+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранение путевых листов на предприятии

Содержание

Срок хранения путевых листов

Хранение путевых листов на предприятии

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию.

В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..

и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство.

Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах».

Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП.

Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации.

Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г.

N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации” в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г.

N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194.

В связи с этим отменен ранее действовавший “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости.

Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот.

При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Начнем с конца. 

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет.

Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации.

Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет.

При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Учебная документация.

Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе.

Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией.

Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения”?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности – постоянно.

Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно.

Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду.  Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков – 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности – повышение квалификации, в нем приведен.

Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н.

«аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации. 

Постоянному хранению подлежат:

— Примерные образовательные программы;

— Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

— Договоры о повышении квалификации работников;

— Ведомости учета часов работы преподавателей;

— Списки лиц, окончивших учебные заведения;

— Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

— Графики работы учебных заведений;

— Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

— Курсовые и контрольные работы слушателей;

— Журналы учета занятий;

— Книги, журналы учета посещения занятий;

— Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы.

Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г.

№ 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом.

Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к  еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности».

Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-putevyh-listov/

Кто оформляет путевые листы на предприятии водителям

Хранение путевых листов на предприятии

В противном случае, налоговики могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными и отказать в вычете по налогу на прибыль. Исправления в путевых листах Аналогичны исправлениям в других первичных документах:

  • Внести исправление
  • Исправление должен подтвердить ответственный сотрудник своей подписью и расшифровкой
  • Указать дату исправления.

Сколько хранить путевые листы? Оформленные Путевые листы должны храниться в течение пяти лет с даты оформления (п. 18 Порядка, утв. приказом № 152). ‍ ‍ Вам может быть интересно: Изменение тарифа в систему «Платон» с 15 апреля 2021 года Бессрочный налоговый вычет по транспортному налогу Сезонное закрытие дорог Изменения в законодательстве 2021.

Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю.

Важно

После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.

Путевой лист, кто должен выписывать?

Для однодневных это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

  • В обязательном порядке указывается полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
  • Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
  • Название и марка автомобиля. ВниманиеВ том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
  • Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
  • В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер.

Его также указывают в путевом листе.

Налоговые органы, проводя контрольно-надзорные мероприятия, очень часто устанавливают неправомерное отнесение организацией к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, затрат на приобретение топлива. При этом налоговики ссылаются то на использование неунифицированной формы путевого листа, то на отсутствие тех или иных обязательных реквизитов.

Правила использования путевых листов в 2021 году

Действительно, разрабатывающие форму путевого листа организации стараются минимизировать количество информации в нем и иногда, например, не предусматривают место для вписываемого водителем маршрута движения.

Однако, если в путевом листе отсутствует информация о конкретном месте следования, невозможно установить факт использования автомобиля водителем в служебных целях.


Следовательно, такие путевые листы не могут являться подтверждением затрат на приобретение ГСМ и основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13). А. И.

Выдача путевых листов

Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

  • Чтобы указать ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер рассчитывает километраж. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия он пишет и дату.
  • По возвращении транспортного средства оно проверяется диспетчером-нарядчиком. Если имеются замечания, он вносит их в путевой лист. Бланк содержит записи об опоздании или повреждении авто.
  • Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».
  • Расход топлива Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке.

Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11 ПУТЕВОЙ ЛИСТ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ Практически ни одна компания не обходится без автомобилей: где-то их используют для нужд организации (например, чтобы обеспечить сообщение между офисами или доставку сотрудников в те или иные инстанции), а где-то — в качестве инструмента для получения дохода (например, осуществление пассажирских или грузовых перевозок). Но в любом случае без путевого листа не обходится ни один служебный автомобиль. На основании Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта) именно этот документ служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Сегодня расскажем о нюансах оформления путевого листа. Зачем нужен путевой лист? На основании ст.

Создать свой путевой лист вы можете перейдя по ссылке ! «Рыба» в формате *.doc ниже! Что такое путевой лист Путевой лист, являясь основным первичным документом, предназначен для учета и контроля работы водителя, а также маршрута и пробега автомобиля. Путевой лист (ПЛ) подтверждает факт эксплуатации транспортного средства в производственных целях и, следовательно, расходования ГСМ.

На основании ПЛ списывается топливо. Нужно знать: В соответствии с пояснениями Минфина в письме от 30.11.12 № 03−03−07/51, организация не я вляющаяся перевозчиком вправе оформлять путевые листы на сроки от 1 до 30 дней (месяц). Выписывать путевые листы ежедневно обязаны только профессиональные перевозчики.

Пренебрегать новыми требованиями не стоит, поскольку контролирующие органы могут оштрафовать должностное лицо компании на 5 тыс. рублей и компанию на 30 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Сведения должен заполнять и заверить своей подписью контролёр, аттестованный в транспортной инспекции (п.

14.3 приказа

Минтранса от 28.09.2015 № 287), с указанием фамилии и инициалов. Это может быть водитель или механик. В случае, если в штате нет такого сотрудника, проставьте отметку в сервисном центре за плату.

Если с машиной все в порядке, контролер напишет: «Предрейсовый контроль технического состояния прошел», свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

  • Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
  • Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
  • При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
  • Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
  • Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
  • Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
  • Механик также прикладывает руку к заполнению путевого листа. Он записывает свои данные и подписывает документ.

В случае повременной оплаты труда указывается количество часов работы, а если водитель работает по сдельной системе, то зарплата исчисляется за пройденный путь и сумма вписывается в пункт «За километраж».

В автотранспортном предприятии в оформлении путевого листа кроме диспетчера участвуют диспетчер-нарядчик и механик, который под показаниям одометра указывает в документе километраж на момент выезда и по возвращении автомобиля в гараж.

Путевой лист в обязательном порядке должен быть закреплен штампом и печатью организации, а расчет заработной платы – подписью бухгалтера. Если нет путевого листа Отсутствие у водителя путевого листа является прямым нарушением ПДД РФ (п.2.1.

1 №1090 Постановление Правительства РФ от 23 ноября 1993г) и наказывается административным штрафом. Путевой лист должен сопровождать водителя в течение всей поездки и предъявляться по требованию инспекторов ГИБДД (п.
Это один из важнейших первичных документов, который включает такие данные:

  • Номер путевки, а также ее дата, продолжительность.
  • Механик записывает информацию о транспортном средстве (техническое состояние, расход топлива).
  • Диспетчер указывает конкретное задание, которое должен выполнить водитель. Тот же, в свою очередь, ставит подписи в нескольких местах, соглашаясь с данными.

Если один автобус используется несколькими водителями, и они работают посменно, то составляют нужное количество путевок (обычно два).

Путевой лист автобуса для перового водителя будет включать данные, зафиксированные на выезде, а в документ второго работника вносят информацию при заезде транспортного средства. Следует знать! Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kto-oformlyaet-putevye-listy-na-predpriyatii-voditelyam/

КаргоЧат – Путевые листы. Новые правила оформления

Хранение путевых листов на предприятии

С 26 февраля 2021 года Минтранс обновил перечень обязательных реквизитов Путевого листа (приказ от 18 января 2021 г. № 17):

  • В путевом листе требуется указывать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
  • Теперь в заголовке путевого листа не нужно проставлять печать или штамп владельца транспортного средства, в связи с отменой обязанности иметь печать организации.

Правильно оформленный Путевой лист необходим, чтобы:

  • начислять водителям заработную плату и доплаты за разъездной характер работы;
  • списывать расходы на ГСМ и приобретаемые запасные части для собственных или арендованных машин;
  • списывать расходы на ГСМ и стоянки при командировках сотрудников;
  • подтвердить реальность сделки по перевозке грузов;
  • списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник использует свою машину в служебных целях.

Все недоработки в документахс 26 февраля нужно исправить, поскольку из-за них у компании могут возникнутьпроблемы с подтверждением расходов на ГСМ, запчасти и компенсацию заиспользование личного транспорта.

Пренебрегать новыми требованиями не стоит, поскольку контролирующие органы могут оштрафовать должностное лицо компании на 5 тыс. рублей и компанию на 30 тыс. рублей (ч. 3 ст.12.31.1 КоАП РФ).

Сведения должен заполнять и заверить своей подписью контролёр, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287), с указанием фамилии и инициалов. Это может быть водитель или механик. В случае, если в штате нет такого сотрудника, проставьте отметку в сервисном центре за плату.

Если с машиной все в порядке, контролер напишет: «Предрейсовый контроль технического состояния прошел», свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

Отметка предрейсового контроля транспортного средства в путевом листе

Бланк Путевого листа

Компании могут использовать унифицированную форму или оформлять документ в свободной форме, но при этом его форму нужно утвердить в приложении к учетной политике. Поэтому, издайте приказ, которым внесёте изменения в учетную политику о новой форме путевого листа.

Единственный нюанс в том, что должны присутствовать обязательные реквизиты (раздел II Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа с 26 февраля должны содержать:

1. Наименование документа

2. Номер путевого листа

3. Срок действия (дата начала и окончания, если Путевой лист оформлен более, чем на один день)

4. Сведения о собственнике транспортного средства

5. Тип, модель и государственный регистрационный знак машины и автомобильного прицепа (полуприцепа)

6. Сведения о водителе:

  • Ф.И.О. водителя
  • Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя
  • Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж    

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дата и время

10. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины – дата и время

11. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Какие сведения о собственнике машины нужно указывать в путевом листе?

Название компании или арендодателя, адрес местонахождения и телефон.

Согласно Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ, компания может отказаться от печати. Но если печать есть, с 26 февраля её можно не ставить в путевых листах.

На какой период составлять Путевой лист?

Период путевого листа компания выбирает самостоятельно. Максимальный срок — один месяц (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Как оформить путевые листы, если на одном автомобиле посменно ездят разные водители?   

Путевые листы можно оформить на автомобиль на один месяц, но для каждого водителя должен быть заведен свой путевой лист сроком один месяц.

Данные на выезд указывайте в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. А данные по возвращению – в путевом листе водителя, который возвращается на стоянку.

Маршрут движения машины     

Несмотря на то, что в перечне обязательных реквизитов Путевого листа нет маршрута движения машины – все-таки указывать в путевом листе подробный маршрут необходимо. В противном случае, налоговики могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными и отказать в вычете по налогу на прибыль.

Исправления в путевых листах  

Аналогичны исправлениям в других первичных документах:

  • Внести исправление
  • Исправление должен подтвердить ответственный сотрудник своей подписью и расшифровкой
  • Указать дату исправления.

Сколько хранить путевые листы?         

Оформленные Путевые листы должны храниться в течение пяти лет с даты оформления (п. 18 Порядка, утв. приказом № 152).

Вам может быть интересно:

Изменение тарифа в систему «Платон» с 15 апреля 2021 года

Бессрочный налоговый вычет по транспортному налогу

Сезонное закрытие дорог

Изменения в законодательстве 2021. Семь подсказок для перевозчиков

Источник: https://www.cargo.chat/blog/putevye-listy-novye-pravila-oformleniya

Срок хранения путевых листов на предприятии

Хранение путевых листов на предприятии

Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • какие существуют нюансы хранения путевых листов;
  • какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
  • нужно ли хранить испорченные путевые листы;
  • какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.

Нюансы хранения путевых листов

Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа.

Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Сроки хранения путевых листов

В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.

Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса.

Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка.

Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

Нужно ли хранить испорченные путевые листы?

Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей.

Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути

Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?

В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

  • путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
  • путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
  • путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
  • путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
  • путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?

В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме.

Но порядки хранения и учета таких документов ничем не будут отличаться от правил, касающихся прочих видов документации.

Путевые документы должны содержать полное название организации, инициалы ответственного лица-водителя, поле для проставления даты и подписи сотрудника.

Существуют так же унифицированные виды путевых листков, которыми, чаще всего, пользуются транспортные организации, имеющие в своем распоряжении большой автомобильный парк.

Обязан ли работодатель формировать и хранить вторые экземпляры или копии расчетных листков в организации

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383592-qqq-16-m10-srok-hraneniya-putevyh-listov

Штраф за отсутствие путевого листа | Юридические Советы

Последнее обновление Август 2021

Путевой лист для множества автомобилей входит в число документов, подтверждающих легальность использования машины. Он выписывается не только если транспорт в собственности у организации, а также у предпринимателя (ИП).

Есть ситуации, когда путевка понадобиться на частные машины, например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку. Так как за отсутствие путевого листа в 2021 году предусмотрена административная ответственность, то лучше знать случаи, когда нужно обзавестись этим документом.

Какое наказание

Административное законодательство предусматривает штраф за отсутствие путевого листа (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ).

Сумма штрафа 500 руб. независимо кто виновник или простой гражданин, или ИП, или организация. Также не имеет значения на какую машину нет документа. Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля такой же, как в случае с автобусом или легковым автомобилем.

Других мер воздействия не предусмотрено. То есть сотрудник ГИБДД не вправе ни отстранить от управления, ни арестовать транспорт, ни прочие меры.

Дополнительная ответственность

В тоже время отсутствие путевого листа является поводом для составления документов о наличии еще нескольких нарушений.

  • Непрохождение медицинского осмотра перед выездом. Предрейсовый осмотр должен организовывать собственник (арендатор) транспорта. Чаще всего это работодатели водителя. Непроведение медосмотра вообще как такового наказывается штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
  • Нарушение оформления результатов предрейсового медосмотра. Результаты медосмотра вносятся в путевой лист. При отсутствии медосмотра в путевом листе, как и при отсутствии самого документа (даже если осмотр фактически был) на организацию (ИП) возлагается штраф – 30 000 руб. А если осмотр должно организовать обычное физическое лицо, то сумма наказания – 3 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
  • Отсутствие контроля техсостояния транспорта. Коммерческие автомобили, перевозящие людей и груз, в обязательном порядке перед выпуском на смену подлежат техосмотру. Об успешном прохождении делается отметка в путевом листе. Если её нет, то осмотр не оформлен как следует. За что предусмотрен штраф юридическому лицу в сумме 30 000 руб., это для организаций и предпринимателей. Для граждан – 3000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Таким образом, отсутствие путевого листа может привести к крупному суммарному штрафу.

Например, коммерческий грузовик доставлял продукты питания для гипермаркета. Проверяя документы у водителя, сотрудник ГИБДД выявил, что отсутствует путевой лист.

Транспортная организация обеспечила прохождение медосмотра и техсостояния, но не составила путевой лист и не выдала его водителю, а водитель выехал в рейс без документа. Штраф на организацию будет 60 000 руб. за неоформление осмотров (30 тыс. за медосмотр и 30 тыс.

за техосмотр), а водителю 500 руб. за управление автомобилем без путевого листа.

Штрафы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей одинаковые. Однако организации в довесок налагаю санкции и на её должностных лиц (директор, начальник транспортного цеха и пр.). Эта сумма увеличивает сумму штрафов за отсутствие медосмотра и технического контроля по 5 тыс. руб.

Источник: http://f-52.ru/srok-hraneniya-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Ответственный за ведение путевых листов в организации

Хранение путевых листов на предприятии

Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт.

Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.

Кто ответственный за заполнение путевого листа?

На этой странице:

  • Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
  • Основная документация
  • Если обнаружена ошибка
  • Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.

Важно Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Путевые листы в организации

Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.

https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo

Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.

Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

Ответственный за путевые листы

Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ.

Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута. С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период.

В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности. Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист — это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее.

Приказ о назначение ответственных лиц на оформление путевого листа

Индивидуальные бланки ПЛ Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов.

Порядка ведения путевых листов

Правовед.RU 1108 юристов сейчас на сайте

Добрый день! Дайте пожалуйста разъяснение кто отвечает за правильностью заполнения путевого листа, механик (диспетчер) или бухгалтер. Заранее благодарю. путевые листы Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

  • Порядок заполнения путевых листов, если бензин закупается по смарт-картам
  • Правило заполнения путевых листов ИП

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 6 Ответы юристов (5)

  • Все услуги юристов в Москве Помощь при переводе на неполную ставку Москва от 15000 руб.
    Отмена приказа о дисциплинарном взыскании Москва от 3000 руб.

Как осуществляется учет путевых листов

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС.

Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

  1. Номер.
  2. Наименование.
  3. Период действия бланка.
  4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
  • Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
  • дата в формате числа, месяца, года и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5.

Оформление путевых листов (прошина е.)

Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие.

Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия.

Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы. В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица.

Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Порядок и правила заполнения путевых листов

Внимание Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ.

Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист.

Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет.

Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения.

Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами. ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это.

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Источник: http://civilist-audit.ru/otvetstvennyj-za-vedenie-putevyh-listov-v-organizatsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.