) организации; — место нахождения (юридический адрес и почтовый) — сведения о государственной регистрации ИНН и ОГРН.

— номер контактного телефона; — должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции  и  правильность  ее оформления, его личная подпись, — печать организации (индивидуального предпринимателя); 5.

3 Бланк   строгой   отчетности,   предъявляемый   за   произведенные   расходы   за   проживание   в гостинице, должен содержать следующие реквизиты: — наименование документа, шестизначный номер и серия; — наименование   и   организационно-правовая форма   —   для  организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя); — место нахождения   постоянно   действующего   исполнительного  органа  юридического лица (в случае отсутствия   постоянно   действующего   исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности); — идентификационный    номер     налогоплательщика,    присвоенный    организации   (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ; — вид услуги; — стоимость услуги в денежном выражении;

— размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и(или) с использованием платежной карты;

— дата осуществления расчета и составления документа; — должность, фамилия, имя и  отчество  лица, ответственного  за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя); — иные   реквизиты,   которые   характеризуют   специфику   оказываемой   услуги   и   которыми   вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель). Если выдаваемый гостиницей  документ  не  содержит  всех вышеперечисленных реквизитов, он  не   может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности. В    этом   случае   для документального подтверждения произведенных расходов необходим чек контрольно-кассовой техники.

5.4. Бланк   строгой   отчетности   выдаваемый   гостиницей  за проживание должен быть изготовлен типографским способом.

— Документы

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС.

Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Источник: https://ivanklimov.ru/vydacha-v-podotchet/

Выдача подотчётных сумм работникам: образец приказа, заявления, письмо об уведомлении о возврате, сроки сдачи отчёта, НДФЛ и прочее

Выдача денежных средств под отчет

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил.

Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации.

Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами.

Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу.

Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом.

Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства.

В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст.

15.1.КоАП РФ).

Образец заявления, который может быть принят в организации в качестве заявления сотрудника

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Типовой приказ о выдаче сумм работникам под отчёт содержит все необходимые сведения для идентификации сотрудника и сумме положенного ему аванса

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. ЕфремоваЖурнал « книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление.

Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке.

В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор.

Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками.

Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе.

В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках).

Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Как написать и оформить отчёт о командировке: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou.html

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц.

Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно.

Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Бланк авансового отчёта — форма №АО-1

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Подробнее об оформлении авансового отчёта можно почитать тут: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/avansovyiy-otchet-po-komandiroe-2016.html

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/vyidacha-podotchetnyih-summ-rabotnikam.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.